Le Bilan de Compétences dans le cadre de la Certification Qualiopi

Comme inscrit dans l’Article L.6313-1¹ du Code du Travail, le Bilan de Compétences fait partie des actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ d'application des dispositions relatives à la formation professionnelle et donc de la certification Qualiopi.  

Conformément aux dispositions de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel (loi n°2018-771), pour être finançables par des fonds publics, les bilans de compétences doivent être dispensés dans un cadre de qualité. Ce cadre qualité n’est autre que celui définit à travers le Référentiel National Qualité : Qualiopi.  

Ainsi, pour permettre à ses bénéficiaires et / ou commanditaires de financer cette formation par des fonds publics ou mutualisés par des opérateurs de compétences (CPF, plan de développement des compétences, Pôle Emploi, OPCO…), l’organisme de formation doit être titulaire d’une certification Qualiopi délivrée au titre de la catégorie d’actions Bilan de Compétences.  

Qu’est-ce qu’un Bilan de Compétences ?  

L’article L.6313-4 Code du travail précise que les bilans de compétences « ont pour objet de permettre à des travailleurs d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation ».  

L’Article R6313-4³ du Code du Travail fixe trois étapes incontournables de ce dispositif. Ces trois étapes permettent de structurer la construction et le déroulé de ce dispositif de formation afin qu’il contribue au développement des compétences des bénéficiaires.  

Aussi, chaque Bilan de Compétences doit s’articuler comme suit :  

1°) Il débute par une phase préliminaire qui a pour objet :

• D'analyser la demande et le besoin du bénéficiaire ;  
• De déterminer le format le plus adapté à la situation et au besoin  
• De définir conjointement les modalités de déroulement du bilan ;

2°) S’ensuit la phase d'investigation permettant au bénéficiaire soit de construire son projet professionnel et d'en vérifier la pertinence, soit d'élaborer une ou plusieurs alternatives ;

3°) Enfin, il se termine par une phase de conclusions qui, par la voie d'entretiens personnalisés, permet au bénéficiaire :

• De s'approprier les résultats détaillés de la phase d'investigation ;

• De recenser les conditions et moyens favorisant la réalisation du ou des projets professionnels ;
• De prévoir les principales modalités et étapes du ou des projets professionnels, dont la possibilité de bénéficier d'un entretien de suivi avec le prestataire de Bilan de Compétences.

La richesse d’un Bilan de Compétences repose dans son adaptabilité fine à chaque bénéficiaire. Il est à noter que légalement la durée maximale d’un bilan de compétences est de 24 heures. A l’issue de plusieurs séances étalées sur quelques semaines ou mois, le bénéficiaire aboutit à la définition d’un projet professionnel personnel.  

6 mois après la fin du bilan, un entretien de suivi permet aux prestataires de Bilans de Compétences de constater l’avancée et l’efficacité du plan d’action défini conjointement avec le bénéficiaire.  

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Les critères du Référentiel National Qualiopi pour le Bilan de Compétences

Le Référentiel National Qualité se décompose en 7 Critères et 32 indicateurs.

A part si vous êtes titulaire d’une certification CNEFOP⁴ en vigueur lors de la demande de certification de votre audit de certification, l’ensemble des critères (1 à 7) du référentiel Qualiopi sont audités au jour de l’audit initial.  

Dans le cadre d’un audit initial aménagé (demande avec certification CNEFOP en vigueur), uniquement les critères 1, 3, 5, 6 & 7 sont applicables lors de l’audit Qualiopi Bilan de Compétences. Il est à noter que cette condition d’audit aménagé ne s’applique plus lors de l’audit initial⁵.  

Il n’existe pas de référentiel Qualiopi Bilan de Compétences spécifique. Certains attendus des indicateurs du référentiel sont communs à l’ensemble des catégories d’actions. Ils sont donc applicables aux offres de Bilans de Compétences. D’autres sont applicables uniquement à une ou plusieurs catégories d’actions. De ce fait, les indicateurs ne rentrant pas dans le périmètre de la certification pour l’ensemble des Centres de Bilan de Compétences sont les indicateurs : 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29.  

Focus sur les indicateurs spécifiques Qualiopi du Bilan de Compétences²

A l’inverse, certains indicateurs communs du référentiel comprennent des obligations spécifiques propres à chaque catégorie d’action. Le prestataire de formation doit donc démontrer le niveau attendu commun et celui de l’obligation spécifique. Les mêmes éléments de preuve peuvent démontrer l’atteinte de l’attendu commune et celui de l’obligation spécifique.  

