Comment utiliser le guide de lecture du Référentiel National Qualité pour préparer Qualiopi ?

Votre objectif est d’obtenir la certification Qualiopi basée sur le référentiel national qualité Qualiopi ? Plusieurs offres ICPF vous permettent de préparer sereinement votre audit en vue de la certification Qualiopi. Vous trouverez directement des informations liées aux offres « Pré-audit » et « Elaboration ». Mais ce n’est pas tout… le guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi et sa FAQ, sont essentiels pour une préparation optimale. Comment utiliser donc le guide de lecture Qualiopi en vue de l’audit de certification Qualiopi ?

Les informations du guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi

Depuis le 1er janvier 2022, les OPAC ont l’obligation d’obtenir la certification Qualiopi. Cette dernière est basée sur les exigences du Référentiel National Qualité. Le guide de lecture du Référentiel National Qualité est un recueil d’informations qui liste les 32 indicateurs et les 7 critères Qualiopi permettant de préciser les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualités des OPAC, visés dans l’article L6316-3 du Code du Travail. Ce guide de lecture Qualiopi est une réponse aux questions que vous pouvez vous poser. Par exemple : "Que mettre dans les critères Qualiopi ?".

Ce guide de Qualiopi mentionne pour chaque indicateur Qualiopi : le niveau attendu du prestataire pour valider ces indicateurs Qualiopi ; des éléments de preuve ; des obligations spécifiques selon les catégories d’actions concernées, la gradation des non-conformités et un glossaire. Pour tout savoir sur la certification Qualiopi, ses critères et ses indicateurs, consultez donc le Référentiel Qualiopi.

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Prenons un exemple concret : l’indicateur Qualiopi 5 du Référentiel National Qualité

Il s’agit d’un critère Qualiopi commun d’appréciation quelle que soit la catégorie d’action auditée et qui énonce : « Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation ».

Il est indiqué le niveau attendu d’appréciation par le référentiel Qualiopi. En l’espèce, il s’agira de démontrer que les objectifs sont opérationnels et évaluables. L’attendu permet aussi de préciser et/ou de rappeler le rôle de l’audité pendant le déroulement de l’audit. La démonstration de la conformité est de la responsabilité de l’audité.

Comment faire ? Vous devrez présenter tout élément de preuve ou document qui vous permettra de démontrer le niveau attendu. Une liste d’éléments de preuve est proposée pour chaque indicateur Qualiopi, il est à noter, cependant, que ces éléments de preuve sont cités à titre d’exemple. Cela permettra à l’auditeur de valider la conformité de l’indicateur Qualiopi concerné. Pour certaines catégories d’actions spécifiques, d’autres éléments de preuve pourront être démontrés, comme c’est le cas pour la VAE dans notre exemple.

L’indicateur Qualiopi 5 prévoit des obligations spécifiques différentes selon 3 catégories d’actions : CFA ou alternance ; CBC ; VAE. Les obligations spécifiques s’ajoutent à l’indicateur commun d’appréciation. Pour illustrer, un CFA devra démontrer que les objectifs sont opérationnels et évaluables et que ces objectifs doivent être exprimés en compétences et/ou capacités professionnelles à acquérir et/ou en certifications visées.

L’absence de preuves totale ou partielle entraîne une non-conformité. Certains indicateurs Qualiopi donnent lieu à des non-conformités majeures tandis que d’autres peuvent donner lieu à des non-conformités mineures. La gradation mineure ou majeure est spécifiée pour chaque indicateur Qualiopi. Dans notre exemple, le 5ème de la liste des 32 indicateurs Qualiopi prévoit une non-conformité majeure (même si le non-respect du niveau attendu est partiel).

Enfin, un glossaire peut être mis à disposition pour apprécier la définition des principaux termes employés lors de l’audit, et nous vous invitons à consulter l’indicateur Qualiopi 1, riche d’enseignements. En effet avoir une connaissance des critères et des indicateurs Qualiopi est indispensable à la réussite de votre projet de certification.

Où trouver le référentiel Qualiopi ?

Vous aurez compris que ce guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi est indispensable pour préparer l’audit. Où trouver le référentiel Qualiopi depuis 2022 ? Il est mis à jour régulièrement et est disponible en PDF dans sa dernière version : Référentiel National Qualité V7 du 21 mars 2021.

Une foire aux questions (FAQ) associée au guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi

La certification a suscité de nombreuses interrogations et c’est pourquoi un document « questions-réponses » a été mis en place pour rappeler les textes applicables et répondre précisément à certaines questions.

Outre ce recueil, ICPF dispose d’une FAQ que vous retrouverez sur notre site internet reprenant l’ensemble des questions les plus fréquentes et les réponses apportées par nos experts.

Conclusion

Le guide de lecture Qualiopi du Référentiel National Qualité, le document associé « questions-réponses », nos offres “pré-audit”, “élaboration” ainsi que la FAQ ICPF vous permettront de vous préparer sereinement et de lever les sources de stress le jour J.

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Pour aller plus loin :

Qualiopi et le critère 1 du Référentiel National QualitéLes 7 critères Qualiopi : ce qu'il faut comprendre

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