Faîtes-vous certifier Qualiopi avec ICPF.

Qualiopi obligatoire en sous-traitance depuis le 1er avril 2024. Agir maintenant !

Le Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 impose l'obtention de Qualiopi en tant que sous-traitant(e) dans le cadre d'actions éligibles au CPF. Garantissez dès maintenant votre conformité auprès de vos donneurs d'ordres et des financeurs.
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Gaële Gagné
Tradupreneurs
"Je conseillerais aux organismes de formation de s’engager dans la démarche de certification, qui est très structurante, surtout lorsqu’on n’a pas d'expérience dans la gestion d'un centre de formation."
Lola Gleise
Qualitéa Consult
"L’obtention de Qualiopi a été une excellente nouvelle : un gage de sérieux, d'exigence et d'engagement, celui de soutenir concrètement les associations, et donc de leur offrir une alternative de financement plus confortable."
Pierre N’diaye
CICERO Formation
"Qualiopi est un gage de sérieux à offrir aux prospects dont nous désirons gagner la confiance. Finalement, c'est d'abord ma propre confiance en mon offre qui s'est renforcée !"

Sous-traitance en 2025. Quelle stratégie ?

Vous êtes donneur d'ordre et cherchez à engager vos formateurs sous-traitants ? Vous êtes formateur sous-traitant et vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi ? Découvrez l'essentiel à retenir pour sécuriser votre activité.

Sous-traitance et Qualiopi : est-ce obligatoire ?

La certification Qualiopi est obligatoire pour tout prestataire concourant au développement des compétences et souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cette obligation découle du Code du travail et du cadre fixé par le ministère du Travail.

Pour un prestataire sous-traitant, l’obligation dépend :
- du type de mission confiée
- du mode de financement
- de l’existence ou non d’un lien direct avec le bénéficiaire

Cas n°1 : le sous-traitant n’est pas en contact avec l’apprenant

Dans ce cas, la certification Qualiopi n’est pas exigée pour le sous-traitant.
Le donneur d’ordre reste responsable de la mise en œuvre, du respect des critères et de la garantie de la qualité.
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En pratique, le sous-traitant doit tout de même :
respecter les procédures qualité
produire des éléments de preuve
s’intégrer à la démarche qualité de l’organisme principal
Ces exigences sont évaluées via l’indicateur 27 du référentiel.

Cas n°2 : sous-traitance CPF (règle en vigueur depuis le 1er avril 2024)

Depuis avril 2024, tout prestataire sous-traitant intervenant sur une action financée par le CPF doit être certifié Qualiopi.
Cette règle s’applique même en l’absence de contact direct avec le bénéficiaire.
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Objectif affiché : renforcer la traçabilité, limiter les abus et garantir un niveau homogène de qualité sur le marché de la formation.

Un sous-traitant non certifié rend l’action inéligible au financement, avec un risque direct pour l’organisme donneur d’ordre.

Cas n°3 : prestations techniques ou administratives

Les prestations purement techniques ou administratives restent hors champ Qualiopi.

Exemples :
- conception d’outils pédagogiques
- gestion administrative
- location de salles
- support logistique

Ces interventions relèvent d’un contrat de service, sans impact sur la certification.

Le NDA est-il obligatoire pour un sous-traitant ?

La question revient systématiquement lors des audits. Elle mérite une réponse nette.

Quand le NDA est obligatoire

  • Actions de formation
  • Bilans de compétences
  • Accompagnement VAE
  • Formations par apprentissage
  • Actions concourant au développement des compétences

Peu importe le statut : personne physique, personne morale, activité principale ou accessoire.
Dès qu’une prestation est réalisée pour le compte d’un organisme donneur d’ordre, le NDA s’impose.

Délai et conséquences en cas d’absence de NDA

Le NDA doit être demandé dans les trois mois suivant la première intervention réalisée.
En l’absence de déclaration :

  • la prestation sort du cadre légal
  • l’organisme principal assume la non-conformité
  • le financement CPF peut être rejeté
  • l’audit Qualiopi devient défavorable

En pratique, de nombreux refus de financement trouvent leur origine dans une déclaration tardive ou inexistante.

