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FAQ

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Étape 0 : Mon organisme est-il concerné par Qualiopi ?

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La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?

Non. La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour les organismes de formations, les centres de bilans de compétences, les prestataires VAE et les Centres de Formation d’Apprentis. En revanche, elle est obligatoire pour les organismes qui veulent permettre à leurs stagiaires ou clients de faire financer l’action avec des fonds publics ou mutualisés. Ces fonds sont gérés principalement par les régions, les OPCO, le Pôle Emploi et la Caisse des Dépôts (CPF). De manière plus générale, ICPF considère qu’un organisme ne pourra pas développer et pérenniser son activité sans cette certification. En effet, la certification Qualiopi permet de faire identifier son organisme comme un organisme de formation de qualité.

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Qu’est-ce que le COFRAC ?

C’est l’organisme qui autorise ICPF à délivrer la certification Qualiopi, sous l’autorité de l’Etat. ICPF est accrédité par le COFRAC sous le numéro 5-0616 pour délivrer la certification Qualiopi. Vous pouvez le vérifier sur leur site : www.cofrac.fr.

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Pourquoi obtenir Qualiopi ?

Pour 7 raisons :

  1. 1- Qualiopi est l’expression des exigences du client.
  2. 2- Rassurer vos clients sur la capacité de votre organisme à réaliser des prestations de qualité.
  3. 3- Permettre à vos clients de demander le financement public de vos actions.
  4. 4- Positionner et différencier votre organisme, notamment sur les appels d’offres, pour trouver de nouveaux clients.
  5. 5- Placer votre organisme sous contrôle.
  6. 6- Intégrer un réseau de plus de 6000 professionnels du conseil et de la formation pour échanger et faire du business.
  7. 7- Dynamiser votre équipe et votre activité.
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Puis-je prétendre à Qualiopi en tant que nouvel organisme ?

Oui. Si votre organisme est en cours de création ou récent, et qu’il n’y a pas d’actions réalisées, vous pouvez demander la certification Qualiopi et bénéficier du statut de nouvel entrant. La conformité au référentiel devra être démontré par la mise en place d’un dispositif conforme. Il s’agit de démontrer que les actions qui vont être réalisées seront conforme au référentiel Qualiopi. Le numéro de déclaration d’activité devra être obtenu avant l’émission du certificat.

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Les sous-traitants ont-ils l’obligation de se certifier Qualiopi ?

Non. Seul le donneur d’ordre qui émet la convention de formation et obtient le financement doit être certifié. 

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Peut-on être certifié Qualiopi en tant qu’indépendant ?

Oui. La condition nécessaire est d’avoir un numéro de déclaration d’activité. Il n’y a pas de critères liés au chiffre d’affaires ou au nombre de collaborateurs.  La majorité des certifiés Qualiopi par ICPF sont des “indépendants”. A ICPF, ils sont qualifiés de consultants formateurs entrepreneurs.  

Étape 1 : Elaborer le projet Qualiopi

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Où puis-je trouver le référentiel et les exigences auxquelles je dois répondre ?

Les Décrets et arrêtés relatifs à la qualité des actions de formation ont été publiés le 8 juin 2019. Ils comprennent :

•  Le décret relatif à la qualité des actions de formation professionnelle

•  Le décret relatif au référentiel national

•  L’arrêté relatif aux modalités d’audit

•  L’arrêté relatif aux exigences d’accréditation des organismes de certification

Le Ministère du Travail a publié un Guide de Lecture du Référentiel National Qualité. Il précise les modalités d’audit associées au référentiel.

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Quels sont les délais pour obtenir la certification Qualiopi ?

Il y a 4 types de délais :  

  1. 1- Pour obtenir une proposition et un contrat signé chez ICPF : entre 15 et 120 minutes ouvrées.
  2. 2- Pour préparer l’audit : entre 1 semaine et 3 mois.
  3. 3- Pour traiter les non-conformités : 15 jours en moyenne avec un délai maximum de 6 mois pour l’organisme.
  4. 4- Pour obtenir le certificat Qualiopi après la notification de l’avis favorable de l’auditeur : 6 jours en moyenne. 
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Quelle est la durée de la certification Qualiopi ?

