Audit Qualiopi : que se passe t'il si j'échoue à l'audit

Vous comptez passer l’audit Qualiopi ou aller être audité prochainement et vous vous demandez “que se passe t’il si j'échoue à l’audit ?”. ICPF répond à cette question posée par les Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC) grâce à une analyse des différentes croyances concernant le fait “d'échouer à son audit” et un éclairage apportés par Xavère Ricolfi, auditrice ICPF.

Est-il possible d'échouer à l’audit Qualiopi ?

Tout d’abord, « rater son audit » est traduit par nos certifiés par leur crainte d’avoir des non-conformités et ses conséquences de devoir tout recommencer ou ne pas obtenir Qualiopi. Mais également, la difficulté d’effectuer leur démonstration des 7 critères Qualiopi avec des preuves constatables dans le temps imparti.

Il est important de noter que l’audit Qualiopi est un échange entre l’organisme et l’auditeur. À travers cet échange, l'audit Qualiopi vise à vérifier si l’organisme répond aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Si l’organisme ne répond pas à l'ensemble des exigences, il risque d’obtenir des non-conformités auxquelles il devra répondre dans un délai.

Mais est-il possible de rater l'audit ? La réponse est à proprement parler est : non. Il s’agit d’une démarche d’amélioration continue vous permettant de faire évoluer votre organisation pour sa mise en conformité.

Comment se mettre en conformité pour obtenir Qualiopi ?

D’où viennent les non-conformités

Une non-conformité est un écart par rapport à l’un des indicateurs du Référentiel National Qualité. Elle peut être mineure ou majeure en fonction des éléments de preuve apportés.

D’expérience, les non-conformités lors de l’audit sont souvent dues à :

• une erreur de compréhension de Référentiel National Qualité,
• un traitement partiel de l’indicateur,
• une absence de preuve (l’ensemble de vos explications doivent être illustrées avec un élément constable),
• une difficulté à retrouver la preuve associée à l’indicateur,
• un défaut d’application du processus qualité sur un apprenant lors de l’échantillonnage,

• un changement de référent qualité qui n’a pas effectué l’audit précédent.

Donc face à un certain nombre de non-conformités, certains audités et futurs audités ont voulu abandonner leur démarche qualité. Cependant, il est bon de rappeler que : quelle que soit la raison de la non-conformité, il existe un temps alloué pour revoir sa copie et retrouver ses éléments.

Traitement des non-conformités sur votre Espace Noé

Suite à l’audit Qualiopi, l’auditeur fournit sur l’espace Noé un rapport d'audit détaillant les non-conformités à traiter pour répondre aux exigences.  

Pour obtenir la certification Qualiopi ou son maintien, l’organisme doit comptabiliser les éléments du rapport et mettre en place les actions de mise en conformité nécessaires. Suite à la réception de votre rapport d’audit, les délais réglementaires sont de :

• 3 mois pour les non-conformités majeures signifiées lors de l’audit. Afin de lever la non-conformité, l’organisme doit communiquer des preuves d’organisation ou de mise en œuvre.
• 1 mois pour les non-conformités mineures signifiées lors de l’audit. Afin de lever la non-conformité, l’organisme doit communiquer un plan d’actions correctives avec un délai de 6 mois pour sa mise en œuvre. La mise en œuvre effective sera vérifiée à l’audit suivant par votre auditeur.
• 30 jours à compter de la notification de la non-conformité concernant l’usage des marques à savoir Qualiopi, ICPF et COFRAC. En tant qu’organisme certificateur, ICPF effectue une veille sur le bon usage de ces différentes marques tout au long de votre cycle de certification.

Dans le but de traiter les non-conformités, la plateforme Noé permet de télécharger les nouveaux éléments de preuve, ajouter un commentaire et soumettre le dossier. ICPF répondra sous 48h concernant la levée de la non-conformité, c’est simple et rapide !  

Attention, il est impératif de respecter ces délais afin d’obtenir la certification Qualiopi !

L’audit complémentaire pour traiter les non-conformités

Comme mentionné dans le Programme de certification Qualiopi des OPAC, lors d’un trop grand nombre de non-conformités, un audit complémentaire, prestation payante réalisée à distance ou sur site, sera planifié. Ce nouvel échange avec l’auditeur permet d’apporter des éléments de preuve complémentaires pour lever les non-conformités. Comme disent des certifiés « c’est un mal pour un bien ! » afin d’obtenir ou de maintenir sa certification Qualiopi.