Dans le cadre des Bilans de Compétences, ces obligations spécifiques sont en cohérences avec les Articles R6313-4 à R6313-8 ⁶ du Code du Travail qui définit le cadre des Bilans de Compétences.  

Il s’agit des indicateurs 4, 5, 9, 10 & 17.  

• Indicateur 4 – Obligations spécifiques Centre de Bilan de Compétences Qualiopi : démontrer que l’outil utilisé dans le cadre de la phase préliminaire (par exemple la grille d’analyse partagée de la situation - APS) doit déboucher sur la co-construction d’un programme personnalisé avec le bénéficiaire.
• ‍Indicateur 5 – Obligations spécifiques Centre de Bilan de Compétences Qualiopi : démontrer qu’il existe des outils et grilles utilisés pour co-définir les objectifs en phase préliminaire et des documents de synthèse. Il peut s’agir d’objectifs en lien avec le développement des compétences à s’orienter. ‍
• Indicateur 9 – Obligations spécifiques Centre de Bilan de Compétences Qualiopi : démontrer que l’obligation d’information sur les engagements déontologiques (respect du consentement, confidentialité, neutralité) est mise en œuvre. ‍
• Indicateur 10 – Obligations spécifiques Centre de Bilan de Compétences Qualiopi : démontrer que la convention de prestation précise la durée, le coût, le planning prévisionnel, la description des trois étapes du bilan de compétences, la description des moyens, outils, méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés. ‍
• Indicateur 17 – Obligations spécifiques Centre de Bilan de Compétences Qualiopi : démontrer la mise à disposition des moyens dédiés à l’activité. Un environnement garantissant la discrétion et la confidentialité des échanges est prévu. Le cas échéant, l’habilitation des personnes devant faire passer les tests est précisée.

Confidentialité des Bilans de Compétences et Qualiopi

Le cadre du Bilan de Compétences est strictement confidentiel. En effet, « Les résultats détaillés et le document de synthèse ne peuvent être communiqués à toute autre personne ou institution qu'avec l'accord du bénéficiaire. », comme précisé dans l’Article L6313-4 du Code du Travail.  

De plus, comme stipulé dans l’Article R6313-7 du Code du Travail : « L'organisme prestataire de bilans de compétences procède à la destruction des documents élaborés pour la réalisation du bilan de compétences, dès le terme de l'action.

Toutefois, les dispositions du premier alinéa ne s'appliquent pas pendant un an :

• Au document de synthèse dans le cas mentionné au troisième alinéa de l'article L. 6313-4

• Aux documents faisant l'objet d'un accord écrit du bénéficiaire fondé sur la nécessité d'un suivi de sa situation. »

Lors de la contractualisation pour un audit Qualiopi Bilan de Compétences, l’Organisme Certificateur s’engage à assurer la confidentialité de toutes les informations recueillies au cours du processus de certification.  

Tout auditeur ICPF a également conscience de l’obligation réglementaire des Centres de Bilans de Compétences à ne pas révéler les données recueillies (sauf accord du client). Ce faisant, il audite en ajustant son échantillonnage en conséquence et applique une anonymisation des données observées lors de la rédaction de son rapport.  Son rôle étant uniquement d’évaluer la conformité d’un organisme de formation avec une référentiel et en aucun cas de juger, conserver ou divulguer les données des bénéficiaires qu’il observe lors de l’audit.  

En conclusion, le bilan de compétences est une catégorie d’actions qui entre dans le cadre de la certification Qualiopi. Pour financer les actions de bilan de compétences, la certification Qualiopi est obligatoire. Il n’existe pas de référentiel national spécifique au bilan de compétences, le référentiel national qualité s’applique aux centres de bilan de compétences. Tous les critères s’appliquent exceptés des indicateurs spécifiques à d’autres catégories d’actions.

¹ https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037385660

² https://www.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/tout-savoir-sur-le-bilan-de-competences

³ https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000038014107/2020-10-14

⁴ http://www.cnefop.gouv.fr/qualite/liste-des-certifications-et-labels-generalistes-du-cnefop.html

⁵ https://certif-icpf.org/articles/audit-de-surveillance

⁶ https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000038014105/2020-11-10/

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