Audit de surveillance : différences avec l'initial, indicateurs audités

Le cycle de certification

La certification Qualiopi s’inscrit dans un cycle de 3 ans comprenant :

• Audit initial : obtention de la certification
• Audit de surveillance : maintien de la certification
• Audit de renouvellement : prolongation du cycle

Qu’est-ce qu’un audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance est une étape obligatoire dans le cycle de certification Qualiopi.  

Il a pour objectif principal de vérifier que les prestations de l’organisme certifié sont conformes aux exigences définies par le RNQ. Il conditionne le maintien de la certification Qualiopi de l’organisme.

Quand doit-il être réalisé ?

L’audit de surveillance doit être réalisé dans une fenêtre précise entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification après l’audit initial, puis se répète dans chaque nouveau cycle après renouvellement. Il s’agit donc d’un audit récurrent, présent dans chaque cycle de certification.

Points de vigilance :

La non-réalisation de l'audit de surveillance dans les délais impartis entraine la suspension de la certification par l’organisme certificateur d’une durée maximale de 3 mois. Passé ce délai, la certification sera définitivement retirée.

Comparatif selon le type d’audit

‍* Sauf si l’organisme est ou a été audité en tant que nouvel entrant  

Indicateurs audités :

Selon l’arrêté du 31 mai, l’auditeur doit vérifier à minima :

1. Les indicateurs liés aux non-conformités : tous les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial
2. Indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32
3. Les indicateurs socles 1, 17, 19 + 3 si applicable

ICPF procède également à la vérification de l’affichage du certificat dans les locaux et sur le site internet et le bon usage du logo des marques.

Cas spécifiques (nouveaux entrants)

Si l’organisme a été audité comme nouvel entrant lors de l’audit initial : La durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jours.

Pour vérifier il convient de regarder le rapport d’audit précédent pour vérifier si l’organisme a été audité en tant que nouvel entrant.

Certains indicateurs ont fait l’objet de modalités d’audit adaptés sur les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 25, 26, et 32. Leur mise en œuvre effective est donc vérifiée à l’audit de surveillance. Selon l’arrêté du 31 mai, l’auditeur procède à la revue de l'ensemble des indicateurs applicables à l'organisme audité.

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Audit à distance : est-ce possible ?

L’audit de surveillance peut être réalisé en présentiel ou à distance à condition que l’organisme audité soit en mesure de transmettre et présenter l’ensemble des éléments de preuve de manière fiable et exploitable.
Ainsi, lorsque l’audit est réalisé à distance il se déroule dans les mêmes conditions qu’un audit en présentiel avec :

• une durée identique
• procédure de certification équivalente
• niveau d’exigence comparable

Toutefois, l’arrêté du 31 mai 2023 fixe quatre situations dans lesquelles l’audit de surveillance doit se dérouler en présentiel. Ainsi, L’organisme certificateur dispose d’un pouvoir d’appréciation quant aux modalités de réalisation de l’audit.
À ce titre, il peut refuser la tenue d’un audit à distance et imposer un audit en présentiel dès lors que les conditions ne permettent pas de garantir la qualité et la fiabilité de l’évaluation.

Durée de l’audit de surveillance :

La durée de l’audit de surveillance est réglementée par l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et par l’Arrêté du 31 mai 2023, qui précisent les règles en matière de surveillance. Elle est déterminée en fonction de plusieurs critères :

• La tranche de chiffre d’affaires : afin de déterminer dans quelle tranche se situe votre organisme, ICPF vous demandera de fournir votre dernier BPF ou une déclaration du chiffre d’affaires de l’année n-1 par catégories de financeur
• La catégorie d’actions à certifier : seules les catégories présentes sur votre certificat seront auditées
• Le nombre de sites échantillonnées pour les organismes multisites : pour les organismes multisites, un échantillonnage de sites est réalisé  

Différence avec l’audit initial / de renouvellement :

• Pour les audits initiaux et de renouvellement, les tranches de chiffre d’affaires sont : 0 à 150 K€, 150 K€ à 750 K€, et plus de 750 K€
• Pour l’audit de surveillance, les tranches sont : 0 à 750 K€ et plus de 750 K€

Choix et période d’échantillonnage :

Tout comme lors de l’audit initial, l’échantillonnage doit être représentatif de l’activité de l’organisme et est réalisé pendant la réunion d’ouverture.

Conformément au point 5.4 de la FAQ v2 Qualiopi, la période de référence mentionnée à l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit correspond à la période entre l’audit précédent (initial ou renouvellement) et l‘audit de surveillance.  

Que se passe-t-il si aucune action n’a été réalisé depuis l’audit initial ?  

Conformément au point 5.5 de la FAQ v2 Qualiopi, « Un organisme qui n’a mis en œuvre aucune nouvelle action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial pourra conserver sa certification sous réserve de maintenir les processus présentés à l’audit initial. A l’audit de renouvellement cependant, l’organisme devra présenter au moins une nouvelle action pour que sa certification puisse être renouvelée. »

Conclusion :

L’audit de surveillance est une étape importante et obligatoire dans le cycle de certification. Il intervient entre le 14ème et 22ème mois à partir de la date d’émission du certificat. Il s’agit de vérifier que le dispositif, initialement certifié, est appliqué dans un esprit d’amélioration continue.  
Lors de l’audit de surveillance, tous les indicateurs ne sont pas audités contrairement à l’audit initial (à partir du deuxième cycle de certification pour les organismes ayant été audités en tant que nouvel entrant à l’audit initial.)