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Quelles sont les règles spécifiques à la sous-traitance CPF ?

La sous-traitance CPF obéit à des règles strictes, précisées dans le guide de lecture et renforcées depuis avril 2024.

Contrat de sous-traitance : mentions obligatoires

Chaque contrat de sous-traitance doit être écrit, précis et cohérent avec l’action financée.
Les éléments attendus sont clairement identifiés par l’administration.
  1. la mission confiée au sous-traitant
  2. le contenu de la formation délivrée
  3. la sanction ou certification visée
  4. les moyens pédagogiques mobilisés
  5. les modalités de suivi et d’évaluation
Un contrat flou entraîne l’application de l’ensemble des critères Qualiopi au sous-traitant lors de l’audit. En pratique, un contrat mal cadré élargit inutilement le périmètre audité.

Plafonnement de la sous-traitance CPF (80 %)

Le chiffre d’affaires sous-traité sur le CPF est plafonné à 80 % du chiffre d’affaires annuel CPF de l’organisme principal.
Ce seuil vise à limiter la sous-traitance en cascade et à préserver la responsabilité réelle du prestataire référencé.

Erreurs fréquemment observées :
  1. calcul basé sur le chiffre d’affaires global
  2. absence de suivi mensuel
  3. sous-traitance non anticipée en période de pic d’activité

Conditions d’éligibilité des sous-traitants CPF

Pour intervenir sur une action CPF, le prestataire sous-traitant doit :
  1. disposer d’un numéro de déclaration
  2. être certifié Qualiopi
  3. respecter les obligations sociales et fiscales
  4. ne pas être déréférencé de Mon Compte Formation
  5. ne pas sous-traiter lui-même la mission confiée
Toute défaillance entraîne un risque immédiat pour l’organisme donneur d’ordre.
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    Les risques sans certification Qualiopi après le 1er avril 2024

    Déréférencement EDOF et perte d'accès au CPF

    En cas de non respect des exigences du Décret, la Caissde des Dépots et de consignation peut entamer une procédure pendant laquelle l'organisme donneur d'ordre s'expose à une suspension de paiement de 6 mois.
    L'issue de cette procédure peut conduire à un déréférencement de la plateforme pendant 12 mois.

    Baisse de notoriété et perte de clients

    En tant que sous-traitant, l'absence de certification est synonyme de baisse de l'activité. À juste titre, un donneur d'ordre peut exclusivement faire appel à des sous-traitants certifiés Qualiopi pour une meilleure maîtrise des risques.

    Selon une enquête menée par ICPF, 28% des organismes donneurs d'ordre souhaitent imposer Qualiopi à leurs donneurs d'ordre, dont 9% en contrepartie d'une augmentation de tarif.
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    Les objectifs visés par le Décret CPF et sous-traitance

    Comme spécifié dans le communique du Ministère du Travail, le Décret vise l'atteinte des 3 objectifs suivants :
    1. Rendre les organismes de formation transparents et responsables de la qualité de leurs sous-traitants.
    2. Mettre fin à la solution de contournement du portage Qualiopi.
    3. Renforcer les critères que doivent remplir les organismes pour être référencés sur la plateforme EDOF.

    Qu’est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle ?

    Définition officielle de la sous-traitance

    La sous-traitance en formation professionnelle désigne le fait pour un organisme donneur d’ordre de confier tout ou partie de la réalisation d’une action de formation à un prestataire sous-traitant.
    ‍
    Ce prestataire peut être une personne physique (formateur indépendant) ou une personne morale (entreprise, organisme privé à but lucratif).La mission confiée est formalisée par un contrat de sous-traitance écrit, conclu entre les deux parties.
    ‍
    Le prestataire principal conserve la relation contractuelle avec le bénéficiaire et porte la responsabilité de l’action réalisée.Autrement dit : la qualité, le suivi et l’évaluation restent à la charge de l’organisme principal.
    ‍

    Sous-traitance vs prestation de services : ne pas confondre

    Une confusion fréquente apparaît lors des audits : assimiler une prestation de service à une sous-traitance de formation.
    La distinction repose sur la nature de l’intervention.
    Critère Sous-traitance Prestation de services
    Nature Action de formation réalisée Service support
    Impact Qualiopi Oui Non
    Contrat Contrat de sous-traitance Convention de service
    Exemples Animation, évaluation, accompagnement Ingénierie, logistique, administratif
    Audit Indicateurs applicables Hors champ
    En audit, une mauvaise qualification du type de contrat entraîne souvent une sanction en cas de non-conformité.

