Préparer l’audit Qualiopi : ce qu’il faut retenir du webinaire ICPF

Maîtriser le Référentiel  National Qualité, élaborer le dispositif, s'entraîner avec le pré-audit : trois étapes structurantes pour aborder l'audit Qualiopi avec méthode. Le point complet avec les experts ICPF.

ICPF est, depuis 30 ans, l’organisme certificateur leader dans la formation professionnelle. Chaque semaine, nous organisons un webinaire pour vous aider à mieux comprendre les enjeux de la certification.

Le webinaire du 16 avril s’articulait autour de la question suivante : comment préparer efficacement l’audit Qualiopi ?

Trois intervenants ont apporté leur éclairage complémentaire, en croisant vision opérationnelle, regard d’audit et compréhension des enjeux du secteur :

• Annia Galinou : Souvent le premier point de contact des organismes de formation engagés dans la démarche Qualiopi, elle est à leur contact lors de la demande. 
• Garel Georges : Auditeur salarié chez ICPF, il apporte une lecture terrain de l’audit.
• Thomas Talbi : Responsable marketing et communication. Il intervient au cœur de l’écosystème de la formation professionnelle, notamment à travers l’animation des webinaires et des échanges avec les acteurs du secteur.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Qualiopi est aujourd'hui incontournable pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés: OPCO, France Travail, CPF. Au-delà de l'enjeu financier, Qualiopi représente un cadre structurant pour professionnaliser durablement ses pratiques et rassurer ses clients sur la qualité de ses formations.

Mais alors, comment se préparer à l’audit ? La méconnaissance du RNQ, la difficulté à identifier ce qui constitue une preuve recevable, ou encore la crainte des non-conformités représentent des appréhensions chez les personnes se préparant à la certification.

Qualiopi, pour qui ?

• Organismes de formation
• Centres de bilan de compétences
• Accompagnateurs VAE
• Centres de formation d’apprentis

L’escalier de la qualité

Qualiopi s'inscrit dans un parcours qualité représenté sous la forme de « l’escalier de la qualité » :

• La première marche est l'obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS de sa région (ou de la DRIEETS si vous êtes basé en Île-de-France) : étape préalable à toute activité de formation professionnelle.
• La deuxième marche, c'est Qualiopi : une étape indispensable dans la reconnaissance de votre organisme de formation.
• Des marches complémentaires existent ensuite pour les organismes qui souhaitent aller plus loin :
  
  • ICPFPRO pour valoriser le professionnalisme de l’intervenant
  • Certifications ISO 9001 et 21001 : pour valoriser le système de management en tant qu’organisme de formation

Trois objectifs pour préparer l’audit

La préparation d'un audit Qualiopi ne s'improvise pas. Elle repose sur une préparation structurée. Sachez que 86% des clients ICPF se préparent sans faire appel à un accompagnateur ou un consultant. Pour cela, il est important d’atteindre trois objectifs.

Objectif 1 : Maîtriser le Référentiel National Qualité

Le référentiel national qualité (RNQ) est le document de base dans la démarche Qualiopi. Créé par le ministère du Travail, il définit 7 critères et 32 indicateurs que l'auditeur utilisera comme grille d'évaluation lors de l'audit. S’imprégner de ce document est un préalable indispensable pour comprendre les attentes et les points de vigilance.

Les 7 critères couvrent l'intégralité du parcours de formation, depuis l'information initiale du stagiaire jusqu'à l'amélioration continue des pratiques :

1. Information au public
2. Objectifs et adaptation des prestations
3. Accueil, suivi et évaluation
4. Moyens pédagogiques, techniques et encadrement
5. Qualification et développement des compétences des intervenants
6. Environnement professionnel et veille
7. Recueil des appréciations et amélioration continue

Le référentiel contient également des exemples de preuves pour chaque indicateur, qui servent de repères. Ce qui compte, c'est de pouvoir démontrer à l'auditeur que l'indicateur est respecté dans le cadre de son activité, avec des documents pertinents et une argumentation claire.

L’auditeur évalue la cohérence des preuves présentées et le fonctionnement réel de l'organisme. Un document non expliqué n'a pas de valeur probante. C'est la combinaison preuve + argumentation qui constitue une démonstration convaincante.

