Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

Le temps passe. L’audit de surveillance approche. François GALINOU, Président de ICPF, vous simplifie la compréhension de l’audit de surveillance Qualiopi en 4 points :

1. Les modalités de l’audit de surveillance
2. L’analyse de ICPF
3. Les plus de ICPF
4. Les peurs et les fantasmes

L’essentiel à savoir sur l'audit de surveillance Qualiopi

• L’audit de surveillance a pour objectif d’établir que le dispositif certifié est mis en œuvre.
• Il doit se dérouler entre le 14^ème et 22^ème mois à compter de la date d'émission du certificat.
• Planifiez votre audit de surveillance en avance depuis Noé pour obtenir une date confortable afin d'éviter les risques de suspension et/ou de retrait de certification.

1. Les modalités de l’audit de surveillance Qualiopi

Objectifs

1. Vérifier que le dispositif certifié est appliqué.
2. Faire un focus sur les non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu'à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action.

Planification

L’audit de surveillance doit se réaliser entre le 14^ème et le 22^ème mois suivant la date d'obtention de la certification.

Pour un organisme certifié chez ICPF

La planification de l'audit de surveillance est disponible à partir du 8^ème mois de la date d'émission du certificat. La plateforme Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planification. Suivez les étapes suivantes pendant la période de planification :

1. Se connecter sur Noé.
2. Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Demander la surveillance".
3. Cliquer sur "Planifier votre audit".
4. Compléter le formulaire de demande et envoyer la demande.

Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn ouvrées et vous envoie une proposition personnalisée.

Pour un organisme certifié chez un autre certificateur

Effectuez votre demande à la suite de l'obtention de la certification.

1. Créer un compte sur Noé.
2. Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Faire une demande".
3. Cliquer sur "Rejoindre ICPF avec un certificat Qualiopi".
4. Compléter le formulaire et envoyer la demande.

Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn ouvrées et vous envoie une proposition personnalisée.

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Périmètre de l’audit

• Les éléments administratifs relatifs à l'activité de l'organisme.
• La conformité du dispositif.
• Une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit.
• Les actions conduites dans le cadre de la démarche d'amélioration de l'organisme.
• Le bon usage des marques (Qualiopi, ICPF, COFRAC).

La durée de l'audit de surveillance Qualiopi

Dans la majorité des cas, la durée de l'audit de surveillance est d'une demi-journée, soit la moitié de la durée de l'audit initial. Cette durée évolue selon le Chiffre d'Affaires de l'organisme certifié, de son nombre de sites, et des catégories d'actions comprises dans son périmètre de certification : action de formation, bilan de compétences, formation par apprentissage, et/ou VAE.

Avec la publication de l'arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation, l'audit de surveillance pour l'organisme nouvel entrant bénéficie d'une durée supplémentaire de 0,5 jour pour assurer la démonstration.

L'audit de surveillance est réalisé à distance sauf dans 4 cas.

• 1er cas : Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l'organisme certificateur
• 2ème cas : Résultats d'une analyse de risque issue de l'audit précédent
• 3ème cas : Pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l'initiative de l'organisme certificateur et en fonction des deux cas précités
• 4ème cas : Audit initial réalisé à distance

Les modalités de l’audit de surveillance sont décrites dans l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019. Bien entendu, l’audit de surveillance peut se réaliser sur site à la demande expresse du certifié.

Source : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000038570140

2. L’analyse de ICPF des modalités de l’audit de surveillance Qualiopi

L’audit de surveillance n’est pas un audit initial. Il ne s’agit pas pour le référent qualité de l’organisme de refaire la démonstration de la conformité à tous les indicateurs. Il s’agit de démontrer que le dispositif, évalué conforme à la certification, est mis en œuvre dans un esprit d’amélioration continue. L’objectif du référent qualité est, par conséquent, de préparer et de réussir cette démonstration, indicateur par indicateur, en respectant la durée de l’audit.

Il y a 2 cas particuliers :

• 1er cas : Les bénéficiaires d’audit aménagé, ex CNEFOP, où il s’agit d’auditer les 13 indicateurs qui n’ont pas été vus lors de l’audit initial et vérifier la mise en œuvre du dispositif pour les 10 à 19 indicateurs déjà audités. Également, le référent qualité doit préparer une démonstration qui tiendra dans le temps imparti à l’audit. Pour mémoire, les indicateurs non audités sont les 4, 5, 6, 9, 10, 17, 18, 19, 21, 23, 27, 30 et 31.
• 2ème cas : Les certifiés Qualiopi d’avant le 31 décembre 2020, détenant une certification valable 4 ans, qui doivent réaliser l’audit de surveillance entre le 14^ème et le 28^ème mois.

3. Les plus de ICPF

C’est simple et facile grâce à la plateforme Noé. ICPF vous prévient à l’avance. Vous pouvez également prendre l’initiative et faire votre demande en ligne. Planifiez le plus tôt possible.

Grâce à la redevance annuelle, il n’y a pas de devis ou de facture à gérer sauf en cas de frais de déplacement.

Grâce à l’option élaboration, vous reprenez votre dossier avec la démonstration et les preuves. Vous mettez à jour avec les actions réalisées. C’est prêt. Il est fortement conseillé de prendre l’option élaboration avant la surveillance, pour ceux qui ne l’ont pas. En effet, l’option élaboration garantit un audit efficient et fluide.

Avec les pass urgence, weekend et report, planifiez sereinement votre audit et bénéficiez d'un choix plus large de dates.

4. Les a priori sur l'audit de surveillance Qualiopi

« L’audit de surveillance sera plus difficile parce que l’auditeur a été indulgent lors de l’audit initial. » Cette rumeur véhiculée par certains n’est pas fondée. Le dispositif jugé conforme lors de l’audit initial ne peut être remis en question lors de l’audit de surveillance. En revanche, pour certains ex-certifiés CNEFOP, le risque est réel car les indicateurs non vus lors de l’audit initial seront audités pour la première fois.

« Tous les indicateurs sont audités. » Non. C’est le dispositif qui est vérifié. Il n’est pas possible pour l’auditeur de revenir sur une conformité établie lors de l’audit initial sauf si le dispositif prévu n’est pas appliqué.

Que se passe-t-il si je ne fais pas l’audit de surveillance dans les temps ?

ICPF suit le planning de réalisation des audits de surveillance et vous prévient. Vous devez toutefois vous engager et faire votre demande ou répondre à nos sollicitations. Si les délais sont dépassés, la certification sera suspendue le temps que vous mettiez en conformité la situation de votre organisme. Soyez vigilant également sur les contacts que vous nous avez communiqués. Si votre référent qualité est parti, vous devez nous en informer pour que ICPF mette à jour vos coordonnées de contact et que vous puissiez recevoir toutes les informations. Heureusement, grâce au système de redevance, ICPF met à jour vos coordonnées de contact a minima 6 mois avant l’audit de surveillance.

Conclusion

L’audit de surveillance est une étape importante dans la vie de la certification. Il s’agit de vérifier que le dispositif, initialement certifié, est appliqué dans un esprit d’amélioration continue. La prochaine étape sera l’audit de renouvellement qui verra tous les indicateurs audités. ICPF grâce à Noé et au système de redevance vous facilite le passage de cette étape avec l’option élaboration en particulier qui vous permet de vous remettre plus rapidement « dans le bain ».