    Les bénéfices de la certification Qualiopi en sous-traitance

    Pour le sous-traitant

    Selon l'évolution de la réglementation, la certification Qualiopi permet de garantir la qualité du sous-traitant. L'obtenir justifie la mise en conformité de l'organisation et facilite le maintien de l'activité de sous-traitance auprès de donneurs d'ordre.
    En obtenant la certification, le sous-traitant est également en mesure de développer sa sa propre activité, de générer davantage de revenus en bénéficiant à 100% de la facturation des prestations, et de gagner en liberté en devant son propre donneur d’ordre.

    Pour le donneur d'ordre

    L'évolution de la réglementation demande de s'assurer de la conformité de ses sous-traitants. La certification Qualiopi permet de limiter les risques de contrôle et de déréférencement sanctionnés par la Caisse des Dépôts, et ainsi, garantir le maintien de l'activité.
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    Qu'est-ce que le portage Qualiopi ?

    Le portage Qualiopi est une forme de sous-traitance ou de salariat. La différence essentielle est que le sous-traitant négocie le contrat de l’organisme certifié Qualiopi avec le client. Le client est amené et conservé par l’intervenant sous-traitant ou salarié. Juridiquement, le client est celui de la société qui demande le portage. Sur le plan de la qualité, le responsable est la société qui réalise le portage.

    Les 2 statuts possibles pour l'intervenant en portage Qualiopi

    L’intervenant est autoentrepreneur ou entrepreneur et souhaite émettre des factures. Il est alors sous-traitant. Ou l’intervenant est salarié et souhaite obtenir des bulletins de paie en règle. Il est alors salarié en portage Qualiopi ou en CDD d’usage.

    La société qui opère le portage peut être une société de portage et émettre des contrats de travail ou des bons de commande. Elle peut être un organisme de formation et émettre des CDD d’usage si elle est rattachée à la convention des organismes de formation.‍

    Les limites de la sous-traitance et du portage Qualiopi en formation

    Pour le sous-traitant

    Pour le formateur sous-traitant, les limites de la sous-traitance sont justifiées, entre autres, par la capacité à satisfaire simultanément plusieurs donneurs d'ordre et une charge de travail administrative. Celle-ci est notamment imposée par l’organisme donneur d’ordre qui se doit de justifier du bon déroulement de la prestation, ce qui impacte le développement de l’activité du sous-traitant, et sa capacité à trouver de nouveaux clients.

    Pour la gouvernance et les financeurs

    L’encadrement de la sous-traitance demande aux instances compétentes (Caisse des Dépôts, etc.) d’effectuer des contrôles afin de constater la conformité de la prestation délivrée par le sous-traitant auquel le donneur d’ordre fait appel.

    Toutefois, la relation entre organismes donneurs d’ordre et sous-traitant pose problème lorsque qu’elle implique un donneur d’ordre “écran” qui échappe aux contrôles, ou encore une sous-traitance à double, voire triple niveau.

    Pour le donneur d’ordre

    Pour un organisme certifié Qualiopi, le recours à la sous-traitance donne l’illusion d’une capacité illimitée, et d'une capacité à exécuter un programme prédéterminé. Toutefois, la disponibilité d’un formateur sous-traitant qui nécessite une expertise ou des connaissances précises n’est pas systématique.
    ‍
    Pour aller plus loin sur le sujet ou pour d'autres thématiques :
    CPF, Sous-traitance et Qualiopi : le Décret enfin publié
    Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023
    Qualiopi pour le sous-traitant : v9 du Guide de lecture
    Qu’est-ce-que le portage Qualiopi ?
    Nos webinaires ICPF

    Comment la sous-traitance est-elle évaluée en audit Qualiopi ?

