Gagner en efficacité en digitalisant son organisme de formation

La digitalisation transforme le secteur de la formation professionnelle. Découvrez comment les organismes de formation peuvent gagner en efficacité en adaptant leur offre de formation et en intégrant des outils numériques dans leur gestion quotidienne.

Digitalisation de l'offre de formation

Accessibilité et flexibilité pour les apprenants

La formation à distance a connu une croissance fulgurante, avec une augmentation de 900% entre 2001 et 2021 selon la World Bank. Cette évolution permet aux apprenants de suivre des formations sans contraintes horaires et géographiques, leur offrant ainsi une plus grande flexibilité. En France, le marché de la formation en ligne a également suivi cette tendance. D'après une étude réalisée par Xerfi en 2021, le marché français de la formation à distance a progressé de 12% en 2020, pour atteindre près de 3 milliards d'euros en 2020. La pandémie de COVID-19 a eu un impact majeur sur cette croissance, poussant de nombreux organismes de formation à adopter des solutions en ligne pour répondre aux contraintes sanitaires et aux besoins d'un public de plus en plus exigeant. Les apprenants ont ainsi pu continuer à se former à distance, en bénéficiant d'une plus grande flexibilité et d'un accès facilité aux formations.

Personnalisation de l'apprentissage

La digitalisation permet de proposer des parcours de formation individualisés et adaptés aux besoins spécifiques de chaque apprenant. En France, la personnalisation de l'apprentissage a gagné en importance ces dernières années. Selon une étude de Deloitte en 2021, 94% des apprenants estiment que la personnalisation améliore l'apprentissage. De plus, une enquête réalisée par l'AFDAS (un opérateur de compétences français) en 2020 révèle que 76% des organismes de formation en France ont intégré des approches d'apprentissage personnalisées pour mieux répondre aux besoins des apprenants. La personnalisation de l'apprentissage offre ainsi de réels bénéfices, en termes d'efficacité et de satisfaction, tant pour les apprenants que pour les organismes de formation.

Efficacité et performance

La digitalisation facilite le suivi en temps réel et favorise une meilleure rétention de l'information. Selon le Research Institute of America, l'apprentissage en ligne permet d'améliorer la rétention de l'information de 25 à 60%. En France, une étude réalisée par le CEFPEP (Centre d'études sur la formation, la professionnalisation et l'emploi) en 2021 montre que 72% des apprenants ayant suivi des formations en ligne considèrent que cela a eu un impact positif sur leur performance et leur efficacité professionnelle. Les nouvelles technologies telles que la réalité virtuelle, l'intelligence artificielle et les serious games contribuent également à rendre l'apprentissage plus engageant et efficace, en offrant des expériences immersives et adaptées aux besoins des apprenants.

Exemple de digitalisation réussie : OpenClassrooms

OpenClassrooms, une plateforme de formation en ligne française, propose plus de 800 formations et compte plus de 4 millions d'utilisateurs !

Digitalisation des outils internes de l'organisme de formation

Logiciels de gestion de la formation

Les logiciels de gestion sont essentiels pour les professionnels de la formation. Ils offrent une multitude de fonctionnalités pour faciliter le quotidien des organismes, telles que :

• Gestion des inscriptions et des plannings : ces outils permettent d'automatiser et de centraliser les inscriptions, la planification des sessions, l'affectation des formateurs et des salles.
• Suivi financier et facturation : ils facilitent la gestion des coûts, la facturation des clients et le suivi des paiements.
• Gestion des documents administratifs : les logiciels de gestion de la formation permettent de générer et stocker des documents tels que les conventions de formation, les attestations de présence et les certificats de réussite.
• Reporting et tableaux de bord : les solutions digitales offrent la possibilité de suivre en temps réel les indicateurs clés de performance (KPI), tels que le taux de remplissage des sessions, le taux d'abandon ou encore la satisfaction des apprenants.
• Communication et collaboration : les plateformes collaboratives intégrées facilitent la communication entre les formateurs, les apprenants et l'équipe administrative, ainsi que le partage des ressources pédagogiques et des retours d'expérience.

