Qualiopi : Top départ des audits de renouvellement avec INEXFOR

En 2019, ICPF a obtenu, après 24 ans au service de la qualité des professionnels de la formation, personnes physiques, l'autorisation pour délivrer la certification Qualiopi, à l'époque intitulée RNQ. 4 ans après, nous avons réalisé en juin dernier le premier audit de renouvellement de INEXFOR, 3ème organisme certifié Qualiopi par ICPF. Cet audit lance la série des audits de renouvellements à venir. Dans ce cadre, nous sommes allés à la rencontre de la dirigeante et consultante formatrice Dominique Dancoisne qui nous partage à travers cet article en 9 points son parcours et son retour d'expérience.

1- Quelle est votre activité ?

Consultante-Formatrice, j’accompagne les Organismes de Formation TPE de statut privé à l’obtention et au maintien de la certification Qualiopi et, prochainement, aux bases et actions prioritaires dans la mise en œuvre du RGPD.

Après une première partie de carrière salariée consacrée à la négociation et au management commercial, j’ai fait le choix en 1994 de créer mon Organisme de Formation, à l’origine avec la ferme intention d’aider « mes » stagiaires à atteindre leur objectif professionnel.

Les groupes en présentiel se sont succédé : commerciaux, agents de maitrise, cadres, puis essentiellement sapeurs-pompiers de différents grades, en Formation de Formateurs et de Responsables pédagogiques.

A partir de 2013, l’Approche Par Compétences (APC) a détrôné la Pédagogie Par Objectifs (PPO), et cette évolution a contribué au développement progressif de la formation interne chez les sapeurs-pompiers.

Sentant le vent tourner, je me suis investie en 2016 dans l’accompagnement pédagogique à l’obtention par les Consultants-Formateurs Entrepreneurs de la certification ICPF CNEFOP, puis dès 2019 à l’obtention de Qualiopi, d’abord en format présentiel, puis exclusivement en format pédagogique distanciel synchrone et asynchrone.

2- Qu’est-ce qui vous a amenée à obtenir votre certification Qualiopi ?

Certifiée ICPF PRO (ex-certification ICPF & PSI) depuis décembre 2014, j’avais perçu que la loi du 05 septembre 2018 allait profondément modifier le paysage de la formation professionnelle.

Mon choix de commercialiser deux formations en accompagnement individualisé Qualiopi nécessitait que mon organisme soit lui-même certifié Qualiopi, pour une meilleure crédibilité.

J’ai réussi l’audit initial le 16 août 2019, l’audit de surveillance exactement 14 mois après, le 16 décembre 2020, et l’audit de renouvellement s’est déroulé le 16 juin 2023.

3- Qu’est-ce qui vous a fait choisir ICPF et vous a motivé à poursuivre votre démarche ?

Avant de connaitre ICPF & PSI en 2014, j’avais obtenu la qualification de Consultante-Formatrice auprès d’un syndicat national duquel j’étais adhérente. Mais une qualification s’obtient par les « pairs », alors qu’une certification est délivrée après avoir réussi un audit externe, réalisé par un organisme tierce partie.

Sur Internet, j’avais pu constater l’évolution de ICPF & PSI, qui existait depuis 1995. Grâce notamment à la vision entrepreneuriale de son dirigeant, François Galinou, et à la fidélité de son équipe de Direction, ICPF s’est rapidement positionné comme acteur incontournable dans l’univers de la certification qualité des professionnels de la formation et du conseil.

4- Comment avez-vous préparé votre audit de renouvellement ?

L’audit de surveillance se déroule sur une durée raccourcie et l’auditeur utilise beaucoup l’échantillonnage afin de vérifier la mise en œuvre continue des processus présentés en audit initial.

Pour l’audit de renouvellement, j’ai veillé à ne pas reproduire l’erreur faite pour l’audit de surveillance, à savoir « sur-préparer » un dossier dédié.

Désormais, les processus qualité que j’avais privilégiés étaient bien intégrés dans mon organisme, et j’étais certaine de la complétude de mes dossiers de formation aux plans administratif et pédagogique.

Je me suis donc concentrée sur la préparation de mon argumentation pour démontrer que mes processus répondaient aux indicateurs du Référentiel National Qualiopi, preuves concrètes à l’appui.

5- Avez-vous rencontré des difficultés dans la mise en œuvre de Qualiopi dans votre organisation ? Si oui, lesquelles?

La certification « CNEFOP » précédente s’obtenait chez ICPF après un audit de dossier à distance, via la plateforme NOE.

Convaincue de l’intérêt intellectuel de l’audit de processus Qualiopi qui exige de bien identifier et analyser le fonctionnement de son activité afin de l’expliquer clairement à l’auditeur, que ce soit en présentiel ou en distanciel, j’ai choisi d’optimiser ma propre démarche en accompagnant mes clients Organismes de Formation vers le même objectif.

Je me dois donc d’être « exemplaire », autant que faire se peut. C’est une exigence qui me motive au quotidien. L’un de mes clients a utilisé à mon endroit le terme de « rectitude ».

6- Quels sont les indicateurs qui vous ont demandé de plus de travail ou d’évolution de votre organisation depuis l’audit initial ?

J’ai augmenté de façon significative ma compréhension de la dimension d’altérité au travers des dix indicateurs « PSH » 01-04-09-10-18-19-21-23-25-26 applicables à mon OF, puisque je ne n’utilise pas les services de sous-traitants (Indicateur 27).

7- Comment s’est déroulé l’audit de renouvellement ?

Le premier adjectif qui s’impose à l’esprit est « sportif », tant pour l’auditeur que pour l’audité. Il faut que l’un et l’autre soient en forme physiquement, intellectuellement et psychiquement. Mon auditrice et moi-même avons eu le plaisir et l’honneur d’initier l’audit de renouvellement avec ICPF, dans un état d’esprit d’échange et de respect mutuel.

8- Quel(s) avantage(s) vous a apporté la certification Qualiopi depuis votre certification et l’intégration dans votre organisation ?

Le principal avantage se traduit par la possibilité pour mes clients eux-mêmes professionnels de la formation de solliciter un financement de l’accompagnement pédagogique que je propose. Jusqu’en 2016, j’ai conçu et animé des formations pour différentes structures desquelles je « dépendais », en définitive. Lorsque je me suis inscrite dans une démarche qualité, j’ai été amenée à identifier précisément ce qu’attendaient les clients/bénéficiaires, afin de pouvoir le leur proposer. La valeur d’usage a ainsi supplanté la valeur d’échange.

9- Quel(s) conseil(s) donneriez-vous à un futur audité ?

Ecoutez, écoutez, écoutez l’auditeur, du début à la fin de l’audit. Le contenu et la forme de ses questions aiguilleront vos réponses. Ses remarques seront précieuses si vous voulez bien les entendre. Répondez à la question et rien qu’à la question et arrêtez-vous de parler à chaque fois que l’auditeur vous dira que votre processus est conforme à l’indicateur.