Qualiopi : 7 critères, 32 indicateurs ou comment y répondre de manière efficace ?

Avant de lancer votre démarche, vous avez pris connaissance du guide de lecture du référentiel national qualité et vous vous demandez quels critères et indicateurs vous concernent. Nous vous proposons à travers cet article de comprendre la construction du référentiel Qualiopi en vous présentant par catégorie d’action et spécificités les indicateurs et leur impact sur l’audit de certification Qualiopi. Une meilleure compréhension du déroulé vous permettra de construire efficacement votre système qualité et d’aborder plus sereinement l’audit.

Le périmètre de la certification Qualiopi

Avant de rentrer dans le vif du sujet, un questionnement s’impose naturellement : Quelles sont les catégories d’actions qui me concernent et quelles sont celles que je veux faire certifier ?

Il existe 4 catégories d’actions concernées par la certification Qualiopi :

1. Actions de Formation (AF)

2. Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

3. Bilan de compétences (CBC)

4. Actions de Formation par Apprentissage (CFA)

La sélection de la ou des catégories d’action que vous souhaitez intégrer au périmètre de certification s’effectue depuis le formulaire de demande Qualiopi sur notre plateforme Noé. Les 7 critères seront audités mais le nombre d’indicateurs audités dépend de la ou des catégories d’actions que vous souhaitez faire certifier, et au sein des catégories d’actions, d’autres éléments que nous verrons plus en détail ci-après.

Les 7 critères Qualiopi

Pour mieux appréhender le contenu du Référentiel National Qualité, de ses 7 critères et de ses 32 indicateurs, nous vous proposons d’articuler les critères en 3 catégories :

1. Processus de réalisation

• Critère 1 ou information du public
• Critère 2 ou objectifs et adaptation de la formation
• Critère 3 ou Accueil, suivi, évaluation du public

2. Processus support, mise en œuvre des ressources

• Critère 4 ou moyens mis à disposition
• Critère 5 ou qualification des personnels chargés de la prestation

3. Processus management, pilotage du système

• Critère 6 ou l’environnement professionnel
• Critère 7 ou l’amélioration continue, recueil, traitement, évolution

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Les 32 indicateurs Qualiopi par catégorie d'action

1. Pour la catégorie Action de Formation

Au socle d’indicateurs communs d’appréciation viennent s’ajouter des indicateurs spécifiques selon le type de formation dispensée.

Vous dispensez des formations conduisant à une certification professionnelle qui se caractérisent par une formation enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou une formation conduisant à un diplôme de l’Education Nationale. Vous devrez répondre aux 3 indicateurs suivants :

• Indicateurs spécifiques d’appréciation, 3, 7 et 16 (OF/CFA). Cette activité est actée dans le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) au pavé F3. Elle peut-être aussi déclarée lors de l’audit si l’activité est nouvelle et qu’elle sera inscrite dans le prochain BPF.

Vous dispensez des formations et vos apprenants sont en contrat de professionnalisation, vous serez concerné par l’indicateur suivant.

• Indicateur spécifique d’appréciation 13 (OF/CFA), formation en alternance liée aux modalités de formation avec des stagiaires en entreprise et en centre de formation. La ligne F2 du BPF mentionne cette activité. Celle-ci peut-être aussi déclarée lors de l’audit si nouvelle, encore non actée dans le BPF.

Vos stagiaires réalisent des formations certifiantes en formation continue ou en alternance (contrat de professionnalisation), vous répondez à l'indicateur 28.

• Indicateur spécifique d’appréciation 28 (OF/CFA) lié à des périodes de formation en situation de travail au sein de l’entreprise qui accueille l’apprenant ou qui emploie l’alternant.

Cet indicateur ne doit pas être confondu avec l'AFEST : Action de formation (Art L.6313-1 1°) en situation de travail (Art L.6313-1 1°). Elle mobilise un formateur - interne ou externe à l’entreprise - et un salarié à former sur le lieu même du travail et en cours d’activité. Le matériau pédagogique principal est fourni par le travail.

2. Pour la catégorie Bilan de Compétences

Au socle d’indicateurs communs d’appréciation, excepté l’indicateur 8 non évalué, viennent s’ajouter des obligations spécifiques, concernant les indicateurs 1,4,5,9,10 et 17. En complément de ces obligations, le référentiel Qualiopi mentionne des éléments de preuves spécifiques pouvant être déployés sur les indicateurs 1, 2, 19 et 30.

3. Pour la catégorie Validation des Acquis de l’Expérience

Au socle d’indicateurs communs d’appréciation viennent s’ajouter des obligations spécifiques concernant les indicateurs 5, 10, 11, 16, 18 et 21. L’indicateur 16 sera audité si la VAE conduit à une certification professionnelle. En complément à ces obligations le référentiel mentionne des éléments de preuves spécifiques pouvant être déployés sur les indicateurs 2, 4, 5, 6, 23 et 32.

4. Pour la catégorie Actions de Formation par Apprentissage

Les centres de formation d'apprentis (CFA) donnent aux apprentis une formation générale et technique qui complète la formation reçue dans les entreprises. C’est la catégorie d’action qui génère l’évaluation de la totalité des indicateurs. Au socle d’indicateurs communs d’appréciation viennent s’ajouter des obligations spécifiques concernant les indicateurs 2, 4, 5, 10 et 12.

L’activité de formation nécessite d’évaluer les 3 indicateurs suivants :

• Indicateurs spécifiques d’appréciation CFA 14, 15 et 20.

