Nous avons posé 8 questions à Pierre Flamion, Dirigeant de Formations Pierre Flamion pour obtenir son témoignage concernant la démarche de certification Qualiopi avec ICPF.
"La première étape consistait d’abord à procéder à un audit interne grâce une formatrice en audit. Nous avons eu des échanges, qui ont confirmé ce qu'il nous manquait, et ce qu’il fallait améliorer."
Je suis Dirigeant de formation continue, dans le domaine de la santé et des urgences. L'organisme compte à ce jour 25 passionnés et dispense des formations dans de nombreux hôpitaux, maisons de retraite, centres de santé, etc.
Tout d’abord, j’ai fait faire un audit interne au sein de ma structure avant l’audit de certification Qualiopi. En outre, j’avais déjà travaillé sur une série de documents et cet audit interne nous a permis de peaufiner au maximum.
Ensuite, lorsque l’audit externe s’est déroulé, nous n’avions plus grand-chose à recadrer.
D’autre part, j’étais déjà DataDock, dans la continuité de la trame qualité et j’ai envisagé d’obtenir la certification Qualiopi. C’est parce que l’on travaillait déjà dans cette démarche qu’on a simplement validé les outils que l’on avait que l’on utilisait déjà en amont.
C’est grâce à du bouche-à-oreille. Une consœur également, elle-même organisme de formation en santé qui m’en a parlé. Comme nous échangions souvent et ensemble sur Qualiopi, nous avons mutualisé les mêmes outils.
Obtenir une proposition maintenant
La première étape consistait d’abord à procéder à un audit interne grâce une formatrice en audit. Nous avons eu des échanges, qui ont confirmé ce qu'il nous manquait, et ce qu’il fallait améliorer.
Suite à cela, nous avons été amenés à retravailler nos documents.
Enfin, nous n’avons eu besoin d’aucun pré-audit Qualiopi ni de consultant ou accompagnateur externe.
Cela ne m’a donné guerre plus de travail que cela. Cependant, il y a eu des thématiques que nous n’avions pas prises en compte. Je fais référence à la notion de quantité de stagiaires formés par année et le rajout de WordPress sur le site. A mon avis, faire ressortir la présence de ces statistiques sur le site, est un élément qui amène un argument commercial supplémentaire. Par conséquent, nous avons réajusté et substitué cela par des retours formateurs, des questionnaires formateurs de satisfaction client, que nous n’avions jamais créés auparavant. Enfin, nous avons rapidement construit ces questionnaires.
L’audit Qualiopi s’est déroulé avec bienveillance. Nous nous étions munis de tous les documents. Ce qui a facilité beaucoup la relation , n’étant pas en porte-à-faux avec les recommandations. Il semble évident que lorsque l’on a travaillé en amont, l’audit se passe mieux.
Cela nous a apporté des process beaucoup plus cadrés que l’on a mis en place dès que l’on a eu la certification Qualiopi à l’aide d’outils. En résumé, nos liasses administratives fonctionnent de la même façon avec le même process. Tout d’abord, cela représente un gain de temps. De surcroît, il est vrai que nous avons des relations maintenant avec le client qui nous apportent un regard pertinent sur les formations. Ces mêmes clients nous remercient pour les améliorations ou simplement pour la thématique ainsi que notre approche. Cela a amené des retours positifs, sans compter que, nous qui travaillons essentiellement avec des organismes publics de santé, la certification Qualiopi, nous permet de travailler avec les EPHAD, les hôpitaux, les cliniques. C’est forcément un plus. Tout le monde réclame la certification Qualiopi, et on ne peut plus y échapper.
Il faut tout d’abord, effectuer un gros travail en amont et qui facilite tout le travail par la suite. Il ne faut rien négliger car c’est une ouverture complète de nos process de la recherche du prospect jusqu’à la facturation. Il y a beaucoup de volets à revoir ainsi que la partie commerciale. C’est un vaste chantier. Le secret est de bien se préparer pour rentrer dedans.
