Comment créer un organisme de formation ?
La création d’un organisme de formation repose sur une seule formalité obligatoire : la déclaration d’activité, à déposer dans les trois mois suivant la première convention de formation. Aucun diplôme ni agrément n’est exigé, et la démarche de déclaration est gratuite. Vient ensuite la question de la certification Qualiopi pour accéder aux financements, qui n’est pas requise pour créer l’organisme, mais qui l’est pour être financé.
Le cadre s’est resserré depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Les étapes sont aujourd’hui balisées, et leur ordre a des conséquences concrètes sur le calendrier d’un porteur de projet.
Cet article présente le parcours dans l’ordre : validation du projet, choix du statut, déclaration d’activité, obligations administratives, puis certification. Une section est consacrée aux coûts réels.
Ce qu’il faut retenir
- La création suppose une déclaration d’activité auprès de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), ou de la DRIEETS en Île-de-France, dans les trois mois suivant la première convention de formation.
- Le seul prérequis légal est cette déclaration, complétée chaque année par le bilan pédagogique et financier (BPF).
- NDA désigne le numéro de déclaration d’activité. Le dépôt annuel du BPF conditionne son maintien.
- La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour créer un organisme de formation. Elle l’est pour accéder aux financements publics et mutualisés, dont le compte personnel de formation (CPF) et les opérateurs de compétences (OPCO).
- L’audit de certification ne peut pas être déclenché tant qu’aucune prestation n’a débuté. La signature d’une convention ne suffit pas.
- Un organisme dans sa première année d’activité est un nouvel entrant : onze indicateurs font alors l’objet de modalités d’audit adaptées.
- Le budget de la certification est connu à l’avance : 1 190 € HT, puis un Pass Classic à partir de 523 € HT par an.
- La préparation comporte trois temps : lecture du Référentiel National Qualité, élaboration du dispositif indicateur par indicateur, puis audit blanc.
- Trois profils se lancent le plus souvent : l’expert en reconversion, le formateur indépendant qui se structure, et le professionnel qui ajoute la formation à son activité principale.
Étape 1 : valider le projet et les prérequis
L’activité repose sur une expertise dans un domaine et sur la capacité à la transmettre. La profession n’est pas réglementée : aucun titre n’en conditionne l’exercice.
Les prérequis matériels sont limités. Il n’existe ni capital minimum, ni local obligatoire, ni équipement imposé pour déclarer une activité de formation. Un point mérite toutefois d’être anticipé : l’audit de certification se déroule sur place. En l’absence de locaux dédiés, une rencontre physique reste nécessaire, dans un lieu convenu entre l’organisme et le certificateur.
La formation peut constituer l’activité principale ou une formation occasionnelle venant compléter un autre métier. Ce second cas concerne notamment les experts-comptables, les avocats et les éditeurs de logiciels, qui forment leurs clients à leurs propres prestations. Les obligations sont identiques dans les deux cas.
Étape 2 : choisir son statut juridique
Le statut juridique détermine le régime fiscal, la protection sociale et les obligations comptables. Il n’a aucune incidence sur la certification Qualiopi : tous les statuts sont certifiables, y compris la micro-entreprise et l’association.
Les structures individuelles
L’entreprise individuelle et la micro-entreprise se créent sans capital. La micro-entreprise offre une comptabilité allégée et des cotisations calculées sur le chiffre d’affaires encaissé. Elle impose en contrepartie un plafond de chiffre d’affaires et exclut la déduction des charges réelles.
Les sociétés unipersonnelles
L’EURL et la SASU séparent le patrimoine personnel du patrimoine professionnel et lèvent le plafond de chiffre d’affaires. Elles impliquent une comptabilité complète. La SASU rattache le dirigeant au régime général de la sécurité sociale, l’EURL au régime des travailleurs non salariés. Les deux statuts se distinguent principalement sur ce point.
Les sociétés et les associations
La SARL et la SAS s’appliquent lorsque le projet réunit plusieurs associés ou prévoit des salariés. Une part significative des organismes de formation exerce par ailleurs sous forme d’association, notamment dans les secteurs social, sanitaire et culturel. Ce statut n’écarte ni les obligations de déclaration, ni l’accès à la certification.
