Nous avons posé 8 questions à Mélanie Briffod pour obtenir son témoignage sur la démarche de certification Qualiopi. Horoquartz prépare actuellement l'audit de renouvellement Qualiopi avec ICPF.
Je suis responsable HQ Academy, en charge de la formation à nos outils des collaborateurs et des clients chez Horoquartz.
Horoquartz est une entreprise de 650 collaborateurs spécialisée dans l’édition et l’intégration de logiciels pour les ressources humaines. Nous nous adressons à tout secteur d’activité et aux entreprises de toute taille.
Nous développons eTemptation, un logiciel pour la gestion du temps, de la planification et des activités (gestion des congés, badgeage). Nous proposons des formations à ce logiciel pour les administrateurs de la solution chez nos clients. Le logiciel est personnalisé pour répondre au cadre légal de chaque client.
Horoquartz a décidé d’obtenir la certification Qualiopi en 2021, dans un contexte où la demande de qualité et de conformité devenait de plus en plus cruciale pour répondre aux exigences des clients et du marché.
Avant cette date, nous avions la certification Datadock et nous nous appuyions déjà sur des processus internes bien structurés pour garantir la qualité de nos formations.
Nous avons obtenu la certification en 2021 et nous avons effectué l’audit de surveillance en 2023. Cette certification nous a permis de mettre en place une meilleure méthode de traçabilité des retours clients par rapport aux formations qu’ils ont suivies. Ces retours nous permettent d’améliorer au quotidien notre offre de formation.
Tous les échanges avec ICPF se sont bien déroulés. J’ai assisté à un des Webinaires proposés sur la thématique de la surveillance et du renouvellement. Il m'a aidée à mieux comprendre les attentes de l’audit de renouvellement dans le cadre de mes actions de veille pour ma préparation.
La plateforme Noé est très pratique pour planifier les audits, j’ai obtenu une date d’audit en 1 semaine. De plus, n’ayant pas réalisé l’audit initial, il a fallu changer l’interlocuteur du compte, le processus s’est très bien déroulé et a été très rapide.
Pour l’audit de surveillance, j’ai dû m’immerger dans le processus de la formation, qui n’est pas mon domaine de base, pour bien comprendre le principe d’amélioration continue. J’ai identifié les points bloquants, en interne, dans le quotidien de nos consultants formateurs et je me suis rendue compte que certaines tâches alourdissaient la réalisation des formations.
Dans le cadre de l’audit de renouvellement, j’ai mis en place des réunions qualité mensuelles avec les acteurs de la formation pour suivre les tâches au quotidien et faire remonter les potentielles difficultés afin d’apporter des changements (amélioration du processus et des outils mis en place). J’ai également pris l’option élaboration proposée par ICPF pour intégrer tous mes éléments de preuve sur Noé et retrouver mes documents simplement le jour de l’audit.
Avant chaque audit, je réalise un audit blanc avec un prestataire externe à Horoquartz qui nous aide dans le cadre de tous nos processus de certifications dont Qualiopi.
Si les processus sont bien définis et bien respectés au quotidien, la préparation se déroule dans de bonnes conditions.
Très bien. L’audit s’est déroulé dans nos locaux pendant un jour et demi. Notre auditrice était conviviale et nous avons eu un véritable échange pendant tout le déroulé de l’audit. J’étais accompagnée par notre prestataire externe et de la responsable qualité. Le Directeur Général et le Directeur des Ressources Humaines étaient également présents lors de la réunion d’ouverture et de clôture. L’audit de renouvellement se déroulera dans les mêmes conditions.
Le critère 7 nous demande beaucoup de travail au quotidien. Il concerne le recueil des retours de nos clients, l’analyse et la mise en place de solutions d’amélioration.
La certification Qualiopi nous permet de démontrer une démarche de qualité, de différenciation auprès de nos clients.
Cette démarche nous a donné l’opportunité de développer des outils en interne tel que la dématérialisation des émargements.
Avant Qualiopi, nous n’avions pas de processus d’analyse pour nos enquêtes de satisfaction. Depuis que nous avons la certification Qualiopi, l’analyse des retours clients se fait systématiquement et nous permet de nous améliorer en continu.
Enfin, la certification Qualiopi permet à nos clients d’avoir accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, France Travail,Régions, etc.).
Il est important de prendre conscience de nos capacités. Il faut s’assurer que les processus mis en place sont réellement applicables pour être en capacité, par la suite, d’assurer le suivi et de se maintenir conforme.
Ensuite, il est essentiel d’expliquer la démarche à ses salariés pour les faire adhérer. Nous avons bien réussi car nous avons expliqué les avantages de la certification Qualiopi qui est là pour répondre aux attentes des clients et améliorer les services fournis par l’entreprise. En définitive, la certification Qualiopi n’apporte que du positif à notre organisme.