Avantages pour l'organisme de formation

La digitalisation des outils internes présente de nombreux avantages pour les organismes de formation, notamment en termes de coûts, de ressources et de qualité de service. Dans le contexte légal actuel, avec la mise en place de la certification Qualiopi, la digitalisation revêt une importance accrue.

• Réduction des coûts : en diminuant les frais de déplacement et la logistique, les organismes de formation peuvent réaliser des économies significatives. Selon une étude de McKinsey, la digitalisation des processus administratifs peut entraîner une réduction des coûts de 20 à 30%. Par ailleurs, la certification Qualiopi impose aux organismes de formation de respecter des critères de qualité, ce qui encourage la digitalisation pour optimiser les coûts et répondre aux exigences de cette certification.
• Optimisation des ressources : la centralisation des données et l'automatisation des tâches permettent d'utiliser les ressources humaines et matérielles de manière plus efficiente. D'après Deloitte, les entreprises qui utilisent des outils de gestion intégrés augmentent leur productivité de 15% en moyenne. Dans le cadre de la mise en œuvre de Qualiopi, l'optimisation des ressources est cruciale pour garantir la conformité et assurer la pérennité des organismes de formation.
• Amélioration de la qualité de service : les logiciels de gestion de la formation offrent un meilleur suivi des apprenants et des formateurs, contribuant ainsi à une meilleure qualité des formations proposées. Dans le contexte de Qualiopi, l'amélioration de la qualité de service est essentielle pour obtenir la certification et bénéficier de financements publics et mutualisés pour les formations. La digitalisation permet aux organismes de formation de se conformer aux critères de qualité imposés par Qualiopi et d'améliorer leur réputation sur le marché.

Exemple d'outil performant : Dendreo

Dendreo est un logiciel de gestion dédié aux organismes de formation qui illustre parfaitement les avantages de la digitalisation. Dendreo propose une solution complète et adaptée aux besoins spécifiques des professionnels de la formation, incluant toutes les fonctionnalités évoquées précédemment telles que :

• Gestion des inscriptions et des plannings
• Suivi financier et facturation
• Gestion des documents administratifs
• Reporting et tableaux de bord
• Grille de travail Qualiopi, et suivi qualité
• Gestion d’espaces apprenants, formateurs et entreprises
• Catalogue en ligne, avec paiement intégré
• Classe virtuelle intégrée
• Intégrations LMS natives pour le e-learning
• Outils de communication et collaboration
• Signature électronique émargement et document
• etc.

En adoptant des solutions telles que celle-ci, les organismes de formation gagnent en efficacité et en compétitivité sur le marché : c’est pourquoi Dendreo a aujourd’hui une large clientèle de centres de formation de toute taille et dans tous les secteurs. D’après les nombreux témoignages positifs de clients Dendreo, le logiciel permet de gagner jusqu'à 50% de temps sur la gestion administrative et est plébiscité par les auditeurs Qualiopi !

Enjeux et défis de la digitalisation des organismes de formation

Les difficultés et risques à prendre en compte

L'implémentation de la digitalisation au sein d'un organisme de formation représente un défi à la fois technique et humain. Avant même de considérer un outil spécifique, l'harmonisation des différentes équipes internes et la mise en place d’un process de benchmarking et d’implémentation approprié ne sont pas des tâches naturellement acquises ou spontanées. Il sera donc nécessaire de :

