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Quel est le déroulement d'un audit Qualiopi ?

16/12/2022

Vous préparez l’audit de certification Qualiopi et vous ne savez pas quel est le déroulement de la journée d’audit. L’audit est l’étape centrale à l’obtention de votre certification Qualiopi. Pour vous aider à mieux comprendre ce qui vous attend, vous trouverez dans cet article une description de la journée type d’audit.

Une journée type d’audit Qualiopi a une durée de 07h00. Certains organismes du fait des catégories d’action qu’ils souhaitent certifier, du nombre de site qu’ils possèdent ou de leur chiffre d’affaires, devront passer par une durée supérieure. Néanmoins les étapes du déroulement de l’audit décrites ci-dessous seront respectées.

Le déroulement en amont de l’audit

Quelques jours avant votre audit de certification, l’auditeur ICPF prendra contact avec vous. Lors de ce premier contact téléphonique, il ou elle se présentera et s’assurera de la bonne réception et compréhension du plan d’audit ainsi que des modalités de celui-ci.

Dans la première partie du document, nous retrouvons :  

  • Le lieu et les modalités de réalisation d’audit (sur site, hors site), la date et la durée  
  • L’identité de l’auditeur Qualiopi et du représentant de l’organisme candidat à la certification

Dans la seconde partie du document, nous retrouvons un planning détaillé. Celui-ci vous est fourni par l’auditeur Qualiopi. Ce document mentionne les horaires consacrés à chaque étape de l’audit de certification et les personnes concernées par ces étapes.

Ce plan vous permet de prendre connaissance du déroulé de la journée. Voyons plus en détail ce qui est prévu pour chacune de ces étapes.

Le jour J, le déroulement de l’audit se décompose en 3 étapes principales que nous allons décrire ci-dessous :  

  1. La réunion d’ouverture
  1. La démonstration de conformité
  1. La réunion de clôture  

La réunion d’ouverture de l’audit  

C’est une étape tout aussi importante que les deux suivantes. Elle permet à l’auditeur de se présenter et de faire comprendre sa fonction. C’est un temps durant lequel vous vous présenterez également ainsi que votre organisme et la façon dont il est structuré afin que l’auditeur comprenne qui vous êtes et comment vous travaillez.

Pourquoi cette étape est essentielle ? Parce qu’elle permet de définir le périmètre de l’audit.

L’auditeur Qualiopi recueillera les informations suivantes : la date d’obtention du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et adresse de l’organisme. Les types d’actions réalisés : (certification professionnelle, alternance, formation en situation de travail) ainsi que les modalités de mise en œuvre de celle-ci (Intra entreprise et/ou inter entreprise) en présentiel et/ou à distance. Votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ou votre récépissé de NDA devra être présenté à ce moment.

La réunion d’ouverture se termine par le rappel des règles de l’audit et des responsabilités de chacun (audité et auditeur). Ensuite un temps est dédié aux questions que vous souhaitez aborder avant le démarrage de la démonstration.

La démonstration de conformité

C’est l’étape d’évaluation qui comprend le recueil et la vérification des informations via l’étude de la documentation, les constatations sur site et les entretiens avec le personnel. La démonstration est un temps d’échange avec l’auditeur, qui, indicateur par indicateur, vous posera des questions pour comprendre comment vous répondez à chacune des exigences du Référentiel National Qualité. Il observera les preuves que vous présenterez afin d’attester de la conformité au référentiel Qualiopi.

Pour rappel, en acceptant un audit de certification, l’organisme candidat s’engage à mettre à disposition de l’auditeur tous les éléments de preuves demandés permettant d’attester de la conformité au référentiel et à mener la démonstration dans la durée prévue.

A partir de ces éléments, l'auditeur effectue des constats d’audit et les enregistre sur la plateforme Noé. Cette seconde étape se conclut par un temps de préparation de réunion de clôture. C’est un temps ou l’auditeur travail seul afin de relire le rapport et rédiger les conclusions de l’audit.

La réunion de clôture

L’audit Qualiopi se termine par une réunion de clôture durant laquelle l’auditeur présente les conclusions de l’audit.  Si des non-conformités ont été notifiées, il vous fait comprendre les modalités et délais de traitement des non-conformités.

L’auditeur vous donnera les informations sur la suite de la certification, l’étape de la surveillance, du renouvellement et l’usage des marques (logo Qualiopi, ICPF et COFRAC).  

Enfin il vous présentera les outils vous permettant de communiquer avec ICPF à travers le service client de la plateforme Noé notamment.

Conclusion

L’audit Qualiopi est un temps d’échange avec l’auditeur durant lequel vous démontrez à l’appui d’éléments de preuve que vous répondez aux exigences du Référentiel National Qualité. Une solution vous est proposée par ICPF pour avoir une première expérience de cet exercice avant le jour J : le pré-audit Qualiopi. Pour en bénéficier il vous suffit de le programmer en amont de l’audit initial. Ce pré-audit vous permet d’être mis en condition d’audit face à un auditeur Qualiopi. Échanger avec un auditeur avant l’audit de certification permet de se rassurer en confrontant son organisation à une pré-évaluation.  

En savoir plus :  

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Auteur
Hafida Mestre

Hafida Mestre

Auditeur
ICPF
Résumé
"Quelques jours avant votre audit de certification, l’auditeur ICPF prendra contact avec vous. Lors de ce premier contact téléphonique, il ou elle se présentera et s’assurera de la bonne réception du plan"
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