Étape 3 : la déclaration d’activité et le NDA
Le numéro de déclaration d’activité atteste que l’organisme est enregistré auprès de l’administration comme prestataire de formation. C’est cet acte qui donne à une entreprise la qualité d’organisme de formation au sens du Code du travail.
La déclaration se dépose auprès de la DREETS de la région concernée, qui a remplacé la DIRECCTE. En Île-de-France, l’interlocuteur est la DRIEETS. Le délai est de trois mois à compter de la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation.
La réglementation n’impose pas que cette première convention soit facturée. Elle peut être conclue à titre gracieux. Ce qui est enregistré, c’est l’existence d’une activité de formation, pas son volume.
Les pièces à fournir sont limitées :
- La première convention ou le premier contrat de formation conclu.
- Le programme de la prestation concernée.
- Le justificatif de qualification du ou des formateurs : diplômes, titres ou expérience professionnelle.
- Les pièces d’identification de la structure, dont l’extrait d’immatriculation.
Deux précisions importantes. Le NDA n’est pas un agrément et ne constitue pas une reconnaissance de qualité : il enregistre l’existence de l’organisme. Il peut par ailleurs être rendu caduc en l’absence de dépôt du bilan pédagogique et financier. Le NDA est un préalable à l’émission du certificat Qualiopi, lequel conditionne la possibilité d’accéder aux financements via EDOF.
Étape 4 : les obligations administratives
Quatre obligations encadrent l’activité. Elles s’appliquent dès la première prestation.
Le bilan pédagogique et financier. L’organisme déclare chaque année l’état des actions réalisées sur l’exercice écoulé. Ce dépôt conditionne le maintien du NDA, et le document figure parmi les premiers éléments demandés en audit. Les modalités et le calendrier sont détaillés dans notre article sur le bilan pédagogique et financier annuel.
La contractualisation. Une convention de formation est établie lorsque le client est une personne morale, entreprise ou financeur. Un contrat de formation professionnelle s’applique lorsque le bénéficiaire est un particulier qui finance lui-même la prestation. Ces documents mentionnent l’objet, la durée, les modalités et le prix de l’action.
L’information du public et le règlement intérieur. Les objectifs, prérequis, durée, tarifs, modalités et délais d’accès, ainsi que les conditions d’accessibilité aux personnes en situation de handicap, sont communiqués avant toute contractualisation. Le détail figure dans les informations à diffuser avant la contractualisation. Un règlement intérieur, portant notamment sur l’hygiène, la sécurité et la discipline, est porté à la connaissance des stagiaires.
La TVA. Les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA, sur demande. L’exonération n’est ni automatique ni obligatoire : elle suppose une attestation délivrée par la DREETS. Les prestations de conseil et de coaching en restent exclues.
Ces obligations supposent une traçabilité documentaire, qui est également la matière de l’audit. Notre comparatif des logiciels pour organisme de formation présente les solutions du marché qui centralisent conventions, feuilles de présence, questionnaires et attestations.
Étape 5 : obtenir la certification Qualiopi
La certification Qualiopi conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés : CPF, OPCO, France Travail, Régions et fonds d’assurance formation. En son absence, les prestations sont financées par les clients sur leurs fonds propres.
Les organismes certifiés par ICPF citent six autres motifs d’engagement dans la démarche :
- Rassurer leurs clients sur la qualité de leur offre.
- Répondre à l’exigence d’un client qui la demande.
- Accéder à des appels d’offres.
- Démontrer que l’activité de formation est sous contrôle.
- Rejoindre un réseau de professionnels certifiés.
- Continuer à intervenir en tant que sous-traitant.
Le parcours comporte plusieurs étapes : création du compte sur la plateforme Noé et demande de proposition, choix de l’organisme certificateur, préparation, puis audit initial. La certification est délivrée pour un cycle de trois ans. L’audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention, puis un audit de renouvellement clôt le cycle. Le déroulement complet est présenté dans le déroulement de la démarche de certification.
La préparation comporte trois temps : lecture du Référentiel National Qualité, élaboration du dispositif indicateur par indicateur, puis audit blanc. ICPF propose deux options qui couvrent les deux derniers : l’option Élaboration, pour saisir les preuves indicateur par indicateur en amont, et le Pré-audit, qui donne lieu à un rapport d’écarts. Le pré-audit se réalise uniquement en amont de l’audit initial, et l’auditeur de l’audit initial n’a pas accès à son rapport.
