Les non-conformités les plus fréquentes pendant un audit Qualiopi

L’audit est une étape indispensable pour obtenir et/ou maintenir la certification Qualiopi. Il permet de vérifier la conformité d’un organisme aux exigences du Référentiel National Qualité, dans un cadre réglementaire.

ICPF est l’organisme certificateur ayant réalisé le plus d’audits Qualiopi en 2024 (4554). Cette position nous permet de constater les tendances les plus représentatives en matière de non-conformités, à toutes les étapes du cycle de certification.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ? Quelles non-conformités sont les plus souvent relevées ? Cet article propose un aperçu factuel sur les écarts observés, afin de mieux comprendre les exigences du Référentiel Qualiopi et d’en identifier les points de vigilance.

En 2024, chez ICPF, voici la répartition du nombre d’audits réalisés :

• 1217 audits initiaux.
• 1045 audits de surveillance.
• 2269 audits de renouvellement.

Les non-conformités sont constatées lorsque l’auditeur identifie un écart entre l’exigence du Référentiel National Qualité et la démonstration de la conformité faite par l’organisme.

Le référentiel et les attendus sont identiques quel que soit le type d’audit.

Le Top 5 des non-conformités en 2024

En 2024, ICPF a réalisé 4554 audits (tous types confondus). Sur l’ensemble, 1806 audits ont donné lieu à au moins une non-conformité. Certains indicateurs donnent lieu de manière récurrente à des non-conformités. Les pourcentages indiqués ci-dessous correspondent à la part de ces écarts (par indicateur) sur le total relevé chez ICPF en 2024 :

• Indicateur 30 : Recueil des appréciations → 802 non-conformités (44 %).
• Usage non conforme de la marque Qualiopi → 472 non-conformités (26 %).
• Affichage du certificat → 356 non-conformités (20 %).
• Indicateur 1 : Informations publiques → 352 non-conformités (19 %).
• Indicateur 8 : Positionnement → 269 non-conformités (15 %).

Il faut noter que ces chiffres s’additionnent partiellement, car un même audit peut comporter plusieurs non-conformités.

Indicateur 30 : Recueil des appréciations

Les attendus du recueil d’appréciations

L’indicateur 30 exige le recueil des appréciations de toutes les parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

Les modalités de recueil peuvent varier : enquêtes à chaud et/ou à froid, entretiens, questionnaires, comptes rendus de réunions, comités de pilotage, sollicitations des financeurs. Pour les financeurs, la sollicitation doit avoir lieu au moins une fois par an, ou selon les modalités proposées par le financeur (ex : participation à un webinaire ou à une réunion).

Non-conformités et conséquences lors de l’audit

Cet indicateur est souvent à l’origine d’écarts, en lien avec un recueil partiel ou non exploité des appréciations. C’est d’ailleurs l’indicateur le plus impacté. Les écarts les plus fréquents incluent :

• L’absence de sollicitation d’une ou plusieurs parties prenantes (notamment les financeurs ou les entreprises).
• Un recueil ou relances effectués, mais sans traçabilité.

Le recueil est fréquemment limité aux bénéficiaires, alors que les exigences du référentiel impliquent aussi financeurs, entreprises et équipes pédagogiques.

Usage de la marque Qualiopi et d’affichage du certificat

La marque Qualiopi est encadrée juridiquement

La marque Qualiopi est une marque de garantie déposée par l’État. Elle peut être utilisée par les organismes certifiés, les organismes certificateurs accrédités ainsi que l’État, dans les conditions prévues par le règlement d’usage.

Le logo ne peut être modifié, réduit ou colorisé, et doit apparaître dans sa forme originale, uniquement pour des catégories d’action couvertes par la certification. Son usage ne peut ni être cédé, partagé avec un autre organisme ou indépendant.

Pour connaître l’ensemble des conditions d’utilisation du logo Qualiopi, consultez la charte d’usage et la charte graphique Qualiopi.

L’arrêté du 31 mai 2023 exige, à partir du 1^er septembre 2023, l’affichage du certificat sur le site internet et dans les locaux.

