"Je suis indépendant, la certification Qualiopi est-elle faite pour moi ?"

Dans le domaine de la formation professionnelle, les procédures évoluent constamment. En tant qu’indépendant, vous devez suivre la cadence. Vous êtes passé par la case Datadock et maintenant il est indispensable de sauter le pas vers la certification Qualiopi si vous ne voulez pas dépendre des autres.‍

En tant qu’indépendant, vous éprouvez sûrement un sentiment de peur par rapport à cette nouvelle étape, ce qui est tout à fait légitime : le temps de préparation, le coût, la compréhension du Référentiel National Qualité, le passage de l’audit… et le fait d’être seul.
Dans votre organisme vous êtes seul et multifonctions : directeur(-rice), formateur(-rice), responsable qualité. Seul, vous ne l’êtes pas tout à fait pour votre certification :

• Pendant la phase préparatoire, vous pouvez échanger avec votre réseau, ou vous former dans le domaine, ou réaliser un pré-audit.
• Durant l’audit, vous allez échanger avec votre auditeur.

Comment se préparer à la certification Qualiopi quand on est indépendant ?

L’audit Qualiopi demande de consacrer du temps à la préparation. Ne voyez pas ce temps comme du temps perdu, vous avez sûrement comme tous les indépendants, la tête dans le guidon et la préparation de la certification va vous permettre de prendre du recul et de réfléchir à vos pratiques. Le passage de la certification n’est pas une fin en soit car régulièrement, environ tous les 18 mois, vous allez être audité et la préparation permet de faire un point sur vos pratiques afin de les améliorer. Il est nécessaire d’avoir de l’organisation et de la rigueur. Votre livre de chevet pour préparer l'audit est le Référentiel National Qualité.

Dans un premier temps, vous allez déterminer les indicateurs qui correspondent à votre organisme. Vous allez devoir répondre aux 22 indicateurs communs (communs aux 4 catégories : organisme de formation - VAE - Bilan de compétences - CFA) + les indicateurs spécifiques à votre catégorie. Le référentiel est construit de manière logique, il suit la roue de Deming de l’amélioration continue : Planifier - Faire - Vérifier - Réagir.

Au cours de la préparation de votre dossier, vous allez constater que vous réalisez déjà une grande partie de ce qui est demandé dans le référentiel. Vous allez mettre des mots sur ce que vous faites tous les jours.

La lecture du référentiel n’est pas une chose aisée, je vous l’accorde car le champ lexical peut paraître technique. Faîtes-vous aider par votre réseau professionnel ou tout simplement formez-vous. La certification Qualiopi ne peut pas être prise en charge par votre OPCO. Toutefois, comme vos stagiaires, vous avez droit annuellement à un budget formation (FIFPL pour les indépendants), profitez-en pour vous former sur le sujet Qualiopi.

L’avantage d’être indépendant, c’est que vous maîtrisez toutes les étapes, la diffusion de votre offre, la conception de l’action, les vérifications et vous faîtes évoluer votre organisme comme vous le souhaitez. Le référentiel Qualiopi est le même pour les indépendants et les grosses structures. L’objectif est de démontrer à l’auditeur que vos pratiques correspondent aux attentes du référentiel.

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Comment va se passer l’audit Qualiopi pour un indépendant ?

La certification Qualiopi est un passage obligatoire pour que :

• Vos apprenants bénéficient des financement publics de la formation professionnelle ou mutualisés.
• Vous restiez indépendant, le seul maître à bord et sans devenir uniquement sous-traitant des plus gros.
  
  

Depuis le 1er juillet 2022, les audits initiaux ne peuvent plus se faire à distance. Vous n’avez pas de locaux propres, vous travaillez depuis chez vous. L’auditeur se déplacera chez vous, ou vous pourrez réaliser l'audit dans les locaux du certificateur. L’important est que vous ne soyez pas dérangé. Restez donc dans un environnement calme car c’est un moment intense.

En tant qu’indépendant, vous allez vous trouver seul face à l’auditeur. Généralement, votre audit initial Qualiopi durera 7h. Cela vous paraît long, dans la réalité cela passe très vite. L’auditeur sera le maître du temps et il fera son possible pour respecter le plan d’audit (planning de la journée) qu’il vous aura fourni en amont. Votre auditeur ICPF est un expert qualifié, compétent et professionnel. Il est habitué à auditer des indépendants car ICPF est un certificateur reconnu dans le secteur de la formation et du conseil depuis 1995. Votre auditeur suit régulièrement des formations et ses compétences sont aussi évaluées.

Votre audit commencera par une réunion d’ouverture ou vous vous présenterez, ainsi que l’auditeur car vous êtes de parfaits inconnus l’un pour l’autre. L’auditeur profitera de ce moment là pour vous présentez les règles de l’audit.

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Ensuite, l’audit commencera. L’audit n’est pas un interrogatoire, c’est un moment d’échange qui se fait dans la bienveillance. Un point important est à connaitre, l’auditeur a interdiction formelle de vous conseiller. Il vous indiquera indicateur par indicateur si vous êtes conforme ou pas. Si une non conformité se présente, vous aurez tout le temps de l’audit pour apporter de nouvelles preuves. Comme vous êtes indépendants, au moment des pauses, vous pourrez retravailler votre réponse ou retrouver une preuve dans vos dossiers. C’est l'un des avantages d’être indépendant. Vous connaissez tous vos dossiers, vos procédures, etc.

Pour chaque indicateur, vous allez démontrer la conformité en mettant en évidence que vous êtes organisé et que vous faites ce que vous avez prévu. L’auditeur procédera à un échantillonnage, c’est-à-dire qu’il choisira quelques-uns de vos dossiers pour vérifier la mise en œuvre de vos procédures. Par exemple, vous avez prévu de faire une évaluation de la satisfaction de l’action auprès de vos apprenants. L’auditeur vous demandera les évaluations complétées par vos stagiaires sur une (ou plusieurs) de vos sessions.

La journée se termina par une réunion de clôture où l’auditeur vous présentera une synthèse de l’audit. Il vous expliquera par la suite les modalités du traitement des non-conformités éventuelles.

Que ce soit la préparation ou l’audit en lui-même, la certification Qualiopi va vous permettre :

• De faire un état des lieux de votre organisme 🧐
• De vous remettre en question 🤔
• De faire évoluer vos pratiques (amélioration continue) ⤴️
• D’être reconnu dans le monde de la formation professionnelle et ressortir valorisé 🏅
• De proposer des formations prises en charge par les finances publiques 💶
• D’être fier de vous. 😀

En tant que certifié Qualiopi vous serez inscrit sur la liste officielle des OPAC. 👏

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi obtenir une certification PRO. La certification PRO vous permet de mettre en valeur votre professionnalisme sur la base du référentiel ICPF fondé sur les normes ISO et AFNOR.