Obtenir Qualiopi pour un organisme de formation « nouvel entrant »

Vous êtes un organisme de formation "nouvel entrant" et vous vous demandez s’il est possible d’obtenir la certification Qualiopi ? Bonne nouvelle, ICPF vous confirme que c’est possible à condition de remplir certaines conditions décrites ci-après et vous fait comprendre comment se déroule un audit initial pour un nouvel entrant.

Suis-je un organisme nouvel entrant au regard du référentiel RNQ Qualiopi ?

Le guide de lecture du référentiel national Qualiopi définit un nouvel entrant comme un prestataire dont l’activité vient de démarrer. Vous pouvez en effet entrer dans le processus de certification dès la création de votre structure, avant même l’obtention de votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Cependant, avant de délivrer la certification Qualiopi, le NDA sera requis.  

Un nouvel OPAC peut être géré par un seul formateur indépendant ou par plusieurs personnes du moment que seront assurées les missions nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme de formation nouvel entrant.  

Les craintes fréquemment rencontrées par les « nouveaux entrants »

• Vous avez du mal à interpréter le Référentiel National Quailopi
• Vous vous demandez par quoi commencer
• Vous appréhendez une charge de travail importante  

Pour vous préparer, nous vous recommandons d’étudier deux ressources indispensables avant de vous lancer : le guide de lecture du Référentiel National Qualité et les questions/réponses de la certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences.

Vous pouvez aussi être accompagné par un consultant qui vous aidera à comprendre le référentiel RNQ et qui vous guidera dans vos démarches. Nous pouvons mettre à votre disposition une liste d’organismes apparentés.

Si quelques doutes persistent, vous pouvez vérifier votre niveau de conformité avant le jour J en effectuant un pré-audit qui se déroulera dans les mêmes conditions que le vrai audit.

Quel que soit la manière dont vous choisissez de vous organiser, l’objectif de votre préparation est triple :

• Acquérir la maîtrise des fondamentaux de Qualiopi : nature de la démarche, contenu des critères et des indicateurs, attendus. Des exemples de preuves vous sont proposés dans chaque indicateur. Vous trouverez également des glossaires de mots-clés utilisés dans le guide de lecture du référentiel.  
• Le jour de l’audit, pouvoir démontrer la conformité de votre organisme au référentiel Qualiopi en fournissant des preuves et/ou des éléments constatables que vous aurez prévus.
• Adopter une posture d’audité, à savoir être à l’écoute des questions de l’auditeur et y répondre de façon rigoureuse.  

En aucun cas, l’auditeur ne pourra vous délivrer de conseils. Sa responsabilité est d’identifier, de notifier et enregistrer les conformités et ou écarts qui seront transcrits dans le rapport d’audit.  

Comment va se dérouler l’audit pour le nouvel entrant Qualiopi ?  

L’audit initial se déroule en présentiel dans votre centre de formation ou bien, si vous n’avez pas de site, il peut être organisé dans un lieu de votre choix ou dans les locaux de ICPF mis à votre disposition à Levallois-Perret.  

La durée moyenne de l'audit initial Qualiopi est de 7h. Toutefois, la durée de l'audit dépend de votre chiffre d'affaires, des catégories d'actions et du nombre de sites que vous souhaitez certifier. Un organisme de formation nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, devra fournir des éléments comptables au moment de sa demande permettant d’établir la durée de l’audit.

À l’issue de l’audit, vous recevrez le rapport de l’auditeur. Celui-ci peut comporter une ou plusieurs non-conformités. Cela signifie que sur les indicateurs concernés, la démonstration de la conformité de votre organisation est apparue insuffisante.

Mais pas de panique, vous aurez ensuite :

• 3 mois pour traiter les non-conformités majeures ;
• 1 mois pour envoyer à l’auditeur un plan d’action en vue de traiter les non-conformités mineures, et 6 mois pour les traiter effectivement.

Quels indicateurs Qualiopi seront audités pour le nouvel entrant ?  

L’OPAC nouvellement installé est audité au même titre qu’un organisme de formation confirmé sur l’ensemble des indicateurs du Référentiel National Qualiopi concernés par la ou les catégories d’actions ⁽¹⁾ sur laquelle (lesquelles) le nouvel entrant va se positionner. Au cours de l’audit, le nouvel entrant doit pouvoir démontrer que son système qualité nouvellement construit est organisé pour atteindre la conformité et qu’il l’atteint pour chaque indicateur audité.  

Toutefois, deux exceptions concernent les indicateurs 22 et 32 qui ne seront pas observés à l’audit initial et seront reportés à l’audit de surveillance. Le législateur fait donc preuve d’une certaine mansuétude qu’il applique également au travers de l’énonciation d’obligations spécifiques allégeant l’attendu de plusieurs indicateurs :

• Indicateur 2 : vous devez avoir pré-identifié des indicateurs de résultat au moment de l’audit initial. En revanche, il sera vérifié à l’audit de surveillance votre communication sur ces indicateurs chiffrés.  
• Indicateur 3 : dans le cas où vous délivrez une formation certifiante RNCP, la communication sur les taux d’obtention des certifications sera auditée à l’audit de surveillance.
• Indicateur 11 : l’auditeur vérifie que vous avez mis en place un processus d’évaluation formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
• Indicateur 13 : si vous mettez en place des formations en alternance, vous montrerez qu’un processus d’articulation des apprentissages est formalisé entre le centre de formation et l’entreprise. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance.
• Indicateur 14 : vous délivrez des actions de formations par apprentissage, vous devrez formaliser l’accompagnement. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance.
• Indicateur 19 : l’auditeur vérifie que les ressources pédagogiques sont prévues et que des dispositions seront mises en place pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier.    
  Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
• Indicateur 24 : vous devez démontrer la mise en place d’une veille économique sur le domaine de formation dispensé par l’organisme. L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.
• Indicateur 25 : de même, vous démontrerez la mise en place d’une veille sur l’innovation pédagogique et technologique. C’est à l’audit de surveillance que son impact sera observé.
• Indicateur 26 : vous démontrez la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.

(1) Quatre catégories d’actions sont enregistrées dans le RNQ : les actions de formation, les actions par apprentissage CFA, le bilan de compétences et la VAE.

CONCLUSION :

Qualiopi, une opportunité pour le nouvel entrant au-delà de l’objectif de certification ?

Au-delà de l’objectif de certification, la préparation à la certification Qualiopi est l’occasion pour le nouvel entrant d’en faire un outil de construction de son ingénierie pédagogique, de pilotage de son activité et de professionnalisation de ses pratiques. Un ancien formateur indépendant nouvellement organisme de formation prendra une posture différente en s’ouvrant à une vision globale de l’activité de formation avec toutes ses composantes, et comprendra l’intérêt de s’engager d’emblée dans une démarche d’amélioration continue.

Pour aller plus loin :

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