Autre cas plus rare, une mauvaise gestion du temps lors des démonstrations de conformité. En effet, la durée de l’audit étant réglementaire, le plan d’audit doit être respecté. Si à la fin de l’horaire indiqué, il reste des indicateurs à traiter alors un audit complémentaire sera planifié.

L’audit complémentaire arrive de façon exceptionnelle puisque généralement le traitement des non-conformités sur la plateforme Noé est suffisant. Il constitue une deuxième chance de mettre en conformité les différents indicateurs à traiter.  

Quelques cas spécifiques

Cas de l’organisme qui n’a pas réalisé d’activité : si l’organisme n’a jamais eu d’activité depuis l’obtention de son Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), le Référentiel National Qualité prévoit pour l’audit initial l’obligation spécifique « nouvel entrant ». Ainsi, cette obligation spécifique permet de bénéficier d’aménagement lors de l’évaluation de plusieurs indicateurs. Donc, il est probable que cela favorise l’obtention un dossier conforme lors de l’audit initial. En revanche, l’intégralité des indicateurs sera auditée lors de l’audit de surveillance.

Cas de l'audit initial aménagé : si lors de l’audit initial l’organisme a bénéficié d’un audit aménagé, le référent qualité remarquera de nouveaux indicateurs apparaître à l’audit de surveillance. Les certifiés ont tendance à oublier que les conditions aménagées ne seront plus applicables. De même, en fonction de l’évolution de votre organisme, des indicateurs spécifiques peuvent devenir applicables.  

Des astuces pour préparer l’obtention de l’audit Qualiopi

Il est important de noter que l'échec, “rater l’audit Qualiopi”, n’existe pas. En effet, l’organisme doit traiter dans les délais réglementaires ses non-conformités sur l’espace Noé ou lors d’un audit complémentaire. En revanche, face à la récurrence des non-conformités non traitées dans les délais impartis, il est possible que l'organisme de certification décide de ne pas délivrer ou de suspendre la certification Qualiopi. Dans le cas d’une non-délivrance ou retrait de certification, vous devrez attendre un délai de 3 mois avant de pouvoir refaire une demande de certification.

C’est pourquoi, il existe quelques astuces pour maximiser ses chances d’obtenir l’audit Qualiopi.

Tout d’abord, pour préparer l’audit Qualiopi, ICPF propose 2 options. La première est l’élaboration qui vous permet de formaliser la démonstration de la conformité de votre organisme aux critères et indicateurs du Référentiel National Qualité intégrés à la plateforme Noé et de télécharger vos éléments de preuve pour répondre aux non-conformités. La deuxième est d’effectuer un pré-audit en amont de l’audit qui est un moment d’échange avec un auditeur permettant d’avoir une première expérience de l’audit et d’identifier d’éventuelles non-conformités.

L’organisme peut aussi effectuer une veille concernant les évolutions de la réglementation à travers la participation à des webinaires, la consultation de replays ou la lecture d’articles Qualiopi.

De plus, si vous en sentez le besoin, vous pouvez demander à des organismes de vous accompagner dans votre démarche grâce à du conseil ou/et de la formation. Ces organismes indépendants de ICPF permettent de mettre en place votre système qualité, de l’améliorer et de le commercialiser.

Par ailleurs, une fois certifié avec ICPF, le certifié peut également rejoindre le Club DBE afin d’interagir avec vos pairs, faire de la veille, partager des expériences d’audit et monter en compétence. Cette communauté de certifiés Qualiopi aide à faire face à un environnement extrêmement changeant.

Conclusion

La certification Qualiopi est une démarche d’amélioration continue, ainsi l’audit est l’occasion de vous permettre de valider la conformité de votre organisation ou de la faire évoluer. Si l’organisme obtient des non-conformités, il aura un délai pour les traiter. Chez ICPF en 2022, plus de 98 % des audités et certifiés ont obtenu et maintenu leur certification Qualiopi. De manière à permettre aux organismes de mettre toutes les chances de leur côté, ICPF met à disposition des moyens tels que l’élaboration, le pré-audit, des articles, des webinaires, un groupe LinkedIn, le club DBE et des événements.

‍

En savoir plus :

https://certif-icpf.org/articles/valeur-certification-qualiopi