Le déroulement du processus de certification Qualiopi
La certification Qualiopi est un gage de qualité pour les organismes prestataires d'actions concourant au développement des compétences (OPAC). Elle s'adresse aux organismes de formation (OF), aux centres de bilans de compétences (CBC), aux centres de validation des acquis de l'expérience (VAE) et aux centres de formation d'apprentis (CFA). Cette certification donne accès aux financements publics et mutualisés. L’obtention de la certification Qualiopi est un processus qui se déroule en plusieurs étapes clés.
Le choix de l'organisme certificateur
Pour obtenir la certification Qualiopi, il faut choisir un organisme certificateur accrédité par le Comité Français d'Accréditation (COFRAC). Le choix de l'organisme est une étape cruciale car chaque certificateur peut avoir des spécificités et des méthodes différentes. Chez ICPF, le déroulement du processus de certification Qualiopi est totalement digitalisé car il s'effectue sur la plateforme Noé, de la demande à la remise du certificat.
La demande de certification Qualiopi
Lorsque l’organisme candidat souhaite commencer son processus de certification, il formule sa demande sur la plateforme Noé. Une fois le choix et le type de demande de certification faite, plusieurs champs sont à renseigner :
- Un numéro de déclaration d’activité (NDA)
- La raison sociale de l’organisme et son statut juridique
- L’adresse du siège social et le/les lieux de déroulement des actions entrant dans le champ de la certification (administratives, commerciales, pédagogiques, etc.)
- Les catégories d’actions concernées par la certification : action de formation, action de formation par apprentissage, bilans de compétences et actions permettant de valider des acquis de l’expérience
- Le descriptif de l’activité de l’organisme
- Le bilan pédagogique et financier (BPF) des activités en lien avec la certification
- La présence ou non d’un accompagnement pour la préparation de l’audit
- Les informations des interlocuteurs signataires du contrat
Plusieurs options sont également disponibles pour assurer votre confort :
La revue de la demande et la contractualisation
L’organisme certificateur procède à la vérification de l’ensemble des informations renseignées. Il s’assure également de la validité du NDA et étudie la demande. Une proposition personnalisée, valable 72 h, résumant la demande est ensuite établie. À l’aide des informations renseignées sur les activités de l’organisme candidat, la durée de l’audit est calculée. Une date est proposée à l’organisme candidat avec un lieu défini. Selon l’arrêté du 31 mai 2023, l’audit se déroule dans les locaux de l’organisme candidat. S’il ne possède pas de locaux, il est possible de réaliser l’audit dans les locaux de ICPF ou dans un tiers-lieu.
La planification de l'audit de certification Qualiopi
Dès la signature de la proposition, le service planning de ICPF possède 30 jours calendaires pour la réalisation de l’audit. Ce délai prend en compte le temps de traitement, d’attribution à un auditeur et la planification de l’audit.
Un plan d’audit récapitule :
- Le type d’audit
- Les informations communiquées de l’organisme candidat
- La durée, les dates et les modalités et références de l’audit.
Par la suite, l’organisme candidat prend connaissance des obligations et indicateurs de chaque critère observé en fonction du temps accordé.
Ce plan d’audit est ajouté sur l’espace Noé de l’organisme audité. L’auditeur vérifie que les documents préalables, les informations et la description d’activité sont visibles sur cet espace. Il informe ensuite le candidat de l’envoi du plan d’audit et de la confirmation de l’audit, si et seulement si, l’organisme candidat a répondu aux exigences du Référentiel National Qualité et aux exigences des arrêtés en lien avec la règlementation en vigueur. Si ce n’est pas le cas, l’audit doit impérativement être replanifié selon les conditions des CGUS de ICPF.
La préparation de l’audit Qualiopi
Pour assurer une bonne préparation et la maîtrise du Référentiel National Qualité, plusieurs options sont proposées par ICPF. L’option élaboration permet, indicateur par indicateur, de décrire comment l'organisme est organisé pour répondre à l'exigence. Vos éléments de preuve sont sauvegardés et structurés. Votre dossier est digitalisé sur la plateforme Noé et facilement accessible pour gagner du temps le jour de l'audit.