La certification est valable 3 ans. Elle est renouvelable. Les certificats émis avant le 31 décembre 2020 sont valables 4 ans. 

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Peut-on faire financer la certification Qualiopi avec son CPF ou par son OPCO ?

Non. L’audit de certification n’est pas une action de formation. L’organisme de certification ne peut avoir un numéro de déclaration d’activité. La prise en charge est donc impossible.

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Pourquoi la certification Qualiopi est-elle payante ?

Dans la réforme précédente, le référencement était gratuit pour l’organisme, mais pris en charge par les financeurs, c’est à dire avec des fonds publics ou mutualisés. Avec Qualiopi, le législateur a décidé de recourir à un système de certification accréditée où la certification est à la charge de l’organisme qui la demande. 

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Quelle est la légitimité de l’ICPF ?

ICPF intervient en tant que certificateur reconnu dans le champ de la formation et du conseil depuis 1995. Membre de l’association AFNOR, il est investi dans la normalisation et a contribué à l’élaboration de plusieurs normes AFNOR ou ISO. Il est le plus important certificateur CNEFOP des consultants formateurs entrepreneurs. Il est accrédité par le COFRAC pour délivrer Qualiopi. 

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Quel budget prévoir pour une certification Qualiopi ?

Dans la majorité des cas, le budget moyen de la certification Qualiopi est de 1200 euros HT. La majorité de nos clients prennent des options comme le pré-audit et l’élaboration. Ce qui porte le budget moyen à 1600 euros HT environ.

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Qualiopi sera-t-elle suffisante pour que les stagiaires puissent financer mes actions avec leur CPF ?

Le CPF permet de faire financer des formations certifiantes. La certification Qualiopi de l’organisme est une condition nécessaire, mais pas suffisante. Il est nécessaire de réaliser une démarche supplémentaire :   

  • 1- soit établir un partenariat avec un certificateur “professionnel” qui permettra à votre organisme d’utiliser son titre ou sa certification,  
  • 2- soit de créer et d’enregistrer vos propres certifications auprès de France Compétences. 
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Pourquoi choisir ICPF ?

Avec ICPF, vous bénéficiez de 4 points différenciants : 

  1. 1- Optez pour un certificateur accrédité qui agit exclusivement dans le secteur de la formation depuis 1995.
  2. 2- Accédez à un réseau d’auditeurs professionnels à moins de 90 minutes de votre site, sur l’ensemble du territoire national et DROM-COM.
  3. 3- Un service entièrement digitalisé : de la planification d’audit jusqu’à la certification, avec l’accès au service client depuis la plateforme Noé.
  4. 4- Intégrez un réseau de + de 6000 professionnels pour échanger et développer des opportunités d’affaire. 
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Ai-je réellement besoin de la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi n’est pas obligatoire mais elle est indispensable si vous souhaitez développer une activité de formation pérenne et reconnue.

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Comment obtenir la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi s’obtient auprès de l’ICPF à l’issue d’un audit initial où vous démontrez la conformité de votre organisation et de vos actions au référentiel Qualiopi.
Elle se conserve en respectant les exigences et en le démontrant notamment lors de l’audit de surveillance et de l’audit de renouvellement

Étape 2 : Effectuer la demande Qualiopi

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A partir de quand dois-je rentrer dans la démarche de certification Qualiopi ?

Idéalement, il est conseillé de le faire avant de commencer à proposer des actions.

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Comment obtenir un devis ou une proposition pour la certification Qualiopi ?

Obtenir une proposition, c’est obtenir des modalités adaptées, un budget et une date d’audit.  Munissez-vous de la copie PDF de votre dernier bilan pédagogique. Créez votre compte sur la plateforme Noé. Elaborez votre demande. Cela prend moins de 10 minutes. Vous pourrez consulter votre proposition en ligne dans un délai allant de 15 à 120 minutes ouvrées. La date d’audit proposée sera réservée pour votre organisme dans un délai allant de 24 à 72 heures. 

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Comment est déterminé le budget de la certification Qualiopi ?

Le tarif dépend de la durée de l’audit initial. 

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A quoi correspond la redevance annuelle ?

Le système de redevance permet à nos clients de maîtriser leur budget et les charges de la certification avec une facture annuelle et un montant uniforme. Dans la majorité des cas, pour un budget d’audit initial de 1200 euros HT, son montant sera de 498 euros HT par an. La redevance permet de financer la surveillance et le renouvellement. 

