Audit de Certification Qualiopi : Plan, Durée et Contenu

L’audit initial de certification Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics et/ou mutualisés. Cette certification vise à attester de la qualité des processus mis en œuvre par les Organismes Prestataires d'Actions concourant au développement des Compétences (OPAC). Elle concerne les organismes réalisant des actions de formation (AF), des bilans de compétences (CBC), des validation des acquis (VAE) et des actions de formation par apprentissage (CFA).

En fonction du périmètre de certification souhaité, chaque organisme doit adapter le contenu de l’audit. Voici un aperçu détaillé du déroulé de l’audit initial, de la préparation à l'obtention du certificat, afin de vous préparer au mieux.

Préparation à l’audit initial

Analyse des Critères Qualiopi

Avant l’audit, l’organisme de formation doit se familiariser avec le Référentiel National Qualité (RNQ), qui définit les critères et indicateurs vérifiés pendant l’audit. Ce Référentiel est structuré autour de 7 critères :

1. L’information des publics : assurer une information claire et transparente sur les prestations proposées, leurs objectifs, leur déroulé et leurs résultats attendus.

2. L’identification précise des objectifs des prestations : définir clairement les objectifs de chaque formation en adéquation avec les besoins des bénéficiaires et du marché du travail.

3. L’adaptation des prestations et des moyens à l’accueil des publics : adapter les formations et les moyens pédagogiques aux publics accueillis, en tenant compte de la diversité des apprenants.

4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : garantir des moyens pédagogiques et techniques adéquats ainsi qu’un encadrement qualifié et compétent.

5. La qualification et le développement des compétences des personnels : assurer la qualification professionnelle des formateurs et leur développement continu.

6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel : participer activement au développement professionnel et à l’amélioration continue des pratiques.

7. La prise en compte des retours des parties prenantes sur les prestations délivrées : recueillir et analyser les retours des bénéficiaires, employeurs, financeurs pour améliorer en continu les prestations.

Constitution des Preuves

Pour chaque indicateur du Référentiel, l’organisme doit rassembler des preuves tangibles. Une liste non-exhaustive, par indicateur, est renseignée dans le Référentiel National Qualité. Ces documents peuvent inclure des procédures internes, des plans de formation, des rapports d’évaluation, des témoignages de participants, des fiches de présence, des supports pédagogiques, des résultats d'enquêtes de satisfaction, des attestations de compétence, des conventions de partenariat...

En l’absence des éléments de preuve cités à titre d’exemple, le prestataire doit être en mesure de présenter tout document ou preuve équivalent permettant à l’auditeur de valider l’indicateur concerné.  

‍

L’auditeur ne recherche pas de preuve :  

• D’abord, il questionne l’atteinte du niveau attendu

• Ensuite, il écoute, reformule et enregistre la démonstration et les preuves associées

• Puis, il analyse et constate la conformité ou la non-conformité

• Enfin, il fait comprendre le constat

‍

‍

Réalisation de l’Audit Initial

Choix du Certificateur, Prise de Contact et Planification

L’organisme choisit un organisme certificateur accrédité par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Une fois la demande effectuée et le contrat de certification signé, l’auditeur Qualiopi sélectionné prend contact pour planifier l’audit. Une réunion de préparation est organisée pour clarifier le déroulement de l’audit, les attentes et le calendrier.

Un plan d’audit, comprenant la durée et le contenu de l’audit, est mis à disposition du client.  

Conformément au programme de certification en vigueur :  

• L’organisme candidat s’engage à mettre à disposition de l’auditeur tous les éléments de preuves demandés permettant d’attester de la conformité au Référentiel.

• Si l’option élaboration sur Noé a été retenue, il s’engage à mettre à disposition tous les éléments de preuve demandés, même ceux qui n’auraient pas été saisis préalablement sur la plateforme.  

• L'auditeur prend connaissance de tous les éléments durant l’audit, avec son interlocuteur et les personnes désignées sur le lieu déterminé.

• L'auditeur effectue des constats d’audit et les enregistre sur la plateforme Noé. L’absence de présentation de preuve durant l’audit fera l’objet d’une non-conformité.

^{[*] Les horaires sont définis à titre indicatifs et susceptibles d’aménagement.}

^{[**] Représentant de la direction : il a la responsabilité de l’activité auditée par mandat social ou délégation.}

^{[***] Référent qualité : interlocuteur principal de l’auditeur, il maitrise la démonstration de la conformité du dispositif au Référentiel.}

Déroulement de l’Audit

L’audit se déroule en 2 phases :

• Réunion d’ouverture : elle dure de 20 à 30 minutes, l’auditeur se présente et explique sa mission. Les informations demandées peuvent être retrouvées sur l’OPAC : date d’obtention du NDA, catégorie, nature et forme des actions dispensées (Intra, Inter, FOAD, Blended...).

L’auditeur présente le déroulement de l’audit, les objectifs et les méthodes utilisées. Le plan d’audit est validé. Pour finir, un échantillonnage est réalisé, parmi toutes les formations proposées. Il s’agit d’une sélection d'un ensemble représentatif d'éléments ou de données à auditer afin de vérifier la conformité aux critères et indicateurs de la certification Qualiopi.  

L’auditeur choisi, au hasard, quelques formations clôturées qui seront le fil conducteur lors de l’évaluation des indicateurs.  

• Analyse documentaire : l’auditeur examine les documents fournis par l’organisme de formation pour vérifier leur conformité aux indicateurs du Référentiel. Il réalise des interviews, dirige l’audit pour garantir ainsi la réalisation du plan. Il notifie les non-conformités pour chaque indicateur.  

A noter : l’auditeur est tenu par un engagement de confidentialité et à l’interdiction de proposer des conseils.  

‍Synthèse et Conclusion

Une fois l’audit terminé, l’auditeur organise une réunion de clôture pour présenter ses constatations. Il rappelle les conditions, le déroulé de l’audit et présente ses conclusions. Si des non-conformités majeures ou mineures sont détectées, l’organisme dispose d’un délai pour les corriger avant l’émission du rapport final.  

Si aucune non-conformité n’est détectée, l’auditeur émet alors un avis favorable à la certification Qualiopi lors de la réunion de clôture.  

Rapport et Décision de Certification

Rapport d’Audit

L’auditeur rédige un rapport détaillant les points de conformité et les éventuelles non-conformités relevées. Ce rapport est transmis à l’organisme de certification qui prend la décision finale.

Décision et Remise du Certificat

Si les non-conformités sont mineures et rapidement corrigées ou si l’audit ne révèle aucune non-conformité majeure, l’organisme de formation reçoit la certification Qualiopi.  

Conclusion

L’audit de certification Qualiopi est un processus qui demande une préparation et une implication de la part de l’organisme de formation. En obtenant la certification Qualiopi, l’organisme a l’opportunité de se démarquer et de bénéficier de financements publics, tout en assurant aux apprenants des prestations de qualité. La réussite de cet audit repose sur une bonne connaissance du Référentiel, l’élaboration du dossier indicateur par indicateur, et une compréhension du déroulement de l’audit.