    C’est souvent à ce stade que les difficultés apparaissent.

    Le rôle clé de l’indicateur 27

    L’indicateur 27 impose à l’organisme principal de démontrer sa capacité à :‍
    1. sélectionner ses sous-traitants
    2. encadrer leurs interventions
    3. assurer un suivi et une évaluation de la qualité
    Le certificateur ne se contente pas d’un contrat signé. Il attend une démarche qualité réelle, documentée et opérationnelle.

    Ce que l’auditeur peut demander

    Lors de l’audit, les éléments suivants sont fréquemment examinés :
    1. contrats de sous-traitance
    2. CV et justificatifs de compétences
    3. procédures qualité transmises
    4. supports pédagogiques utilisés
    5. preuves de suivi et d’évaluation
    6. retours des bénéficiaires et du donneur d’ordre
    L’absence de cohérence entre documents et pratiques est immédiatement visible.

    Peut-on échouer un audit à cause d’un sous-traitant ?

    Oui.
    Un prestataire sous-traitant non conforme engage la responsabilité de l’organisme principal. Cas fréquemment rencontrés :
    1. sous-traitant non certifié sur une action CPF
    2. NDA absent ou invalide
    3. mission réelle différente de la mission contractuelle
    4. absence de suivi documenté

    Pour le donneur d’ordre

    Pour un organisme certifié Qualiopi, le recours à la sous-traitance donne l’illusion d’une capacité illimitée, et d'une capacité à exécuter un programme prédéterminé. Toutefois, la disponibilité d’un formateur sous-traitant qui nécessite une expertise ou des connaissances précises n’est pas systématique.

    Cas particuliers et exceptions à connaître

    Certaines situations relèvent de règles spécifiques. Elles sont souvent mal appliquées, alors qu’elles font partie des points vérifiés en audit.

    Micro-entrepreneurs sous certains seuils

    Les prestataires sous-traitants relevant du régime micro-social peuvent être dispensés de certification Qualiopi lorsque :
    1. leur chiffre d’affaires annuel reste inférieur au seuil réglementaire
    2. l’intervention ne porte pas sur une action CPF
    3. la mission ne couvre pas un bloc complet de compétences
    Cette dispense ne supprime ni l’obligation de NDA, ni les exigences de suivi imposées à l’organisme principal.

    Actions partielles ou blocs de compétences

    Un sous-traitant qui intervient sur une partie limitée d’une action de formation (sans préparation complète à une certification RNCP ou RS) n’est pas soumis aux mêmes obligations d’habilitation.

    En revanche :
    1. la mission doit être clairement définie
    2. le contrat doit refléter la réalité de l’intervention
    3. les modalités d’évaluation doivent être tracées
    Une mission mal découpée peut faire basculer l’ensemble de l’action dans le champ des exigences complètes.

    Formations des élus locaux

    Les organismes intervenant sur la formation des élus sont soumis à des règles supplémentaires :
    1. agrément spécifique délivré par l’autorité compétente
    2. plafonnement à 45 % du montant total des frais pédagogiques sous-traités
    3. contrôle renforcé des conditions de réalisation
    Ces formations font l’objet d’une attention particulière lors des contrôles.

    Êtes-vous concerné(e) par le Décret ?

    Vous souhaitez comprendre si l'évolution de la réglementation a un impact sur votre activité en tant que donneur d'ordre et/ou en tant que sous-traitant ? Simplifiez la lecture du Décret et identifiez les étapes à suivre pour garantir le respect des nouvelles exigences.
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    Sécuriser votre sous-traitance Qualiopi

    La sous-traitance reste un levier puissant dans le marché de la formation, à condition d’être structurée.

    Les principaux risques observés concernent :
    1. des contrats imprécis
    2. des sous-traitants mal qualifiés
    3. un suivi insuffisamment formalisé
    ICPF accompagne les organismes de formation sur :
    1. la structuration des contrats de sous-traitance
    2. l’évaluation de la conformité des prestataires
    3. l’audit blanc Qualiopi
    4. l’obtention et le maintien de la certification Qualiopi
    Vérifier la conformité de votre sous-traitance Qualiopi

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