Qu'attend-on de l'accompagnement d'un cabinet de conseil Qualiopi ?

Aujourd’hui pour un PAC (Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences, comprenant : Organisme de formation, Centre de bilan de Compétences, Centre de VAE, CFA) face aux nouvelles exigences Qualiopi, se faire accompagner par un cabinet de conseil Qualiopi n’est pas une obligation mais demeure primordial pour la réussite de ces certifications (Initiale, Surveillance/contrôle et bientôt Renouvellement).

Beaucoup d’acteurs sur le marché des Conseils Qualiopi sont susceptibles d’amener un accompagnement aux organismes. Mais comment faire un choix opportun qui réponde à vos attentes et vos besoins dans la création d’une relation Gagnant/Gagnant ? Cet article est là pour vous amener des réponses concrètes.

L’accompagnement à la préparation de l’audit initial d’un Cabinet de Conseil Qualiopi

Dans un premier temps, afin de construire un dialogue constructif entre partenaires, la première action est de bâtir votre cahier des charges de demande par rapport à votre situation.

Les rubriques du Cahier des Charges peuvent être pour un accompagnement à l’audit initial Qualiopi :

• L’objectif (exemple : Obtenir Qualiopi en certification initiale sans non-conformités).
• La méthodologie d’accompagnement détaillée en fonction de chaque phase (un diagnostic en amont est souhaitable (Phase 1) entre votre fonctionnement actuel et les exigences du référentiel Qualiopi.
• La mise à disposition d’une base documentaire pour vous aider à construire votre Système de Management de la Qualité (SMQ).
• Les personnels mobilisés chez vous.
• La durée d’accompagnement (Calendrier d’accompagnement avec points de synthèse).
• Le tarif et les modalités de règlement.
• Le système d’évaluation de la fin de mission du Cabinet Qualiopi.

Il est à noter qu’un Organisme Certificateur (OC) autrement appelé « Cabinet de Certification Qualiopi » ne peut pas vous accompagner en tant que Conseil à la certification Qualiopi s’il est également votre organisme certificateur.

Il peut seulement vous proposer un pré-audit Qualiopi, autrement appelé « audit à blanc ». Celui-ci est en option dans sa proposition. En conséquence le Cabinet de Conseil Qualiopi qui vous accompagne, peut quant à lui, proposer une mission d’audit à blanc en dernière pour préparer l'audit Qualiopi en dernière phase d'accompagnement.

L’accompagnement pour la préparation à l’audit de surveillance ou de contrôle d’un Cabinet de Conseil Qualiopi

Pour un accompagnement à la préparation d’un audit de surveillance Qualiopi, les rubriques de votre cahier des charges sont quasiment identiques, mais la mission du Cabinet Conseil Qualiopi détaillera son plan d’accompagnement sur la vérification du fonctionnement du SMQ et des Indicateurs qui peuvent devenir des non-conformités lors de l’audit de surveillance.

Par exemple, les indicateurs :

• 4 pour le non-retour des pièces d’identification des besoins et attentes.
• 6 sur la formalisation de la conception de nouveaux modules de formations.
• 8 dans la gestion des prérequis.
• 11 sur le système d’évaluation.
• 12 sur la gestion des abandons.
• 23,24,25,26 sur l’exploitation de la veille.
• 30,31,32 sur la mise en œuvre de votre système d’amélioration continue.

Le Cabinet de Conseil Qualiopi vérifiera également la conformité de l’utilisation de la Marque Qualiopi (utilisation du Logo Qualiopi en fonction du type de document et définition des périmètres de votre certification) par votre organisme.

Rôle et mission des parties prenantes (Organisme et Cabinet de Conseil Qualiopi)

Rôle et missions de votre organisme :

• Répondre à la proposition d’accompagnement des prestataires de Cabinet de Conseil Qualiopi sollicités (a minima 3 cabinets consultés) dans les 15 jours qui suivent la réception de leurs propositions.
• Examiner l’expertise des intervenants sur la mission (nota : ce n’est pas le nombre d’accompagnements qui est signifiant, ni une garantie de résultat du prestataire, car cela ne veut rien dire par rapport à la qualité de l’accompagnement) et le cadre déontologique de la mission d’accompagnement du Cabinet de Conseil Qualiopi.

Rôle et missions du Cabinet de Conseil Qualiopi :

• Envoyer la proposition sous quinzaine maximum à partir de votre demande (mail ou téléphone).
• Définir précisément les valeurs mises en œuvre (Ecoute/Bienveillance/Questionnement neutre/Conseils).
• Etablir la tarification et les modalités de règlement.
• Respecter le calendrier contractuel des délais de l’accompagnement.

Conclusion

Un Cabinet de Conseil Qualiopi se doit de répondre bien au-delà de la récitation des indicateurs sur lesquels vous êtes concernés. Sa mission est de vous aider à formaliser votre Organisme aux exigences de Qualiopi en SMQ qui restent, hormis les indicateurs de veilles et le système d’amélioration continue, le fonctionnement d’un organisme « classique ».

Un dernier point de vigilance pour le choix d’un Cabinet Conseil est la vérification de l’actualisation de celui-ci sur le Guide de Lecture (à ce jour V7) qu’il utilise pour vous accompagner.

En juin 2021 le Ministère du Travail avait formulé la parution d’un Guide de lecture V8 qui apporterait des modifications. Nous l’attendons toujours en octobre 2022. Par contre, ce nouveau Guide de Lecture V8 entrera en vigueur pour les audits 2 mois après la parution de celui-ci dans un délai que nous ne connaissons pas….