• Prévoir un chef de projet ou une ressource interne pour diriger le projet est crucial. En effet, l'implémentation d'un nouvel outil peut rapidement rencontrer des obstacles en l'absence d'une personne spécifiquement assignée à cette responsabilité. Souvent, des tâches plus urgentes ou plus importantes peuvent détourner l'attention si la gestion du projet n'est pas explicitement définie comme une mission. Le fait de sous-estimer l'importance d'un chef de projet est souvent à l'origine de nombreux échecs d'implémentation.
• La ressource assignée doit posséder une connaissance approfondie de l'organisation de l'OF ainsi que des aspects opérationnels. Une compréhension de la dimension légale, y compris de Qualiopi, est également essentielle. Dans certains cas, l'intervention d'un consultant externe peut s'avérer nécessaire. Celui-ci, par sa position externe à l'organisation, est en mesure d'agir avec une objectivité accrue. Toutefois, des inconvénients existent, notamment le coût et le risque de biais vers une optimisation excessive - illustré par l'adage bien connu "le mieux est l'ennemi du bien".
• Sélectionner l’outil approprié peut s’avérer être une tâche complexe. Deux principales options se présentent : opter pour un outil existant sur le marché ou développer un outil “maison”, soit en interne soit via un intégrateur externe.

1. Au premier abord, la conception d’un outil “maison” peut sembler être l’option optimale. Cette solution sur mesure, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise, pourrait en théorie offrir une efficacité maximale. Toutefois, il est généralement considéré que ce choix présente des inconvénients significatifs, en particulier en termes de coût et de maintenance à long terme. Il est essentiel d’anticiper les mises à jour légales (Qualiopi, RGPD, sécurité, etc.) ainsi que les évolutions des processus. Les organisations, les marchés et les clients évoluent avec le temps. Par conséquent, un logiciel personnalisé peut, 5 ou 10 ans plus tard, se transformer en structure instable, sans ressources qualifiées pour en assurer la maintenance ou l’évolution.
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2. L’option de l’outil du marché, bien que recommandée, n’est pas sans défis. En effet, le marché regorge de propositions diverses et il peut être difficile de trouver l’outil qui répond parfaitement aux besoins. Parfois une combinaison de plusieurs outils spécialisés bien interconnectés est plus pertinente, bien que cela puisse entraîner des projets plus complexes à mettre en œuvre et plus longs à réaliser. Malgré ces obstacles, un outil “standard” proposé par une entreprise solide et renommée est généralement considéré comme la meilleure solution.

• Veiller à être en conformité avec les règles de sécurité et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est primordial. Il est essentiel de sélectionner de manière objective un sous-traitant de confiance pour le stockage des données et des processus. Plusieurs critères doivent être pris en compte :

1. Le lieu d'hébergement des données : en France / Europe ou ailleurs ?
2. Le taux de disponibilité de l'outil (SLA) : est-il satisfaisant ?
3. La fourniture d'un Plan d'Assurance Sécurité (PAS) : est-ce possible ?
4. La présence d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) : est-il bien en place ?
5. La réalisation de tests d'intrusion (Pentest) : sont-ils effectués régulièrement ?
6. Etc.

Au-delà des critères de conformité et de sécurité, diverses autres considérations entrent en jeu lors de la sélection d'un sous-traitant :

1. Réputation : Le sous-traitant est-il un acteur reconnu dans son secteur ?
2. Technologie : L'outil est-il basé sur une technologie récente et commercialisé selon une logique moderne (Saas) ?
3. Mises à jour : Les mises à jour sont-elles régulières et gratuites ?
4. Personnalisation : L'outil est-il personnalisable selon les besoins spécifiques de l'organisation ?
5. Connectivité : Est-il possible de connecter l'outil à d'autres systèmes ou outils utilisés au sein de l'organisation ? (API, Webhooks)
6. Formation et support : La formation à l'utilisation de l'outil et le support technique sont-ils inclus et à quel niveau ?
7. etc.

