Comment préparer Qualiopi seul(e) ?

Introduction

86 % des clients ICPF se préparent à Qualiopi sans faire appel à un consultant. Ce constat bouscule les préjugés autour de la préparation. L’obtention de la certification ne repose pas sur une méthode unique, mais sur la capacité de l’organisme à se positionner au regard des exigences du RNQ.
Alors, sur quoi vous faut-il vous concentrer pour vous préparer efficacement ?

Les 3 objectifs à atteindre

Objectif 1 : Maîtriser le Référentiel National Qualité

La première étape dans votre démarche de préparation doit être de vous approprier le RNQ. Les exigences évaluées sont définies par les 32 indicateurs, répartis en 7 critères couvrant l’ensemble des activités de formation.

La préparation implique donc une lecture précise de ce cadre, afin :

1. D’identifier les attendus associés à chaque indicateur
2. De comprendre les modalités d’évaluation
3. De situer ses pratiques au regard des exigences

Une bonne lecture du référentiel permet déjà de structurer une grande partie de la démarche.

CFA, organismes de formation, sous-traitant,… Les exigences du référentiel s’appliquent à des organismes aux profils variés. Elles doivent être lues en fonction :

1. De la nature des catégories d’action réalisées
2. Des modalités pédagogiques
3. De l’organisation de la structure

‍

Objectif 2 : Elaborer le dispositif indicateur par indicateur

Il ne s’agit pas de produire des documents, mais de démontrer la mise en œuvre effective de ses pratiques :

1. Organisation des formations
2. Suivi des apprenants
3. Gestion des compétences
4. Amélioration continue

Dans ce cadre, l’option Elaboration proposée par ICPF et disponible sur Noé, vous permet d’y voir plus clair. Avec l’Elaboration, vous :  

1. Organisez votre démonstration indicateur par indicateur
2. Enregistrez et sauvegardez automatiquement vos éléments de preuve
3. Gagnez du temps pour votre démonstration le jour de l’audit

Objectif 3 : S’entraîner grâce au pré-audit

Le pré-audit représente la troisième étape de la préparation. Il s’agit d’un audit blanc réalisé en conditions réelles par un auditeur ICPF.

Le pré-audit vous permet de :

• Tester votre niveau de conformité
• Identifier les écarts
• Vous rassurer avant l’audit initial

Vous vérifiez ainsi la conformité de votre démonstration vis-à-vis des exigences du référentiel.

Se préparer seul ou faire appel à un consultant : quel est le bon choix ?

Ces trois objectifs constituent le socle de toute préparation à la certification Qualiopi, indépendamment du mode d’organisation retenu.

Le cadre réglementaire est explicite : le recours à un consultant externe ne constitue pas une exigence de la certification.
L’évaluation porte exclusivement sur la capacité de l’organisme à démontrer la conformité de ses pratiques.

Dans ce contexte, les organismes structurent leur démarche selon leur organisation :

1. En interne, en mobilisant leurs ressources
2. En externe, en faisant appel à un consultant selon leurs besoins

La structuration de la démarche en interne favorise l’intégration des exigences dans le fonctionnement de l’organisme et leur mise en œuvre dans la durée.

En tant qu’organisme certificateur, ICPF est soumis à un devoir d’impartialité et ne délivre ni conseil ni prestation concourant à la construction des dispositifs qualité des organismes.

À ce titre, ICPF peut mettre à votre disposition une liste d’organismes intervenant dans ce domaine, une fois votre demande effectuée.

Le choix du mode de préparation relève ainsi de l’organisation propre à chaque structure, sans incidence sur les modalités d’évaluation.

Conclusion

Faire appel à un consultant pour réussir Qualiopi n’est pas une obligation. La grande majorité des organismes démontre qu’une préparation autonome est tout à fait possible, à condition de maîtriser les 3 objectifs : maîtriser le référentiel, structurer sa démonstration indicateur par indicateur et se tester avant l’audit.

Plus qu’un choix technique, c’est une décision stratégique : souhaitez-vous déléguer ou vous approprier pleinement votre démarche qualité ?

Dans tous les cas, la réussite repose avant tout sur votre capacité à démontrer ce que vous faites déjà.