Si vous n’avez jamais réalisé d’audit auparavant, il est fortement recommandé de demander l’option pré-audit afin de mesurer la conformité du dispositif en amont de l'audit initial et de se rassurer. Réaliser l'étape pré-audit avec ICPF offre des conditions réelles avec un auditeur pour s'exercer et identifier les éventuelles non-conformités.
Enfin, ICPF recommande d'assister aux Webinaires, qui ont lieu chaque semaine sur des thématiques variées.
La réalisation de l’audit Qualiopi
Une fois les précédentes étapes effectuées, l’audit peut avoir lieu. Il se déroule en trois parties distinctes :
La réunion d’ouverture
Cette réunion permet de faire connaissance, de présenter les activités et les modalités d’intervention. Ensuite, l’auditeur procède à l’échantillonnage en fonction de la mise à disposition des éléments de preuve observés ce jour. Cet échantillonnage doit être représentatif de l’activité de l’organisme. L’auditeur informe ou rappelle les conditions de déroulement de l’audit.
L'observation des indicateurs
En tenant compte de l’échantillonnage sélectionné par l’auditeur, les indicateurs sont étudiés avec les preuves de mise en œuvre présentées. L’auditeur prend notes des éléments de preuves présentés le jour de l’audit par indicateur sur la plateforme Noé et statut sur la conformité ou non dans les constats d’audit en fonction des exigences du Référentiel National Qualité.
Il est de la responsabilité de l'auditeur d’identifier le type d’écart statué. Il existe, en effet, deux types de non-conformité :
- La non-conformité mineure
- La non-conformité majeure
Si une non-conformité est statuée, elle ne pourra être levée et traitée par l’auditeur qu’a postériori de l’audit.
La réunion de clôture
Une fois que tous les indicateurs ont été observés, l’auditeur résume les informations émanant de la demande, les catégories d’actions observées et les raisons du choix de l’échantillonnage. Il récapitule le déroulé et le nombre de non-conformités statué lors de l’audit. Il explique la démarche pour lever les non-conformités qu'elles soient mineures ou majeures.
Si des non-conformités majeures ont été relevées, l'organisme doit les corriger dans un délai imparti. Un audit complémentaire peut être nécessaire pour vérifier la mise en œuvre des actions correctives. Ce type d’audit peut aussi être planifié si la durée de l’audit n’a pas été suffisante pour que l’auditeur puisse observer l’ensemble des indicateurs des exigences du RNQ.
La revue et décision de certification
Une fois les non-conformités corrigées et validées, le rapport d'audit est soumis à une décision de certification par l’organisme certificateur. Cette décision est basée sur l’évaluation de la conformité de l'organisme aux exigences du RNQ. Elle est étudiée en interne par la vérification et le traitement du dossier effectués par un Chef Auditeur. Le délai de traitement est d’un mois, sans compter le temps de traitement des possibles non-conformités statuées le jour de l’audit.
Si l’ensemble des éléments mentionnés dans le dossier de l’entité candidate sont conformes, il est validé. La certification est alors émise et délivrée par l’organisme certificateur. Elle est valable pour un cycle de trois ans, avec un audit de surveillance obligatoire à réaliser entre le 14e et le 22e mois après l'émission du certificat afin de vérifier la continuité de la conformité. L’audit de renouvellement de la certification implique de repasser par un audit complet, similaire à l’audit initial.
Conclusion
Le processus de certification Qualiopi est rigoureux et exigeant, mais il est indispensable pour les organismes de formation souhaitant démontrer la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics et mutualisés. En suivant les étapes de préparation, d'auto-évaluation, de demande de certification, d'audit initial, de mise en œuvre des actions correctives et d'audit de surveillance, un organisme peut obtenir, maintenir et renouveler cette certification.
La certification Qualiopi n'est pas seulement un gage de qualité, elle constitue aussi un cadre structurant qui aide les organismes de formation à améliorer continuellement leurs pratiques et à répondre aux attentes croissantes des bénéficiaires et des financeurs. En adoptant une démarche proactive et rigoureuse, les organismes peuvent transformer cette obligation en une véritable opportunité de développement, d’amélioration et de reconnaissance professionnelle.
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