Après l’audit initial, voici venu l’audit de surveillance

Plusieurs mois se sont écoulés depuis votre audit initial Qualiopi et l’audit de surveillance pointe déjà le bout de son nez. Cet audit n’est pas à prendre à la légère car la certification peut être suspendue ou retirée. Le cycle de la certification Qualiopi est un éternel recommencement pour vérifier que les organismes s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue, en maintenant les exigences qualités du référentiel Qualiopi. Pour votre audit initial, vous avez découvert le Référentiel National Qualité (RNQ), vous l’avez intégré, vous avez mis des procédures en place pour être conforme. Au final, vous avez obtenu le Saint Graal. Maintenant, l’objectif est de le conserver. À la veille de votre audit de surveillance, vous devez vous préparer pour démontrer le jour J que vous avez continué à appliquer et améliorer votre feuille de route pour rester conforme aux RNQ.

Comment planifier l'audit de surveillance Qualiopi ?

Pour un organisme certifié chez ICPF

La planification de l'audit de surveillance est disponible à partir du 8^ème mois de la date d'émission du certificat. Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planification. Suivez les étapes suivantes pendant la période de planification :

1. Se connecter sur Noé.
2. Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Demander la surveillance".
3. Cliquer sur "Planifier votre audit".
4. Compléter le formulaire et envoyer la demande.

Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.

Pour un organisme certifié chez un autre certificateur

Effectuez votre demande à la suite de l'obtention de la certification.

1. Créer un compte sur Noé.
2. Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Faire une demande".
3. Cliquer sur "Rejoindre ICPF avec un certificat Qualiopi".
4. Compléter le formulaire et envoyer la demande.

Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.

Comment se préparer à l’audit de surveillance ?

Votre audit de surveillance doit être effectué entre le 14^ème et 22^ème mois après la date d’obtention de votre certification.

À noter que si vous avez été un des premiers organismes à être certifié, c’est-à-dire avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans et votre audit de surveillance est à programmer entre le 14^ème et 28^ème mois par rapport à la date figurant sur votre certificat.

 Dans un premier temps, prenez contact avec votre certificateur pour choisir une date, valider la modalité (à distance ou sur site, généralement il y a une alternance, si votre audit initial s’est fait à distance, votre audit de surveillance se fera en présentiel et inversement) et quelques vérifications seront faites par rapport à la situation de votre organisme. C’est le moment de déclarer les changements : vos formations sont enregistrées au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP), vous proposez des formations en alternance, vos formateurs sont en sous-traitance…

Le cas des certifiés CNEFOP

Certains organismes ont bénéficié de conditions particulières au moment de l’audit initial, avec un audit « allégé » : les nouveaux entrants et les organismes certifiés CNEFOP.

À l’audit de surveillance, les « nouveaux entrants » vont être évalués sur la mise en œuvre des éléments formalisés à l’audit initial pour les indicateurs 2 - 3 - 11 - 13 - 19 - 24 - 25 - 26; et audités pour la première fois sur les indicateurs 22 et 32.

Les organismes certifiés CNEFOP ont eu un audit initial aménagé, sur un temps réduit et uniquement quelques indicateurs (1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 - 26 – 32 et les indicateurs spécifiques). Ceci a été une opportunité pour de nombreux organismes pour obtenir la certification Qualiopi grâce à un audit allégé. Le revers de la médaille se trouve à l’audit de surveillance car tous les indicateurs non audités apparaissent (indicateurs : 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 - 13 - 16 - 17 - 18 - 19 - 21 - 23 - 27 - 28 - 30 - 31).

Il est important de souligner que le référentiel RNQ a évolué au cours du temps. Donc pour votre préparation, vous devez avoir sous la main, la dernière version du référentiel Qualiopi (V.7 | 29 mars 2021) et votre rapport d’audit initial. 

Les semaines de préparation avant l'audit de surveillance

Vous avez quelques semaines devant vous, pour :

• Relire votre rapport d’audit,
• Vérifier indicateur par indicateur que vous avez fait ce que vous aviez déclaré sur toutes vos actions réalisées depuis la date de votre certification.

Je vous prends un exemple. Dans l’indicateur 30, vous collectiez les appréciations des apprenants grâce à un questionnaire version papier, que vous faisiez remplir à la fin de la formation. Vous avez peut-être modifié votre procédure et ceci est bien puisque nous ne devons pas perdre de vue que nous sommes dans une amélioration continue mais surtout vous devez avoir gardé les preuves constatables sur toutes les sessions réalisées.

• Préparer les indicateurs sur lesquels vous n’aviez pas été audité à l’audit initial. Je parle spécialement aux nouveaux entrants et certifiés CNEFOP.
• Ranger toutes vos preuves pour qu’elles soient accessibles très rapidement.

Comme l’audit initial, la préparation de l’audit de surveillance est un moment particulier pour lever la tête du guidon et faire un état des lieux.

Le jour J de l'audit de surveillance

Vous avez trouvé que le temps était passé vite entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Durant l’audit de surveillance, vous n’aurez pas le temps de dire « ouf » qu’il sera déjà fini. L’audit dure généralement 3h30 (temps calculé selon le CA, les catégories d’action et le nombre de site). Soyez conscient qu’à ces 3h30, il faut soustraire :

• 10-15 minutes pour la réunion d’ouverture, la vérification de l’utilisation des logos Qualiopi, COFRAC, ICPF
• Quelques minutes, pour faire un focus sur les non-conformités éventuelles soulignées en audit initial. Attention de bien avoir mis en place le plan d’action lié à une non-conformité mineure car sinon elle peut se transformer en NC majeure
• 15 minutes pour la réunion de clôture. 

En conclusion pour l'audit de surveillance

Au final, il reste un peu moins de 3h pour faire le tour des 22 indicateurs communs et spécifiques à votre catégorie.

Vous avez déjà eu l’expérience de votre audit initial donc pas de surprise. L’auditeur suit le plan d’audit qu’il vous a transmis quelques jours avant l’audit. À vous de répondre, prouver que vous êtes toujours conforme au référentiel Qualiopi. L’auditeur va vous demander les preuves de ce que vous avancez par rapport à l’échantillonnage qu’il a choisi. En quelques secondes, vous devez trouver votre preuve, la montrer et la commenter. Peu de temps pour chercher donc il est important d’avoir un classement efficace.

L’audit initial est une course de fond, l’audit de surveillance est un sprint. ⏱

Aucune impasse est faite, tous les indicateurs sont vus.

Une bonne préparation est indispensable. Vous pouvez la faire seul, avec l’aide de votre réseau ou en suivant une formation.

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