Deux conditions de déclenchement de l’audit
L’activité doit avoir débuté. Un organisme qui n’a mis en œuvre aucune prestation ne peut pas être audité. La signature d’une convention ne suffit pas : pour une formation longue, elle doit au moins avoir commencé.
Le NDA n’est pas exigé le jour de l’audit. La preuve du dépôt de la demande d’enregistrement, datant de moins de trois mois, est recevable. En revanche, le certificat ne peut être délivré tant que le numéro n’a pas été attribué. L’audit peut donc être planifié pendant l’instruction de la déclaration d’activité.
Le statut de nouvel entrant
Un organisme dans sa première année d’activité est qualifié de nouvel entrant. Le critère est objectif : il n’a pas encore transmis de premier bilan pédagogique et financier. Le statut s’applique également à un organisme déjà certifié qui démarre une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs concernés.
Ce statut modifie les modalités d’audit. Onze indicateurs, les numéros 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, font l’objet d’une appréciation adaptée : l’organisme certificateur vérifie la formalisation du processus à l’audit initial, et sa mise en œuvre effective à l’audit de surveillance. Un nouvel entrant n’a pas encore d’historique à présenter sur la satisfaction, les taux de réussite ou l’exploitation de sa veille.
Ce report a une contrepartie budgétaire. La durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée pour permettre cette vérification, ce qui se répercute sur le montant du Pass annuel.
La durée de l’audit initial, elle, dépend du chiffre d’affaires en formation, du nombre de catégories d’actions et du nombre de sites. Trois tranches s’appliquent : moins de 150 000 €, de 150 000 à 750 000 €, et 750 000 € et plus. Un organisme sans bilan pédagogique et financier transmis établit un document indiquant les produits perçus par catégorie de financeur, à partir de ses données comptables.
Combien coûte la création d’un organisme de formation ?
La déclaration d’activité est gratuite. Le coût de création se limite aux formalités de la structure juridique, puis au budget de certification lorsque l’organisme vise les financements.
| Poste | Montant | Nature |
|---|---|---|
| Déclaration d’activité auprès de la DREETS ou de la DRIEETS | Gratuit | Obligatoire |
| Création de la structure juridique | De 0 € en micro-entreprise à quelques centaines d’euros en société | Obligatoire, variable selon le statut |
| Certification Qualiopi | 1 190 € HT | Facultative, sauf accès aux financements |
| dont audit initial | À partir de 995 € HT | Inclus dans les 1 190 € HT |
| dont frais techniques (certificat, service client, plateforme Noé) | 195 € HT | Inclus dans les 1 190 € HT |
| Frais de déplacement de l’auditeur | À partir de 60 € HT | Obligatoires si l’audit se tient dans les locaux de l’organisme |
| Pass Classic, facturé à chaque date anniversaire du certificat | À partir de 523 € HT par an | Couvre l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement |
| Option Élaboration | 98 € HT par cycle de certification | Facultative |
| Option Pré-audit (audit blanc) | À partir de 310 € HT | Facultative |
Le budget est connu à l’avance et lissé dans le temps : un montant à l’entrée, puis une facture annuelle qui finance les audits du cycle. Pour un nouvel entrant, le Pass intègre la demi-journée de surveillance supplémentaire. Le détail des modalités et des facilités de règlement figure dans le détail du coût de la certification Qualiopi.
Synthèse
La création d’un organisme de formation tient à une déclaration d’activité et à un bilan annuel. La certification Qualiopi relève d’une décision distincte, liée à l’accès aux financements. Deux conditions gouvernent son calendrier : une prestation doit avoir débuté, et le numéro de déclaration d’activité doit être attribué avant l’émission du certificat.
Sources
- Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, article 6
- Arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité, articles 1er, 2 et 4
- Guide de lecture du Référentiel National Qualité, version 9 du 8 janvier 2024, Ministère du Travail
- Questions-Réponses « Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences », version 2 du 1er septembre 2023, DGEFP, questions 2.13, 5.7, 7.1, 7.2, 7.5, 7.6 et 9.3
- Code du travail, articles L. 6313-1, L. 6316-1 et L. 6351-1
Pour en savoir plus
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