3 solutions pour préparer l’audit Qualiopi avec ICPF

Une fois la signature de votre contrat de certification Qualiopi effectuée, vient l'étape de la préparation de l'audit. Lors de cette étape du parcours de certification, ICPF identifie 3 principales préoccupations :

1. La réussite de l'audit lors de la démonstration
2. La préparation de l'audit après la planification
3. L'entrée dans une démarche qualité en tant que nouvel entrant

Face à ces préoccupations, ICPF vous propose 3 solutions pour bien préparer l’audit de certification initial Qualiopi.

1. Préparer l'audit avec les webinaires Qualiopi

ICPF vous propose une fois par semaine de vous inscrire et de participer à des webinaires informatifs concernant la démarche de certification Qualiopi. En fonction de la semaine, 2 principales thématiques sont abordées :

1. "Qualiopi", pour comprendre pourquoi et comment obtenir la certification avec ICPF
2. "Après Qualiopi" pour comprendre comment maintenir Qualiopi et développer son activité avec ICPF

Retrouvez la liste de nos prochains webinaires depuis notre espace Agenda.

Avec l'intervention de notre équipe d'Assistants à la certification, ce webinaire vous permet de leur partager vos questions pour obtenir des informations essentielles en fonction de votre situation. Voici quelques exemples de questions récurrentes :

• Combien coûte la certification ?
• Quel est le délai d'obtention ?
• Qu'est-ce que le Numéro de Déclaration d'Activité et comment l'obtenir ?
• Suis-je concerné par Qualiopi en tant que formateur indépendant ?
• Comment se passe la démarche pour un nouvel entrant ?
• etc.

Pour formuler vos questions et obtenir un retour de nos Assistants à la certification pendant la diffusion de nos webinaires, utilisez la fonctionnalité « chat » et envoyer votre message à l'organisateur du webinaire qui la présentera à un Assistant à la certification.

A la suite de la diffusion, revenez librement sur les informations que vous souhaitez. Accédez au contenu du webinaire grâce au lien d'accès au replay ainsi qu'au support de présentation au format PDF.

2. Le pré-audit Qualiopi pour s'exercer en amont

Qu'est-ce que le pré-audit ?

Le pré-audit est un échange entre vous et un auditeur Qualiopi en amont de l'audit initial. Il consiste en une évaluation de la conformité du dispositif présenté par rapport aux indicateurs Qualiopi. La conclusion du pré-audit s'effectue par la remise d’un rapport précisant les éventuelles non-conformités détectées.

En cas d'une certification initiale, d'un premier audit qualité pour le référent de l'organisme, cette option est fortement recommandée.

Comment planifier un pré-audit ?

En fonction de votre avancement dans le parcours de certification, 2 possibilités s'offrent à vous :

1. Vous êtes en étape 2 (Demande).
   Vous complétez le formulaire de demande initial depuis Noé et vous ajoutez l'option pré-audit.
2. Vous êtes en étape 4 (Préparation).
   Vous avez contractualisé après réception de la proposition. Contactez ICPF pour recevoir une nouvelle proposition qui mentionne l'option pré-audit.

Quels sont les avantages ?

Les avantages du pré-audit sont nombreux et varient selon votre état de préparation et la maturité de votre organisation. Dans l'ensemble, 4 avantages majeurs sont partagés par nos certifiés :

1. Minimiser le stress, l’énergie et la perte de temps
2. Obtenir un état des lieux, de son organisation, objectif et partageable via le rapport de pré-audit
3. Anticiper les améliorations à mettre en œuvre avant l’audit initial
4. Avoir un avant-goût et une première expérience de l’audit Qualiopi

3. Préparer le dossier Qualiopi avec l'élaboration

Qu'est-ce que la plateforme Noé ?

Depuis 2017, ICPF développe et met à disposition de ses clients un outil de simplification des démarches de certification : la plateforme Noé. Cette plateforme vous permet de réaliser de manière dématérialisée l'ensemble de votre démarche de certification Qualiopi : de la demande de planification de l'audit, jusqu’à l’émission du certificat.

Qu'est-ce que l'élaboration ?

L’élaboration est une fonctionnalité de la plateforme Noé. Elle vous offre la possibilité d’enregistrer et de conserver votre démonstration ainsi que vos preuves dans votre dossier d’audit Qualiopi sur Noé.

En choisissant cette option, vous bénéficiez d’un enregistrement structuré de votre démonstration et de vos preuves pour chaque indicateur en répondant à 2 questions :

1. Quelle est l’organisation mise en place ?
2. Quelles sont les preuves de mises en œuvre de l’organisation ?

Comment obtenir l'élaboration ?

En fonction de votre avancement dans le parcours de certification, 2 possibilités s'offrent à vous :

1. Vous êtes en étape 2 (Demande).
   Vous complétez le formulaire de demande initial depuis Noé et vous ajoutez l'option élaboration.
2. Vous êtes en étape 4 (Préparation).
   Vous avez contractualisé après réception de la proposition. Depuis le tableau de bord, cliquez sur « Commander l’élaboration ».

Les avantages de l'option élaboration

L'accès à l'élaboration est une option utile pour l'ensemble du cycle de certification : pour l'audit initial, l'audit de surveillance, et l'audit de renouvellement. Selon le parcours de certification, les avantages sont de :

• Retrouver son dossier de préparation de l’audit Qualiopi entre chaque session de travail
• Retrouver ses preuves facilement, indicateur par indicateur
• Sauvegarder automatiquement ses données donc sans risquer de les perdre
• Reprendre son dossier de préparation pour les futurs audits de surveillance et renouvellement
• En cas de remplacement, permettre au nouveau référent qualité de retrouver le travail déjà effectué

Conclusion

En conclusion, si vous souhaitez être rassuré lors de la préparation de l’audit Qualiopi, maximiser vos chances de réussite, faciliter votre préparation et votre démonstration, ICPF vous propose 3 solutions présentées : nos webinaires, ainsi que les options élaboration et/ou pré-audit.