Comme nous l’avons évoqué dans le paragraphe action de formation, l’alternance est assujettie aux 2 indicateurs suivants. La différence entre la catégorie action de formation et formation par l’apprentissage est le statut de l’apprenant qui est un apprenti et cette contractualisation est actée dans un contrat d’apprentissage.

• Indicateur spécifique d’appréciation 13 (OF/CFA)  : formation en alternance qui est liée aux modalités de formation avec des stagiaires en entreprise et en centre de formation.
• Indicateur spécifique d’appréciation 28 (OF/CFA), lié à des périodes de formation en situation de travail au sein de l’entreprise employant l’apprenti(e).

Le déroulement de l'audit pour toutes les catégories

1. Le socle d'indicateurs communs

Les indicateurs 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9 ,10, 11, 12, 17 ,18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 30, 31 et 32 forment un socle d’indicateurs communs d’appréciation, tel que mentionné dans le Référentiel National Qualité. L’auditeur Qualiopi, quelle que soit la catégorie d’action, Action de formation, Bilan de compétence, VAE ou CFA les évaluera.

Un focus sur l’indicateur 4 : Une obligation spécifique est mentionnée dans le cas où le prestataire accueille un public en situation de handicap.

2. Les cas spécifiques lors de l'audit Qualiopi

La sous-traitance et le portage salarial

Si vous faite appel à la sous-traitance ou au portage salarial dans le cadre de vos formations, vous êtes assujetti à l’indicateur suivant :

• Indicateur commun d’appréciation 27 : Aappel à la sous-traitance ou au portage salarial. Le pavé E du BPF mentionne cette action. Elle peut être aussi déclarée lors de l’audit si nouvelle organisation non actée sur le BPF présenté.

Rappel : Le portage salarial est une relation tripartite qui inclut les trois parties suivantes :

• Un consultant indépendant (appelé salarié porté).
• Une entreprise cliente (votre organisme de formation).
• Une entreprise de portage salarial.

Le statut de nouvel entrant

Selon le statut du futur audité, vérifié au démarrage de l’audit, une obligation spécifique est appliquée : "Nouvel entrant". Ce statut concerne les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32. Ces indicateurs seront évalués sur des processus formalisés et leurs mises en application seront évaluées lors de l’audit suivant.

Plusieurs cas sont définis :

• Création d’un nouvel organisme prestataire d’action concourant au développement de compétence ou OPAC, ou organisme de formation, BPF non disponible.

• L’OPAC n’a jamais réalisé de formation pour compte propre. En effet, la prestation délivrée en sous-traitance n’entre pas dans le champ du référentiel.
• L’OPAC n’a pas réalisé de prestation sur la dernière année écoulée. Le BPF, partie C déclarée à zéro produit réalisé la mentionne.
• L’OPAC n’a jamais réalisé de prestation conduisant à une certification professionnelle jusqu’à maintenant (dans ce cas le statut s’applique uniquement à l’indicateur 3).

Mais, car il y a toujours un "mais", un organisme de formation nouvellement créé, sans BPF, mais qui a déjà réalisé des prestations dans leur intégralité pour compte propre et pour lesquelles les retours de satisfaction peuvent être exploités, n’est plus considéré comme nouvelle entrant.

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Qu’est-ce qu’une non-conformité au sens de Qualiopi ?

L’auditeur Qualiopi peut constater, lorsqu'il déroule un indicateur, un écart entre celui-ci est le niveau attendu par le référentiel. Cet écart est une non-conformité qui est notifiée. Une non-conformité peut être mineure ou majeure.

Une non-conformité mineure  

Au sens du Référentiel National Qualité, la non-conformité mineure est constatée lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur. Cette prise en compte partielle ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est mineure au sens du référentiel Qualiopi.

Une non-conformité majeure

Au sens du Référentiel National Qualité, la non-conformité majeure est constatée lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette prise en compte partielle ou inexistante remet en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est majeure au sens du référentiel Qualiopi.

Quels sont les indicateurs concernés par une non-conformité majeure, quel que soit l’écart constaté :

• Indicateurs 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21, 22,26,27,29, 31 et 32

Qualiopi : un référentiel accessible 

Pour vous aider à mettre en place votre système qualité, vous pouvez vous rendre sur le site ci-après et télécharger le Référentiel National Qualité. Ce document est utilisé par l’auditeur qui énonce chaque indicateur et attend que l’audité réponde à l’attendu et éventuellement à la spécificité.

L’audité produit tout élément de preuve constatable qu’il juge nécessaire pour démontrer l’adéquation de sa démarche aux exigences du référentiel. Cette action est réalisée dans le cadre d’un échange ouvert et constructif avec l’auditeur.

Pour ce faire, le référentiel Qualiopi est l’OUTIL pour construire votre système qualité et le faire perdurer. Il vous permet de mettre les 7 critères et les 32 indicateurs face à leurs attendus, de vous inspirer des éléments de preuve proposés par le Référentiel National Qualité (au travers de listes non exhaustives), d’appliquer les spécificités selon la catégorie d’action.

Conclusion

N’attendez pas, lancez-vous dès votre création, obtenez votre certification. Vous pouvez aussi vous faire accompagner par des organismes spécialisés.

Le jour de l’audit, vous serez serein, ou presque ! Vous avez identifié les indicateurs concernant votre activité, leurs spécificités et êtes en mesure de répondre aux attendus de l’indicateur et aux questions de l’auditeur.