La certification Qualiopi pour les Organismes de Formation multi-sites
Dans cet article, nous allons aborder le sujet des organismes de formation multi-sites. Les Organismes de Formation sont divers, tant dans leurs activités que dans leur organisation. Nous verrons leurs caractéristiques et les impacts de cette organisation sur la certification Qualiopi.
Qu’est ce qu’un organisme de formation multi-sites ?
Un organisme de formation peut disposer de plusieurs lieux d’activités. Toutefois, pour être qualifié d’organisme multi-sites, chaque lieu doit répondre aux 2 conditions suivantes :
- Une présence permanente de personnel
- Lieu sur lequel tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées
L’organisme de formation multi-sites comptera autant de sites que de lieux répondant à ces 2 conditions.
L’organisme ainsi défini comme multi-sites doit répondre aux exigences fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit ainsi qu’aux exigences du Référentiel National Qualité.
Les exigences particulières d’un organisme multi-sites
Les organismes de formation multi-sites ont une structure particulière qui nécessite une organisation adaptée. Ainsi, les exigences des organismes multi-sites sont :
- Avoir un seul et unique système qualité
- Identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et qui n’est pas sous-traitée
- La fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique
- Tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
Le respect de ces exigences est vérifié par l’auditeur lors de l’audit Qualiopi. C’est pourquoi les audits d’organismes de formation multi-sites ont une durée plus longue.
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La durée d’un audit de certification Qualiopi multi-sites
Comme pour tout organisme de formation, la durée de l’audit Qualiopi est définie par 3 critères :
- Le chiffre d’affaires de l’organisme
- La ou les catégories d’action demandées en certification
- La validité d’une certification inscrite au CNEFOP.
Pour les organismes multi-sites, un critère s’ajoute pour calculer la durée de l’audit :
- Le nombre de sites.
Ainsi, la durée de l’audit Qualiopi sera proportionnelle au nombre de sites de l’organisme candidat.
L’organisation de l’audit de certification Qualiopi
Tous les sites ne sont pas systématiquement audités à chaque audit.
Lors de la planification de l’audit, ICPF va effectuer un échantillonnage des sites à auditer. Ainsi, en fonction du nombre de sites, ICPF va définir ceux qui seront audités lors de l’audit initial, l’audit de surveillance, puis lors du renouvellement de la certification. Cette organisation doit permettre d’auditer l’ensemble des sites sur un cycle de certification.
Seule la fonction centrale sera auditée systématiquement. L’auditeur va alors se déplacer sur le lieu de la fonction centrale et dans chaque site choisi lors de l’échantillonnage.
La technique d’échantillonnage appliquée par ICPF est définie réglementairement. Le nombre de sites visités lors de l’audit est égal à la racine carrée du nombre de sites total.
Par exemple, l’organisme de formation comprend 4 sites. Le nombre de sites audités sera de 2 (racine carrée de 4) en plus de la fonction centrale. L’auditeur se déplacera donc à 3 adresses.
Le déroulement de l’audit de certification Qualiopi
L’audit de certification Qualiopi d’un organisme multi-sites se déroule de manière similaire à celui d’un organisme à site unique. Toutefois, les particularités de l’organisme multi-sites vues précédemment sont auditées et l’auditeur sera amené à se déplacer sur les sites choisis dans l’échantillonnage.
L’organisme multi-sites devra démontrer la conformité de son organisation aux critères du Référentiel National Qualité.
En conclusion, l’audit d’un organisme multi-sites est peu différent de celui d’un organisme de formation à site unique. Il est adapté en organisation et en durée à l’activité de l’organisme de formation multi-sites.
En savoir plus :
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit
Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences
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