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Quel accompagnement pour réussir Qualiopi ?

18/7/2022

"Comment minimiser l'incertitude ou le stress avant l'audit initial ? Comment bien préparer Qualiopi ?" "Dois-je prendre un accompagnement Qualiopi ?"

Ce sont des questions que certains se posent et nous posent. Il faut savoir que ICPF, en tant qu'organisme accrédité par le COFRAC, ne peut vous accompagner. Il ne peut pas, de surcroît, vous dire que la certification est plus facile à obtenir s'il est fait appel à une prestation d'accompagnement. De ce fait, pour apporter tout de même des réponses, ICPF donne ici la parole à Dominique Dancoisne. Dominique est certifiée ICPF PRO et Gérante de l’organisme INEXFOR, certifié Qualiopi. Son indépendance vis-à-vis de ICPF est totale. Elle a accompagné au succès des centaines de prestataires d'actions concourant au développement des compétences (OPAC).


Le meilleur accompagnement, c’est avant tout celui qui débute par un dialogue sincère avec l’Organisme qui souhaite obtenir ou conserver sa certification Qualiopi. Au regard de l’investissement en temps, en énergie et en argent, nécessaire pour pérenniser sa certification, l’Organisme devra en effet raisonner de façon stratégique, au-delà de l’accès aux financements de la formation professionnelle.

Ce premier diagnostic gratuit doit être réalisé avec la personne qui échangera avec l’auditeur le jour de l’audit et qui n’est pas toujours le dirigeant de l’Organisme. Lors de cet entretien, il s’agira de comprendre :

  • Le contexte d’activité de l’Organisme et les raisons pour lesquelles celui-ci a besoin d’être certifié Qualiopi.
  • Les particularités des personnes clés qui auront la responsabilité d’obtenir et de conserver cette certification dans la durée.    

« Accompagner » rime avec « pérenniser ».

En seconde partie d’entretien, les avantages de l’accompagnement à la certification Qualiopi et de son fonctionnement pourront alors être explicités.

Qu’est-ce qu’un accompagnement efficace à la certification Qualiopi ?

L’Organisme qui envisage un accompagnement Qualiopi a besoin d’obtenir une réponse limpide sur la nature de cette prestation. Il pourra s’agir d’une offre de « conseil », non éligible aux financements de la formation professionnelle. Toutefois, si le Prestataire est lui-même un Organisme certifié Qualiopi, il proposera une prestation pédagogique finançable qui n’en sera pas moins très personnalisée, pour répondre aux attentes et aux besoins du ou des bénéficiaires. Le packaging est différent mais le niveau d’expertise du Prestataire sera identique dans les deux cas.

À la différence d’une formation inter-entreprises, l’accompagnement Qualiopi se réalise nécessairement en format individuel ou en petit groupe du même Organisme. Qualiopi est une certification de processus, et non de formations, de documents, ou de personnes. Chaque Organisme est spécifique et décide de son fonctionnement. C’est une chose de réaliser des actions au quotidien, mais c’en est une autre d’identifier et de formaliser des processus, puis de prouver leur effectivité en audit ainsi que leur totale conformité au référentiel national !

En accompagnement Qualiopi, chaque indicateur est décrypté. Au fur et à mesure, le Prestataire aide l’Organisme à « raconter son histoire » à travers chaque processus planifié et mis en œuvre ; puis à prouver ses dires en choisissant les documents adéquats. L’engagement du Prestataire dans cette mission l’amène souvent à dépasser la durée d’accompagnement initialement prévue, mais aussi à aider l’Organisme à comprendre les éventuelles non-conformités après l’audit, sans surcoût. Si le Prestataire est transparent, il aura ajouté cette disposition dans ses documents contractuels.

Comment fonctionne idéalement un accompagnement Qualiopi ?

L’accompagnement Qualiopi concerne tout autant la préparation de l’audit initial que celle de l’audit de surveillance.

En effet, même si l’Organisme devient autonome après un accompagnement pour obtenir la certification Qualiopi, son contexte d’activité, interne et/ou externe peut changer entre deux audits. D’autant plus que la durée de l’audit de surveillance est plus courte que celle de l’audit initial, par conséquent les indicateurs seront audités de manière plus systémique.

« L’Organisme devra prouver sa conformité à Qualiopi dans le temps »

L’accompagnement Qualiopi qui conviendra sera donc, en phase avec les exigences de l’audit de surveillance et axé sur la maîtrise de processus désormais intégrés par l’Organisme. Des simulations d’argumentation synthétique orale, avec débriefing du Prestataire, seront alors privilégiées. Il s’avère ici très intéressant d’être accompagné par le Prestataire initial qui a acquis une bonne connaissance du système de l’Organisme.

L’accompagnement certification Qualiopi peut être proposé sous différentes modalités. Le format distanciel qui alterne sessions synchrones en visio et travail d’assimilation en asynchrone favorise la montée en compétences et prépare l’Organisme aux particularités de l’audit à distance.

De surcroît, l’expérience vécue dans cet accompagnement Qualiopi permettra à l’Organisme d’envisager ses propres formations en distanciel dans le respect total de l’article D6313-3-1- du Code du Travail relatif à la FOAD.

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Le meilleur accompagnement, c’est avant tout celui qui débute par un dialogue sincère avec l’Organisme qui souhaite obtenir ou conserver sa certification Qualiopi.
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