C’est à comparer avec les contrats où il y aura une facture pour l’audit de surveillance, 18 mois après la délivrance, et une facture pour le renouvellement, 36 mois après. Le système ICPF est en place depuis 1995 et l’immense majorité de nos clients se déclarent satisfaits. 

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Où pouvez-vous effectuer des audits sur site ?

Dans la majorité des cas, il y a un auditeur ICPF à moins de 90 minutes de votre site. ICPF dispose d’auditeurs dans l’hexagone, en Guadeloupe, en Martinique, en Guyane, à la Réunion et à Mayotte. ICPF peut s’organiser pour les autres territoires. 

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Puis-je effectuer la demande pour Qualiopi si je n’ai pas de BPF ?

Oui. Il est possible de soumettre une demande en présentant une attestation sur l’honneur d’indisponibilité du BPF (Bilan Pédagogique Financier) en lieu et place de celui-ci. 

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Quels sont les documents obligatoires pour obtenir une proposition ?

Au moment de la demande, vous devez nous communiquer une copie PDF de votre dernier BPF. Si Noé ne trouve pas votre organisme dans le fichier national des organismes de formation, il demandera d’attacher une copie PDF du récépissé du numéro de déclaration d’activité ou de la demande de numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS. Vous devrez alors transmettre le numéro de déclaration d’activité avant l’émission du certificat Qualiopi. 

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Pourquoi dois-je m’inscrire sur Noé ?

ICPF est le seul organisme de certification à mettre à la disposition de ses clients la plateforme Noé qui accueille toutes les démarches propres à la certification. Vous pouvez faire votre demande, consulter votre proposition, signer votre contrat, régler, préparer votre audit, consulter votre rapport, traiter vos non-conformités, télécharger le certificat et planifier la surveillance et le renouvellement. 

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Comment est déterminé la durée de l’audit initial ?

La durée de l’audit initial Qualiopi dépend de 4 paramètres : 

  1. 1- Le chiffre d’affaires, produit déclaré dans le bilan pédagogique et financier 
  2. 2- Les catégories d’actions visées : formation, apprentissage, VAE ou bilan de compétences 
  3. 3- Le nombre de sites 
  4. 4- La détention d’une certification CNEFOP 

Étape 3 : Le contrat

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Comment planifier l’audit Qualiopi ?

L’audit est planifié quand vous validez la proposition et signez le contrat en ligne. 

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A quoi sert le pré-audit ?

Le pré-audit est une solution confortable pour éviter le stress lors de l’audit initial et ne pas perdre de temps ou d’énergie. Il s’agit d’un échange avec un auditeur où vous allez présenter votre dispositif et les preuves en particulier. L’auditeur va vous signifier les écarts constatés et vous les faire comprendre. L’auditeur reste dans sa posture. Il ne peut pas vous dire ce qu’il faut faire, plus généralement, vous prodiguer des conseils sur comment mettre en conformité votre dispositif. Le pré-audit est fortement recommandé si vous n’avez jamais réalisé un audit de certification. Il se déroule à distance. Il peut s’effectuer sur site si la durée est supérieure à 4H00. Il donne lieu à l’émission d’un rapport avec les éventuelles non-conformités détectées.

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A quoi sert l’option élaboration ?

La plateforme Noé, exclusivité ICPF, vous permet d’élaborer votre dossier de certification et le mettre à la disposition de l’auditeur le jour de l’audit. Vous allez pouvoir enregistrer la démonstration de la conformité et les preuves indicateurs par indicateur. Cet enregistrement structuré vous permet d’être certain de traiter l’ensemble des indicateurs et de retrouver votre dossier lors des audits de surveillance et de renouvellement. Un investissement peu coûteux qui rapporte beaucoup sur la durée.

Étape 4 : La préparation

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Que signifie plus précisément la notion d’inscription du prestataire dans son environnement socioéconomique ?

Il s’agit du nouveau critère attendu (n° 6). L’organisme de formation doit démontrer sa capacité à faire de la veille et à nouer des partenariats avec différents acteurs de son territoire pour améliorer la qualité de sa prestation.