Non-conformités constatées

De nombreux audits font apparaître des non-conformités dans l’usage du logo ou la diffusion du certificat. Les situations les plus fréquentes sont :

• L’usage du logo avant l’obtention de la certification.
• Un mauvais usage graphique : couleur altérée, ajout de texte, format incorrect.
• Utilisation sur des supports non autorisés (attestation de formation ou tout support dédié uniquement à une action de formation).

À cela s’ajoutent toutes les non-conformités liées à l’affichage du certificat, comme :

• Omission d’affichage du certificat sur les supports attendus (site internet, locaux).
• Utilisation d’un certificat expiré ou erroné.

De manière générale, il est observé que l’usage du logo Qualiopi est insuffisamment maîtrisé, notamment sur les supports de communication et en l’absence de consultation du règlement d’usage. Il est parfois utilisé avant la certification, modifié graphiquement ou apposé sur des supports non autorisés. Par ailleurs, l’oubli ou le mauvais affichage du certificat est également souvent constaté.

Indicateur 1 : Informations communiquées au public

Les informations obligatoires

L’indicateur 1 exige la diffusion d’une information accessible, vérifiable et exhaustive sur les prestations proposées par l’organisme.

Les éléments à présenter sont :

1. Objectifs de la prestation.
2. Prérequis.
3. Durée.
4. Modalités et délais d’accès.
5. Méthodes mobilisées et modalités d’évaluation.
6. Tarifs.
7. Contacts.
8. Conditions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap (PSH).

Des exigences spécifiques s’appliquent :

• Pour les formations certifiantes : diffuser le libellé exact de la certification, code RNCP/RS, nom du certificateur et date d’enregistrement de la certification.
• Pour les prestations VAE : diffuser les contraintes et exigences de la démarche, les modalités d’instruction et de faisabilité.
• Pour les prestations en CBC : pas d’obligation de diffuser les prérequis.

Non-conformités les plus fréquentes

Les écarts sur cet indicateur portent généralement sur une information incomplète. Elles concernent des informations manquantes ou partielles, notamment sur les prérequis, les modalités et délais d’accès ou l’accessibilité PSH.

Indicateur 8 : Positionnement des bénéficiaires

Ce que le référentiel exige

L’indicateur 8 exige d’évaluer les acquis et de positionner le niveau du bénéficiaire à l’entrée de la prestation (y compris la vérification de la maitrise des éventuels prérequis). Il s’agit d’un préalable à la personnalisation de la formation.

Le positionnement peut être réalisé par :

• Entretien, test, QCM, mise en situation, auto-évaluation.
• Analyse de documents (CV, diplômes).
• Tout autre outil adapté.

Le référentiel permet que l’évaluation ait lieu en amont ou au début de la prestation. Celle-ci doit être cohérente avec les objectifs de la formation. Pour les formations certifiantes, les prérequis doivent être cohérents avec ceux de la certification inscrite au RNCP ou RS.

Cas typiques de non-conformités

Dans ces cas-là, les constats fréquents sont :

• Des dispositifs de positionnement existants mais incomplets.
• Un positionnement non-formalisé.
• Une incohérence entre les prérequis attendus et ceux exigés par la certification RNCP/RS.

Conclusion

La certification Qualiopi repose sur un référentiel exigeant, vérifié par un organisme tiers indépendant comme ICPF. À chaque audit (initial, de surveillance ou de renouvellement), les preuves doivent être alignées sur les exigences du Référentiel National Qualité.

L’objectif n’est pas uniquement de se conformer, mais aussi de s’inscrire dans une dynamique durable d’amélioration continue.

Pour approfondir vos connaissances et mieux comprendre les attentes :

• Référez-vous au Référentiel National de Qualité
• Suivez les publications régulières de ICPF (LinkedIn, articles, webinaires)
• Pour l’usage du logo, référez-vous au règlement officiel sur l’usage de la marque Qualiopi.

Sources :

📌 Référentiel National de Qualité

📌 Charte d’usage Qualiopi

📌 Charte graphique Qualiopi

📌 Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000047650339