Audit de certification Qualiopi : deux temps d'échange "codifiés"

Les prestataires proposant des actions concourant au développement des compétences depuis la loi du 5 septembre 2018 sont dans l’obligation de certifier leur organisation selon les exigences du Référentiel National Qualité lors de l'audit de certification Qualiopi.

Les exigences de ce Référentiel National Qualité déterminent essentiellement les modalités de conception, de réalisation, de communication et d’amélioration applicables au sein de l’organisation d’un prestataire.

La reconnaissance du respect de ces exigences se traduit par la certification RNQ planifiée sur un cycle de 3 années, jalonné par un audit initial et un audit de surveillance à mi-parcours.

La certification repose donc essentiellement sur ces deux temps d’échange « codifiés » entre l’auditeur et le prestataire.

1. L’audit de certification Qualiopi : un processus méthodique

La norme ISO 9000 : 2015 définit l’audit comme étant un « processus méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves objectives et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits ». La durée de l'audit Qualiopi est réglementaire. Elle est déterminée selon 3 critères : le chiffre d'affaires de l'organisme, le nombre de site et le nombre de catégorie d'action à inclure dans le périmètre de certification.

Pour faciliter le processus d’audit dans le cadre de la certification RNQ, le guide Qualiopi apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences visées à l’article l. 6351-1 Code du travail.

2. Les phases essentielles de ce processus

Préparation de l’audit Qualiopi

Auditeur et prestataire prennent contact pour déterminer ensemble les conditions de réalisation de l’audit. A l’issue de cette prise de contact, un plan d’audit est envoyé par l’auditeur au prestataire. Ce plan reprend l’ensemble des critères et indicateurs applicable à l’organisation du prestataire.

Réalisation de l’audit Qualiopi

• La réunion d’ouverture : il s’agit d’un temps dédié durant lequel prestataire et auditeur « font connaissance ».  L’auditeur rappelle les objectifs de l’audit, les méthodes d’audit, consolide le plan, rappelle les règles de confidentialité, sa posture. Il s’agit également de déterminer l’échantillon qui sera audité et préciser comment seront présentés les constats d’audit.
• Le déroulé de l’audit : le prestataire pour chaque indicateur explique l’organisation mise en place au sein de son organisme et présente les éléments de preuve qui peuvent confirmer ses dires.  L’auditeur évalue de manière objective si les éléments expliqués et présentés respectent la description de l’indicateur, le niveau attendu, les définitions et les obligations spécifiques. En cas de non-conformité, l’auditeur fait un constat en expliquant la non-conformité, sans prodiguer toutefois des conseils pour que celle-ci soit levée.
• La réunion de clôture : ce temps dédié permet de présenter les constats et les conclusions d’audit afin que prestataire et auditeur s’accordent.

Suivi de l’audit Qualiopi

• A l’issue de l’audit, l’auditeur transmet au prestataire un rapport d’audit dans lequel il formule les constats d’audit. En cas de non-conformité, le prestataire bénéficie d’un délai de trente jours à partir de la date d’émission du rapport pour présenter son plan d’actions et la mise en œuvre de ces actions sera vérifiée lors de l’audit de surveillance. En cas de non-conformité majeure, le prestataire doit mettre en œuvre des actions dans les 90 jours et en apporter la preuve.
• L’auditeur émet un avis favorable dès que les non-conformités ont été traitées. Le comité de certification prend le relais afin d’apprécier la conformité de l’ensemble du processus et émet le certificat Qualiopi. L’audit de surveillance se déroulera entre le 14ème et le 18ème mois à partir de la date dudit certificat.

Ce processus méthodique respecte un cadre déterminé par le législateur, rigoureux certes, mais il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’une rencontre et d’un échange entre personnes.  Écoute et bienveillance doivent être au cœur des échanges. Un audit réussi, c’est un audit durant lequel l’auditeur ne sort pas de son rôle : il écoute, apprécie, comprend et reste dans le périmètre du Référentiel National Qualité, sans interprétation ou considération personnelle. C’est également un audit durant lequel le prestataire doit faire preuve de transparence sans craindre le constat d’un écart. Un écart ce n'est pas une sanction, c’est le point de départ d’une amélioration !