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Certification Qualiopi : en route vers l’audit de surveillance

22 décembre 2021

À compter du 01 janvier 2022, Qualiopi devient la seule certification permettant de bénéficier de financements publics et mutualisés. Au 30 novembre 2021, 21 255 OPAC sont certifiés Qualiopi dont 12 % par ICPF. La prochaine étape pour ces derniers est de réaliser l’audit de surveillance pour démontrer la conformité au référentiel de leur organisation en place à l’audit initial.

En quoi consiste la surveillance ? Quelle démarche pour planifier l’audit de surveillance ?

 

1- La surveillance, en quoi consiste-t-elle ?

Une fois la certification Qualiopi obtenue démarre la surveillance. Elle consiste, du côté de l’organisme certifié, à appliquer l’organisation et le processus validés lors de l’audit initial. Du côté du certificateur, à vérifier la bonne application des exigences du référentiel, des engagements qualité et des règles d’usage de la marque Qualiopi par le biais de la veille et des remontées éventuelles d’écarts par des tiers (clients, stagiaires, financeurs…).

Le point d’orgue de la surveillance est l’audit de surveillance. Il doit se dérouler entre le 14ème et 22ème mois, et jusqu’au 28ème mois pour ceux qui ont obtenu un certificat Qualiopi valable 4 ans. Il porte sur une durée réduite par rapport à celle de l’audit initial et à distance sauf pour des cas spécifiques comme l’audit initial réalisé à distance où l’audit de surveillance sur site est obligatoire. L’auditeur va vérifier la conformité sur les actions conduites depuis le précédent audit. Une attention particulière sera portée sur :

  • – les non-conformités identifiées lors du précédent audit et les actions associées
  • – les changements de situation
  • – le bon usage des marques (Qualiopi, ICPF, Accréditation)

 

2- Comment planifier votre audit sur Noé ?

En tant que manager d’organisme certifié Qualiopi par ICPF, vous pouvez dès maintenant planifier votre audit. ICPF a développé des fonctionnalités vous permettant de planifier et assurer votre audit de manière simple. À date, plus de 60 audits sont en cours de planification.

À partir du 8ème mois après l’obtention de la certification de votre organisme, vous recevez une notification pour vous informer de planifier votre audit. Dès lors, rendez-vous dans votre espace sur Noé.

 

⇒ Planification à l’initiative du certifié

Une fois connecté à votre espace Noé, elle se déroule en 5 étapes :

5 étapes de planification de la surveillance

  • – Vous effectuez une demande pour planifier votre date d’audit, comme pour la demande d’audit initial mais avec moins de champs à compléter.
  • – Vous communiquez les informations nécessaires pour permettre à ICPF d’analyser les changements éventuels (NDA, catégories d’actions, CA, sites…).
  • – Vous pourrez indiquer le lieu où vous souhaitez que l’audit se déroule, sinon les sites seront rappelés, ainsi que la période souhaitée.
  • – ICPF effectue une revue de votre demande et vous transmet une proposition avec la date, les frais de déplacement ou ceux liés aux modifications éventuelles. Vous ne réglez aucun frais d’audit puisqu’il est financé par la redevance annuelle.
  • – Vous validez la proposition et la date. Votre audit est planifié !

Vous recevrez votre plan d’audit et vous vous préparez pour l’audit.

 

⇒ Planification à l’initiative de ICPF et futures évolutions

Une future évolution de Noé permettra :

  • – D’avoir des retours et des informations adaptées en fonction de vos sélections et des informations renseignées. Par exemple, s’il y a un changement au niveau du CA ou des catégories d’actions, vous aurez l’information vous rappelant les conditions générales et les frais qui seront appliqués.
  • – À ICPF de recueillir les informations nécessaires pour vous proposer directement une date d’audit à planifier sans que vous ne passiez par l’étape demande.

 

En conclusion, premièrement, la surveillance permet d’établir que votre organisme reste conforme au référentiel QUALIOPI et de maintenir votre certification jusqu’à son renouvellement. Deuxièmement, votre audit de surveillance se planifie aisément et simplement avec la plateforme Noé.

Notre équipe reste à votre service pour toutes informations complémentaires.

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