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Comment préparer l’audit Qualiopi ?

Préparer l’audit Qualiopi consiste à atteindre 3 objectifs :

  1. 1- Le premier, consiste à maîtriser le guide du référentiel national qualité, à établir un état des lieux et un plan d’action.  
  2. 2- Le deuxième consiste à établir un plan d’action détaillé par indicateur démontant à chaque fois la conformité et recensant les preuves. 
  3. 3- Le troisième consiste à maîtriser l’audit en tant que situation. 

Pour atteindre le premier et deuxième objectif, il est possible d’agir en autonomie avec le guide RNQ ou d’être accompagné par un consultant. 83% de nos clients déclarent préparer l’audit seul. Pour le troisième objectif ICPF, vous propose en option un pré-audit. Vous pouvez également réaliser un pré-audit avec un consultant. Pour le deuxième objectif, ICPF vous propose l’option ELABORATION qui vous permet d’élaborer méthodiquement la description du dispositif et de saisir les preuves. Vous n’oublierez rien.

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Qui peut m’aider à la préparation de Qualiopi ?

83 % de nos clients déclarent se préparer seul. ICPF ne peut pas vous aider à concevoir le dispositif. De nombreux consultants vous proposent leurs services. Pour vous aider à choisir, ICPF vous propose de choisir ce consultant dans une liste mise à votre disposition lorsque vous avez un compte Noé. ICPF recommande de choisir le consultant une fois la date d’audit planifiée. *

Étape 5 : L’audit

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Que se passe-t-il en cas de refus de certification ?

La certification Qualiopi n’est délivrée que lorsque les non-conformités majeures éventuelles sont levées par l’auditeur. L’organisme dispose d’un délai de 3 mois renouvelable une fois pour les traiter. Au bout de ce délai maximum de 6 mois, si des non-conformités majeures persistent, le refus définitif est prononcé. L’organisme peut alors représenter une demande après un délai de 3 mois. Il est à noter que le refus définitif est très rare. Dans la majorité des cas, il s’agit d’abandon volontaire de l’activité et par conséquent de la certification. 

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Comment se déroule un audit ?

L’audit se déroule conformément au plan d’audit. Vous devez démontrer la conformité de votre organisation dans le temps imparti. La durée d’audit doit être obligatoirement respecté.

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Combien de personnes peuvent assister à l’audit Qualiopi ?

Vous pouvez être plusieurs. Les salariés doivent justifier de leur qualité. Les prestataires doivent disposer d’un ordre de mission.

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Est-il possible de réaliser l’audit initial à distance ?

L’audit initial ne peut plus se dérouler à distance depuis le 30 juin 2022.

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Que se passe-t-il en cas de non-conformités ?

S’il y a plus de cinq non-conformités majeures, ICPF vous proposera un audit complémentaire payant pour pouvoir présenter leur traitement et délivrer la certification.

Étape 6 : La certification Qualiopi est délivrée

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Comment communiquer sur la certification Qualiopi ?

Seuls les certifiés Qualiopi, les organismes certificateurs et l’Etat sont autorisés à communiquer sur la marque Qualiopi. Pour communiquer de manière conforme, vous devez vous référer au guide d’utilisation, à la charte graphique de la marque Qualiopi et au plan de communication du certifié ICPF. Ces documents sont disponibles dans votre espace Noé dès lors que la certification est obtenue. En ce qui concerne Qualiopi, le principe essentiel consiste à veiller à ce que toutes les communications utilisant le logo Qualiopi mentionnent toujours les catégories d’actions concernées et mettent en valeur uniquement votre organisme. 

En obtenant la double certification, vous valorisez d’une part votre organisme et son processus et d’autre part la qualité du professionnel que vous êtes ou celle de vos intervenants. Vous vous différenciez ainsi sur le marché en apportant une valeur et garanties supplémentaires à votre offre auprès de vos clients.

Étape 7 : Business sous surveillance et renouvellement

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Quel est l’intérêt d’être certifié Qualiopi et PRO ?

En obtenant la double certification, vous valorisez d’une part votre organisme et son processus et d’autre part la qualité du professionnel que vous êtes ou celle de vos intervenants. Vous vous différenciez ainsi sur le marché en apportant une valeur et garanties supplémentaires à votre offre auprès de vos clients.

