9 questions à Juliette Gayraud, Responsable des opérations et qualité chez Matha, organisme certifié Qualiopi par ICPF

30/3/2021

Après des expériences en e-commerce et marketing digital, dans les secteurs de l’alimentation bio, du prêt-à-porter et des télécoms, Juliette Gayraud a intégré Coding Days en 2018. Au sein de cet organisme, rebaptisé Matha en septembre, et certifié Qualiopi par ICPF le 29 octobre 2020, elle est plus particulièrement en charge des aspects RH, financiers et de l’organisation des formations.

1. Quelle est votre activité ?

Nous existons en tant qu’organisme de formation depuis 2017. Au commencement, nous dispensions principalement des formations pour apprendre à coder. À partir de 2018, nous nous sommes ouverts à d’autres sujets. Nous formons tout public à la création de sites web, au marketing digital et, plus récemment à l’entrepreneuriat. Cette dernière activité concerne l’accompagnement de tout type de personne, du jeune diplômé au professionnel en reconversion, dans la démarche de création d’entreprise, depuis les tâches administratives jusqu’à la création du site web et le déploiement de la communication en ligne. Lancée en avril 2020, notre plateforme de e-learning complète notre offre. Conçu dans un contexte où 100 % de nos formations étaient organisées en présentiel, cet outil devait prolonger l’expérience Matha à distance et la rendre accessible à un plus grand nombre. C’est aujourd'hui une plateforme de formation à part entière, puisque depuis un an toutes nos sessions se font à distance. Pour fêter son premier anniversaire, la plateforme va connaitre une belle évolution, nous lançons une nouvelle offre dédiée aux entrepreneurs !

2. Qu’est-ce qui vous a amené à obtenir la certification Qualiopi ?

L’objectif premier était de permettre à nos clients de bénéficier des fonds publics et mutualisés, pour le financement de leurs formations. On voulait aussi se structurer davantage, par la mise en place de process. Passer de la start-up à une organisation plus structurée.

3. Qu’est-ce qui vous a fait choisir ICPF en tant que certificateur ?

J’ai d’abord échangé avec plusieurs certificateurs. ICPF est un organisme à taille humaine, ce qui a facilité les échanges avec l’équipe. La plateforme digitale Noé, qui aide à la préparation de l’audit, est cohérente avec la façon de fonctionner de Matha. Nous sommes très centrés sur les outils, pour automatiser certaines tâches et simplifier le quotidien. En définitive, la démarche d’ICPF nous a paru très accessible. Sans compter que nous avions rencontré François Galinou, Président d’ICPF, au cours d’un événement co-organisé avec Matha.

4. Comment avez-vous préparé votre audit ?

Nous avons lancé la démarche avec Proactive Academy, l'organisme qui nous a fait connaître Qualiopi. L'accompagnement s’est soldé par la planification d’un audit à blanc six semaines avant l’audit par ICPF. On a commencé l’accompagnement en même temps que le choix du certificateur. La plateforme nous a permis de fonctionner étape par étape et d’apporter les éléments de preuve, indicateur par indicateur. Noé a permis de découper en petites tâches ce qui aurait pu être une montagne.

5. Quelles difficultés avez-vous rencontrées et quels outils avez-vous mis en place ou utilisé pour les traiter ?

Le plus difficile a été de dégager du temps sans mettre de côté les autres activités. Avec l'aide d’un outil de gestion de projets, nous avons créé des sous-tâches, cohérentes avec le guide de lecture du référentiel. On partait d’une bonne base mais l’accompagnement nous a aussi permis d’être plus sereins. Cette démarche a structuré l’organisation de nos formations et de notre entreprise. C’est arrivé au bon moment de notre développement.

6. Quels sont les indicateurs qui vous ont demandé le plus de travail ou d’évolution de votre organisation ?

L’Indicateur 26, relatif à l’accompagnement, la formation et l'orientation des personnes en situation de handicap car c’est un sujet que nous ne connaissions pas du tout. Je me suis formée pour être référent handicap. Nous avons également adapté l’expérience et l’interface utilisateur de notre site web, pour le rendre plus accessible. Enfin, nous avons conduit un chantier sur les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid.

7. Comment s’est déroulé l’audit ?

L’audit s’est déroulé à distance, au moment du deuxième confinement, sur deux jours. On a été bien orienté par notre auditrice. A l’écoute, elle a pris le temps de comprendre nos outils, leur utilisation dans les process, notre logique de fonctionnement et la manière dont celle-ci pouvait nous permettre de répondre aux exigences du référentiel.

8. Quels avantages vous apporte la certification Qualiopi, voire la démarche au sens large ?

Pour une structure à taille humaine, Qualiopi apporte une vraie légitimité auprès de ses clients. Au final, cette démarche structurante nous a permis de passer à un stade supérieur de notre développement.

9. Quels conseils donneriez-vous à un futur audité ?

Consacrer du temps à la démarche et se poser les bonnes questions. Nous avions besoin de savoir comment tout ce que nous allions mettre en place pourrait nous servir au quotidien. C’est chronophage mais il faut y consacrer le temps nécessaire. Nous avons embarqué toute l’équipe avec des points qualité mensuels pour que chacun comprenne le projet et donne son ressenti. La démarche doit reposer sur un effort collectif et pas seulement sur l’implication du responsable qualité.

logo matha

Pour en savoir plus sur Matha :

Juliette Gayraud (COO)

01 84 19 95 54| juliette@matha.io

https://www.matha.io

Extrait
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