Qualiopi et le critère 4 du Référentiel National Qualité
« L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre » tel est l’attendu du critère 4 du Référentiel National Qualité. Lors de l’audit de certification Qualiopi ou lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement, il s’agit de démontrer que les moyens pédagogiques, techniques et humains sont adaptés à la prestation. Quels sont les moyens dont j’ai besoin pour réaliser une formation ? Qui fait quoi ? Où ? Comment et avec quoi ?
4 indicateurs composent le critère 4 du référentiel Qualiopi, en voici le détail.
Indicateur 17 du critère 4 du référentiel Qualiopi
Indicateur 17 : « La mise à disposition ou l’assurance de la mise à disposition de moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié »
Il s’agit pour l’organisme de démontrer qu’il met à disposition des apprenants :
- Des moyens humains adaptés : avec qui ? (formateur, intervenant, etc.)
- Des moyens techniques adaptés : avec quoi ? (les outils)
- Un environnement approprié : où ? (le lieu de la prestation)
L’organisme doit démontrer que les formations vont se dérouler dans un environnement adapté et approprié. En cas de formation en distanciel, l’environnement doit également être pris en compte (plateforme pédagogique ou application nécessaire à la visio par exemple). C’est à l’organisme de vérifier en amont de la formation que les conditions d’accueil des bénéficiaires vont être adaptées à la prestation. Lors de formation en entreprise (intra), l’organisme doit alors s’assurer qu’il va être accueilli dans un lieu approprié.
L’indicateur 17 du critère 4 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre au centre de Bilan de Compétences :
« L’environnement doit garantir la discrétion et la confidentialité des échanges et le cas échéant, l’habilitation des personnes devant faire passer les tests est précisée. »
L’obligation spécifique Bilan de compétences est un attendu de l’indicateur 17 du critère 4 du référentiel Qualiopi qui concerne uniquement cette catégorie d’action. L’organisme doit démontrer que le lieu où se déroule de Bilan de Compétences permet la discrétion et la confidentialité des échanges.
L’auditeur Qualiopi va constater que les moyens sont bien en adéquation avec la prestation. Le bon formateur pour la bonne formation avec les bons outils et dans un lieu approprié.
Indicateur 18 du critère 4 du référentiel Qualiopi
Indicateur 18 : « La mobilisation et coordination des intervenants internes et/ou externes »
L’organisme doit démontrer« qui fait quoi ? » dans sa structure. Les rôles de chacun doivent être définis, qu’il s’agisse d’intervenant interne et/ou externe (salariés ou sous-traitants par exemple).
La coordination des fonctions nécessaires à la prestation doit être démontrée. C’est-à-dire l’interaction entre les différents acteurs. Un indépendant démontrera qu’il est seul et qu’il assure toutes les fonctions.
L’indicateur 18 du critère 4 du Référentiel National Qualité comporte une obligation spécifique propre aux actions permettant de valider des acquis de l'expérience :
" Les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs ".
L’obligation spécifique pour les actions permettant de valider des acquis de l'expérience est un attendu de l’indicateur qui concerne uniquement cette catégorie d’action. Lorsque l’organisme sous traite cette action, il doit s’assurer de l’absence de liens avec le certificateur (l’entité qui délivre la certification pour l‘apprenant) et avec le financeur.
Indicateur 19 du critère 4 du référentiel Qualiopi
Indicateur 19 : « La mise à disposition de ressources pédagogiques et l'appropriation de celles-ci. »
L’organisme doit démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponible. De plus il faut démontrer que des dispositions sont en place afin de permettent aux bénéficiaires de se les approprier.
L’organisme doit se poser la question : Comment ? Quelles sont les ressources mis à disposition des bénéficiaires ou avec quoi vont-ils repartir ? Comment ces ressources vont-elles être mises à disposition. Au jour de l’audit Qualiopi, l’auditeur va s’assurer de la présence des ressources et vérifier que les apprenants ont accès à celles-ci.
L’indicateur 19 du critère 4 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre aux nouveaux entrants :
« Démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mis en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance. »
En tant que nouvel entrant, les attendus de l’indicateur 19 du critère 4 du Référentiel National Qualité restent les mêmes, à la différence que la mise en œuvre n’est pas à démontrer. C’est-à-dire que l’audité n’a pas à démontrer l’accessibilité à ces ressources mais comment les futurs apprenants vont y avoir accès. Lors de l’audit de surveillance, l’audité démontrera comment le bénéficiaire a eu accès aux ressources pédagogiques.
Indicateur 20 du critère 4 du référentiel Qualiopi
Indicateur 20 : « La disposition d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement »
L’indicateur 20 du critère 4 du référentiel Qualiopi s’applique uniquement pour les Actions de Formation par Apprentissage. L’organisme doit démontrer qu’il dispose d’un personnel dédié à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
Au jour de l’audit Qualiopi, le prestataire doit présenter :
- La liste des membres du conseil de perfectionnement, le dernier compte-rendu ou procès-verbal
- La liste des personnes dédiés à la mobilité (nationale et internationale)
- Le nom et le contact du référent handicap
L’attendu de cet indicateur 20 du critère 4 du référentiel Qualiopi est de présenter à l’auditeur l’ensemble de ces informations. En effet, le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure.
Conclusion
Le critère 4 du référentiel National Qualité permet de vérifier que l’organisme va mettre à disposition des bénéficiaires des moyens adaptés à la prestation. L’attendu est de démontrer que l’organisme a les ressources nécessaires pour effectuer une prestation. Le critère 4 du référentiel Qualiopi permet à l’organisme de prouver sa capacité à accueillir les bénéficiaires dans des conditions favorables.
En savoir plus :
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