• Penser à la formation des équipes utilisatrices constitue une étape clé dans le processus. Selon l'outil choisi, il sera nécessaire d'améliorer les compétences de ces équipes. L'objectif consiste à les engager suffisamment pour faciliter l'adoption du changement, tout en évitant une implication excessive pouvant entraîner des retards dans le projet en raison de considérations subjectives. En effet, certains détails, bien que paraissant importants à titre individuel, pourraient ne pas apporter de valeur ajoutée significative au projet dans son ensemble.
• Prendre en considération la perception d'une possible perte de temps. Les équipes peuvent initialement percevoir uniquement les aspects négatifs de ces changements, envisageant éventuellement certains processus légèrement plus longs. Il est donc crucial de mettre en évidence l'amélioration globale de l'efficacité qui résulte de ces modifications.
• Enfin, pérenniser des bonnes pratiques et conserver un rythme de travail constant sont essentiels. Il peut être difficile de maintenir un haut niveau de connaissance en interne, en raison des départs éventuels de personnels compétents tout comme il peut être difficile de préserver une rigueur constante sur les fondamentaux quand de nouveaux objectifs de développement, donc potentiellement de nouvelles pratiques, doivent intervenir.

Comment bien se préparer

En définitive, la complexité de la tâche peut être atténuée par une prise en compte adéquate des points précités et une mise en œuvre judicieuse des ressources et outils nécessaires, à savoir :

• Désigner un "champion", un chef de projet, qui servira de lien entre les équipes et dirigera le processus de digitalisation. La mission de ce responsable doit être clairement définie, précisément délimitée et prioritaire. Cela implique l'allocation de temps spécifiques et l'établissement d'un calendrier rétroactif. Dans tout projet, bien que les échéances puissent éventuellement être modifiées, l'absence de “deadlines” rend la visualisation de l'objectif plus complexe et peut retarder les mises en œuvre.
• Engager les équipes concernées. Il est crucial d'impliquer les futurs utilisateurs des outils à mettre en œuvre. Cette implication doit être gérée de manière équilibrée afin qu'elle soit perçue comme positive tout en évitant qu'elle ne devienne décisionnelle, ce qui pourrait conduire à des va-et-vient inutiles et chronophages.
• Anticiper la conduite du changement. Il est important de reconnaître que l'introduction d'un nouveau système d'information entraînera inévitablement des modifications. Même s'il ne s'agit pas nécessairement d'une transformation radicale, l'implémentation prévue représente une occasion idéale pour ré-évaluer les processus existants, dans le but d'une amélioration continue.
• Prévoir la formation du personnel. Une attention particulière doit être accordée aux personnels pour leur permettre de se former. Pour nombre d'entre eux, ce genre de changement peut être particulièrement difficile, donc un accompagnement et l'octroi d'un temps suffisant pour assimiler les nouveaux outils et pratiques sont nécessaires. Il est donc crucial de réserver des périodes spécifiques à l'amélioration des compétences des équipes, ce qui conditionnera l'acceptation et l'engagement de celles-ci envers les nouvelles méthodes.
• Enfin, et non des moindres, identifier le moment opportun. L’activité est généralement cyclique, alternant entre des moments plus calmes et des périodes de tension. Il est donc important de prendre le temps d'essayer, de comparer et d'évaluer les différentes solutions avant de sélectionner la bonne ainsi que le moment idéal de l'année pour procéder à l'implémentation et la mise en production de la solution choisie. Cette transition peut être réalisée de manière progressive, même si ce n'est pas toujours la méthode recommandée.

En conclusion, vous l’aurez compris, la digitalisation est un enjeu majeur, si ce n’est vital, pour les organismes de formation. Adopter une approche plus numérique apporte son lot de défis à relever et il faut être prêt pour affronter ces changements radicaux.

Néanmoins, les bénéfices sont énormes et indéniables. Les organisations qui mènent à bien ce type de démarche s'assurent d'être en phase avec les exigences et les évolutions du marché. Cela leur offre une activité durable et leur garantit une croissance soutenue, à condition que leur offre demeure pertinente. A l’inverse, négliger trop longtemps une transition efficace vers le numérique, à la fois du point de vue pédagogique qu'administratif, peut avoir des conséquences dramatiques pour les organismes de formation de demain.