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Quel est le coût de l’audit de surveillance ?

Le coût de l’audit de surveillance est inclus dans la redevance annuelle. Il n’y aura donc à régler que les éventuels frais de déplacement.

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Comment se déroule l’audit de surveillance ?

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. ICPF vous contacte pour faire votre demande d’audit de surveillance mais vous pouvez en prendre l’initiative.

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que l’organisation validée par l’audit précédent est appliquée. Si ce n’est pas le cas, l’audit de surveillance donne lieu au constat de non-conformité(s). Notez bien toutefois que l’audit de surveillance ne consiste pas à auditer tous les indicateurs mais à vérifier que ce qui est en place pour respecter un indicateur est bien mis en œuvre.

Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

L’auditeur conduit l’analyse :

  • 1- des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  • 2- de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
  • 3- des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.

L’audit de surveillance peut se réaliser à distance sauf cas particulier.

La certification ICPF Pro

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Puis-je demander la certification ICPF si je fais appel à de la sous-traitance ?

Oui, si vous apportez la preuve que vous maîtrisez la qualité des actions de formation sous-traitées, en particulier, le domaine d’intervention. Vous devez demeurer un professionnel de la formation et du conseil réalisant des prestations par vous-même. Dans le cas d’une évolution de l’activité, l’ICPF vous proposera, quand cela devient nécessaire, d’obtenir une certification d’organisme auprès d’un confrère spécialisé.

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Pourquoi la certification PROest-elle payante ?

Comme tout organisme de certification indépendant, les ressources de l’ICPF ne proviennent que de ses certifiés. La certification, pour être menée sérieusement, fait appel à des ressources qualifiées. Elle demande également un système d’information sécurisé.

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Pour combien de temps la certification est-elle acquise ?

Le certificat délivré est valable pour une durée de trois ans renouvelables tant que les exigences du référentiel sont respectées.

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Que se passe-t-il en cas de refus de certification ?

Le refus de certification survient lorsque la satisfaction des exigences du référentiel n’est pas établie. Les motifs sont précisés au demandeur. Il a la possibilité de communiquer d’autres preuves ou d’ajuster sa demande en termes de niveau et/ou de fonction.

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Qu’est-ce que la certification PRO proposée par ICPF ?

La certification PRO s’adresse au professionnel de la formation et du conseil en tant que personne physique. Elle permet d’attester de son professionnalisme. 

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Quels sont les critères de l’audit de la certification PRO ?

Le demandeur élabore un dossier sur la base d’un modèle où il doit renseigner 8 critères : Identité, fonction, niveau, domaine d’intervention, démarche qualité, déontologie, preuves et résultats et publication. En savoir plus. 

ICPF, certificateur expert du secteur de la formation et du conseil depuis 1995

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Pourquoi choisir ICPF ?

• Bénéficier de l’expertise technique et numérique de ICPF.

• Communiquer le signe de reconnaissance de votre professionnalisme émanant d’un organisme indépendant, dit tierce partie, acteur historique en terme de certification qualité des professionnels de la formation.

• Bénéficier d’une offre adaptée à vos besoins.

  • Bénéficier de l’expertise et de la qualité de ses auditeurs salariés.

• Dans le cadre de la nouvelle réforme, vous bénéficierez d’une double certification, la nouvelle certification attachée à votre organisme (NDA) dès que nous serons en mesure de vous la proposer et l’ICPF PRO attachée au professionnel que vous êtes.

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Quels sont les critères de sélection de vos auditeurs ?

La majorité des audits Qualiopi sont réalisés par nos auditeurs salariés. Le processus de recrutement est exigeant. Le processus d’intégration et de formation dure 2 mois avant que l’auditeur commence à réaliser des audits en autonomie. Nos auditeurs salariés les plus expérimentés ont plus de 400 audits Qualiopi à leur actif. Les auditeurs sous-traitants suivent un processus de sélection et de montée en compétence tout aussi exigeant.

Il s’agit d’avoir une expérience significative du secteur de la formation professionnelle, de maîtriser le référentiel et la posture de l’auditeur.

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Comment devenir auditeur chez ICPF ?

En postulant à nos annonces LinkedIn pour les recrutements en CDI ou en envoyant votre candidature à [email protected]

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