Le pré-audit Qualiopi : décryptage et bénéfices

Le pré-audit Qualiopi est un exercice pertinent pour aborder sereinement la suite du parcours lors de la préparation. L’audit de certification Qualiopi est un moment attendu, parfois redouté, et toujours stressant pour les organismes candidats à la certification.  

En effet pour la grande majorité, Qualiopi est leur première expérience de l’audit qualité. Il constitue donc une entrée dans l’inconnu toujours génératrice d’appréhension. Le pré-audit Qualiopi parfois nommé « audit blanc Qualiopi » est une solution permettant aux organismes de formation de maximiser leur chance d’obtenir la certification Qualiopi. Dans cet article nous allons décrypter le pré-audit : Comment se déroule-t-il ? Quelles sont les différences avec l’audit à prendre en compte dans le processus de certification ? Quels bénéfices en retire l’organisme de formation pour l’obtention de la certification Qualiopi ?

Qu’est-ce que le pré-audit Qualiopi ?

De la même manière que le bac blanc vise à mettre le bachelier en condition d’examen, le pré-audit consiste à mettre l’organisme en condition d’audit. C'est est donc un échange avec un auditeur Qualiopi. Il constitue une évaluation (non exhaustive) de la conformité du dispositif présenté par rapport aux indicateurs du Référentiel National Qualité. L’auditeur signifie les constats et les éventuels écarts qu’il formalisera par écrit dans un rapport d’audit Qualiopi remis à l’organisme à l’issue du pré-audit. Il permet ainsi à l’organisme d’avoir une première expérience de l’audit.

La posture de l’auditeur est la même qu’en audit initial, de ce fait l’auditeur ne donnera aucun conseil, il s’assurera néanmoins que le prestataire ait bien compris les exigences et les niveaux attendus du référentiel Qualiopi. Si des non-conformités sont constatées, l’auditeur argumentera pour faire comprendre à l’organisme les écarts notifiés.

Si l’objectif du pré-audit est de placer l’organisme en condition d’audit des différences existent entre l’audit et le pré-audit.

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Pré-audit Qualiopi versus audit Qualiopi

Le pré-audit Qualiopi ne constitue pas une évaluation exhaustive du système qualité. Cela pour plusieurs raisons.

La durée

La durée du pré-audit est souvent inférieure à celle de l’audit initial. Même s’il est possible pour l’organisme de choisir la durée du pré-audit Qualiopi sans que celle-ci n’excède celle de l’audit initial Qualiopi. En moyenne le pré-audit dure entre 4 et 6 heures alors qu’un audit Qualiopi complet a une durée de minimum de 7 heures.

L’absence d’échantillonnage

L’auditeur n’échantillonne pas lors du pré-audit, il se base sur les éléments de preuve que l’organisme a choisi de lui présenter. Au contraire, lors de l’audit initial, l’organisme candidat à la certification Qualiopi devra mettre à disposition tous les enregistrements et c’est à l’auditeur que reviendra la décision des actions échantillonnées.

L’absence de preuve

Le pré-audit Qualiopi peut être déclaratif, le candidat n’a pas l’obligation de fournir des éléments de preuves, des enregistrements. Dans ce cas, l’organisme annonce à l’auditeur comment il compte répondre à l’exigence afin que l’auditeur constate si la mesure prévue est conforme ou non à une exigence.

L’auditeur

Afin de garantir l’impartialité de l’évaluation de l’organisme, l’auditeur Qualiopi menant le pré-audit est différent de l’auditeur Qualiopi qui mènera l’audit initial. De plus l’auditeur en charge de votre audit initial n’aura pas accès aux résultats. Il n’aura pas pris connaissance du rapport qui vous sera remis à l’issue de « l’audit blanc Qualiopi » a fortiori des éventuelles non-conformités notifiées.

Le périmètre du pré-audit établi, voyons quels sont les bénéfices à en retirer pour les organismes candidats à la certification.

Les bénéfices du pré-audit Qualiopi pour l’obtention de la certification

Si le pré-audit Qualiopi ne contient pas de préconisation et ne garantit pas l’obtention de la certification, le taux de réussite du premier coup à l’audit initial Qualiopi est plus élevé pour les organismes qui ont pris l’option pré-audit.

Il n’y a pas de délai pour le réaliser. L’organisme détermine en fonction de son organisation, le temps qu’il estime nécessaire avant son audit Qualiopi pour se préparer au mieux à la démonstration de sa conformité aux exigences du Référentiel National Qualité.

Le rapport de pré-audit Qualiopi est un document de travail pour l’organisme. Il y retrouvera les niveaux attendus par le référentiel Qualiopi, indicateur par indicateur, les constats de l’auditeur et la liste des preuves présentées ou déclarée pour chaque indicateur ainsi que les constats de non-conformités éventuelles. Il peut donc être utilisé par l’équipe de l’organisme pour peaufiner et apporter des corrections avant l’audit Qualiopi. Le rapport est construit de la même manière qu’un rapport d’audit initial Qualiopi et permet donc au candidat de se familiariser avec le document. Le prestataire saisi ainsi l’opportunité d’optimiser sa préparation et maximiser ses chances de réussite.

Enfin, échanger avec un auditeur Qualiopi avant l’audit de certification permet de se rassurer en confrontant son organisation à une pré-évaluation. Cette première expérience à laquelle accède l’organisme qui choisit la solution du pré-audit lui donne l’avantage d’éliminer les éléments inconnus de l’exercice de démonstration générateur de doutes et d’appréhension et donc permet de réduire le stress avant le jour J.

Le pré-audit Qualiopi est fortement recommandé pour un organisme nouvel entrant, et dans le cas d’une certification initiale ou d’un premier audit qualité pour le référent qualité.