Autre point souvent mal compris : le référentiel s'appuie sur les indicateurs, pas sur les interprétations personnelles de l'auditeur. Le fond reste identique pour tous : c'est l'attendu tel qu'il est formulé dans le référentiel qui fait référence.

Objectif 2 : Élaborer le dispositif

Le deuxième objectif est de construire son dispositif qualité. Il s'agit de mettre en place les processus adaptés à son activité, indicateur par indicateur, et de rassembler les éléments de preuve correspondants. C'est cette étape qui transforme une connaissance théorique du référentiel en un dossier solide, prêt pour l'audit.

L'approche recommandée est de partir de ce qui existe dans l'organisme, identifier ce qui répond déjà aux indicateurs, et compléter ou formaliser ce qui manque. L'objectif est d'intégrer Qualiopi à l'activité, pas de créer une organisation parallèle.

Pour structurer ce travail, ICPF propose l’option Elaboration, accessible sur la plateforme Noé. Cet espace permet d'organiser son dossier indicateur par indicateur. Avec l’Elaboration :

• Votre dossier ne contient que les indicateurs applicables pour la catégorie d’action
• Vos éléments de preuve sont sauvegardés automatiquement
• L’accès est partagé avec d’autres membres de votre équipe
• Vous gagnez du temps pour assurer la démonstration le jour de l’audit

Objectif 3 : S'entraîner avec un pré-audit

Le pré-audit est un audit blanc. Il représente la troisième étape de la préparation. C'est une simulation d'audit conduite en conditions réelles par un auditeur ICPF qualifié, avant l'audit officiel. Son objectif est double : identifier les écarts éventuels avant qu'ils ne génèrent des non-conformités officielles, et mettre le candidat en situation pour qu'il arrive le jour J avec assurance.

Trois formats sont disponibles selon le niveau de préparation et la durée de l'audit prévu : 2 heures, 4 heures, ou une journée complète. La recommandation des intervenants est unanime : choisir une durée équivalente à celle de l'audit officiel. Un préaudit de 2 heures ne permet pas à l'auditeur de couvrir l'ensemble des indicateurs de manière approfondie.

Il peut être conduit à distance ou sur site si la durée est supérieure à 4h.

À l'issue du préaudit, un rapport est remis au candidat. Ce document liste les éventuelles non-conformités détectées.

Un point important : l'auditeur qui conduit le pré-audit n'est pas le même que celui qui réalisera l'audit officiel. L'auditeur du jour J découvrira le dossier avec un regard neuf, il ne sera pas informé des écarts constatés lors du préaudit ni des corrections apportées. Le préaudit est donc un outil de préparation entièrement au service du candidat, sans conséquence sur l'audit officiel.

ICPF, c’est 21 auditeurs salariés et plus de 110 sous-traitants disponibles à moins de 90mn de chez vous ! Chaque auditeur bénéfice d’un parcours de montée en compétence et de qualification par type d’audit. Après chaque audit, un questionnaire permet d’évaluer votre satisfaction sur les compétences et la posture de votre auditeur.

Ce que ICPF peut faire et ce qu'il ne peut pas faire

En tant qu'organisme certificateur, ICPF ne peut pas proposer de prestations de conseil à ses candidats. Cette limite est imposée par le cadre réglementaire pour garantir l'impartialité de l'évaluation.

C’est pour cela que ICPF a développé deux solutions qui accompagnent la préparation sans franchir la ligne du conseil : l'option élaboration et le pré-audit, qui évalue la conformité sans influencer le contenu du dossier. Pour tout ce qui relève de la compréhension du référentiel, le service client ICPF reste disponible au 01 82 83 56 40.

Qualiopi : une démarche accessible avec la bonne préparation

L'une des convictions fortes exprimées lors du webinaire est que la certification Qualiopi est souvent perçue comme plus difficile qu'elle ne l'est réellement. Seul 1 % des organismes engagés dans la démarche n'aboutit pas, et dans la grande majorité des cas, cela ne résulte pas d'un échec à démontrer la conformité, mais d'un changement de stratégie en cours de route.

Les trois objectifs présentés dans cet article ne sont pas des étapes complexes. Ce sont des étapes qui demandent du temps et de la rigueur.

Qualiopi n'est pas un obstacle à franchir. C'est un cadre qui, une fois intégré, structure l'activité de formation de manière durable, et qui offre aux organismes certifiés une crédibilité immédiate auprès de leurs clients et de leurs financeurs.

Regardez le replay complet :