Comment se déroule l'audit de renouvellement Qualiopi ?
Le temps passe. Vous venez d'effectuer l'audit de surveillance, et vous souhaitez comprendre le déroulement de la prochaine étape de votre parcours de certification : l'audit de renouvellement. Séverine FIngal vous présente les étapes de l'audit de renouvellement Qualiopi en 5 points :
- Les modalités de l'audit de renouvellement Qualiopi.
- Comment planifier l'audit de renouvellement ?
- Les points de vigilances constatés.
- Les bénéfices de l'audit de renouvellement avec ICPF.
- Les idées reçues à l'approche du renouvellement de la certification
Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
- L’audit de renouvellement vise à engager l’organisme dans un nouveau cycle Qualiopi de 3 ans.
- Pour permettre la continuité de la validité de la certification, l’audit doit se dérouler avant la date d’échéance du certificat.
- L’organisme doit avoir mis en œuvre une action dans son périmètre de certification pour pouvoir déclencher l’audit.
1. Les modalités de l’audit de renouvellement Qualiopi
Objectifs
- Engager l’organisme pour un nouveau cycle qualité de 3 ans.
- Obtenir un nouveau certificat Qualiopi.
Prérequis
- Être un organisme détenteur de la certification Qualiopi et avoir réalisé l’audit de surveillance de manière conforme.
- Présenter a minima une action mise en œuvre, dans la période de référence, pour pouvoir déclencher l’audit de renouvellement.
Planification
- Prévoir une date au plus tôt 8 mois avant l’échéance du certificat.
- Effectuer l’audit de renouvellement avant la date d’échéance du certificat Qualiopi en tenant compte de la levée d’éventuelles non-conformités.
Périmètre de l’audit
L'audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d'un audit initial et s’appuie sur les éléments suivants :
- La vérification des actions correctives selon les éventuelles non-conformités détectées lors de l'audit de surveillance
- Les éléments administratifs relatifs à l'activité de l'organisme
- La conformité du dispositif
- Les actions conduites dans le cadre de la démarche d'amélioration continue de l'organisme
- Le bon usage des marques (Qualiopi, ICPF, COFRAC)
- L’affichage du certificat Qualiopi dans les locaux et/ou le site internet
La durée de l'audit de renouvellement Qualiopi
La durée d’audit de renouvellement de votre organisme est calculée en fonction de votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) pour correspondre à la situation de votre organisme. Celle-ci est calculée en fonction de 3 critères selon le barème suivant :
- Le Chiffre d'Affaires relatif à l'activité de prestataire d'action concourant au développement des compétences.
- Le nombre de sites concernés.
- Les catégories d'actions visées.
- L’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions est sans effet sur la durée de validité de la certification. L’organisme de formation devra solliciter le renouvellement de sa certification au cours de la 3ème année suivant la certification obtenue à l’issue de l’audit initial.
- Aucune modalité allégée n’est prévue pour l’audit de renouvellement.
RAPPEL : Conformément au décret n°2020-894 du 22 juillet 2020, les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 ont une durée de validité de quatre ans.
L'audit de renouvellement Qualiopi est réalisé en présentiel.
Les modalités de l’audit de renouvellement sont décrites dans l’arrêté du 31 mai 2023.
2. Comment planifier l'audit de renouvellement Qualiopi ?
Pour un organisme certifié Qualiopi chez ICPF
La planification de l’audit de renouvellement est disponible à partir du 24ème mois de la date d'émission du certificat. La plateforme Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planification.
Suivez ces étapes pendant la période de planification :
- Se connecter sur Noé.
- Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Demander le renouvellement".
- Cliquer sur "Planifier votre audit".
- Compléter le formulaire et envoyer la demande.
Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn ouvrées et vous envoie une proposition personnalisée.
Pour un organisme certifié Qualiopi chez un autre organisme certificateur
Effectuez votre demande à la suite de la réalisation conforme de l'audit de surveillance.
- Créer un compte sur Noé.
- Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Faire une demande".
- Cliquer sur "Rejoindre ICPF avec un certificat Qualiopi".
- Compléter le formulaire et envoyer la demande.
Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn ouvrés et vous envoie une proposition personnalisée.
3. Les points de vigilances constatés
L’audit de renouvellement doit être programmé suffisamment en amont pour permettre la réalisation de l’audit avant la date d’échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des éventuelles non-conformités. Pour rappel, le délai de traitement des non-conformités majeures par le prestataire est de 3 mois, et l’organisme certificateur dispose d’un délai d’un mois pour le vérifier et prendre sa décision.
Dans le cas où l’audit de renouvellement n’a pas été réalisé suffisamment en amont pour permettre la levée des non-conformités avant l’échéance du certificat, le certificat arrive en fin de validité. Dans l’attente de la décision relative au renouvellement, l’organisme ne dispose donc plus de certificat valide. Conformément à l’article 2 de l’arrêté du 1er février 2021 relatif aux listes des prestataires certifiés, l’organisme certificateur retire l’organisme de la liste transmise au ministère chargé de la formation professionnelle.
ICPF suit le planning de réalisation des audits de renouvellement et vous prévient. Vous devez toutefois vous engager et faire votre demande ou répondre à nos sollicitations. En tant que manager d’organisme de formation, vous êtes le seul responsable de votre démarche de certification. Si les délais sont dépassés, la certification sera retirée.
Soyez également vigilant sur les contacts que vous nous avez communiqués. Si votre référent qualité est parti, vous devez nous en informer pour que ICPF mette à jour vos coordonnées de contact sur Noé et que vous puissiez recevoir toutes les informations.
4. Les bénéfices de l’audit de renouvellement Qualiopi avec ICPF
Grâce à la redevance annuelle, vous maîtrisez et lissez l’investissement de la certification Qualiopi avec une facture émise à la date d’anniversaire de la certification de votre organisme. Celle-ci permet de couvrir le coût de l’audit de surveillance et de renouvellement, sauf en cas de frais de déplacement supplémentaires.
Grâce à l’option élaboration, vous reprenez votre dossier avec la démonstration et les preuves. Vous mettez à jour avec les actions réalisées. C’est prêt. Il est fortement conseillé de prendre l’option élaboration avant l’audit de surveillance pour simplifier la préparation de l’audit de renouvellement. En effet, l’option élaboration offre un audit efficient et fluide.
Dans le cas où votre organisme est certifié par un autre organisme certificateur et que vous souhaitez changer de certificateur, ICPF vous propose 3 solutions :
- Participer à nos Webinaires pour vous informer et nous connaître.
- Réaliser un pré-audit avec l’un de nos auditeurs pour bien vous préparer.
- Effectuez le Transfert de certification pour effectuer l’audit avec ICPF.
5. Les a priori sur l'audit de renouvellement Qualiopi
« Je viens de passer mon audit de surveillance donc j’ai 18 mois avant de planifier mon audit de renouvellement. »
Attention ! L’audit de renouvellement doit être réalisé avant la date d’expiration de votre certificat, sans oublier une certaine marge au cas où vous auriez des non-conformités à traiter, faute de quoi vous risquer de perdre votre certification.
« Je peux planifier mon audit de renouvellement au dernier moment. »
Vous pouvez le faire, mais c’est prendre le risque de compromettre tout le travail que vous avez mis en œuvre pendant les 3 années de votre cycle Qualiopi, car à la différence de l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement n’a pas de période de suspension avant retrait, votre certification vous sera retirée si vous ne réalisez pas votre audit et levez vos non-conformités avant la date d’expiration de votre celui-ci.
Conclusion
L’audit de renouvellement Qualiopi est une étape indispensable dans la vie de la certification. Le réaliser de manière conforme permet de maintenir les bénéfices de la certification, l’accès aux financements (OPCO, Région, France Travail, CPF) et de sécuriser votre activité de formation sur un nouveau cycle de certification.
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