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Qualiopi et le critère 3 du Référentiel National Qualité

23/12/2022

« L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre », tel est l’attendu du critère 3 du Référentiel National Qualité. Le critère 3 est composé de 8 indicateurs : 4 indicateurs communs d’appréciation, 4 indicateurs spécifiques d’appréciation : en voici le détail…

Les objectifs du critère 3 de Qualiopi

Lors de l’audit de certification Qualiopi ou lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement, il s’agit de démontrer que les prestations et les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre sont adaptées aux publics bénéficiaires. Comment va se dérouler la formation ? Quel est son contenu ? Comment le bénéficiaire va-t-il être accompagné ? Comment savoir que la formation correspond aux objectifs du diplôme qu’il vise ? Quel va être le suivi en entreprise ?

Indicateur 9

L’indicateur commun d’appréciation 9 : « Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation ». Dans cet indicateur, il s’agit pour l’organisme d’informer les apprenants :

  • Des modalités d’accueil 
  • Des conditions de déroulement
  • Les informations doivent être formalisées et diffusées

L’organisme doit démontrer tout élément de preuve permettant à l’apprenant d’être informé, il est spécifié que les documents peuvent être adressés par mail, par courrier, mais également par affichage ou disponibles sur un site internet.

Quels sont les éléments de preuve ? Le guide de lecture du Référentiel National Qualité indique les éléments de preuve suivants parmi d’autres : règlement intérieur, convocation, aspects périphériques à la formation, modalités d’accès des personnes en situation de handicap.

L’indicateur 9 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre au centre de Bilan de Compétences : « L’obligation d’information sur les engagements déontologiques (respect du consentement, confidentialité, neutralité) est mise en œuvre ».

L’obligation spécifique pour le Bilan de compétences est un attendu de l’indicateur 9 du critère 3 du référentiel qui concerne uniquement cette catégorie d’action. L’organisme doit démontrer qu’il respecte les engagements et qu’une application concrète doit être apportée.

L’auditeur Qualiopiva constater que l’apprenant dispose des informations précisant les modalités d’accueil et de déroulement de la prestation qu’il a choisi.

Indicateur 10

Indicateur commun d’appréciation 10 : « La mise en œuvre et l’adaptation de la prestation, l’accompagnement et le suivi des publics bénéficiaires » Il s’agit pour l’organisme de démontrer que la prestation est adaptée aux apprenants et à leur profil :

  • En termes de contenus (outils et méthodes)
  • Accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes)

L’indicateur 10 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte des obligations spécifiques propres pour :

Les centres de Bilan de Compétences : la convention de prestation précise la durée, le coût, le planning prévisionnel, la description des trois étapes du bilan de compétences, la description des moyens, outils méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés.

  • Les Centres de Formation par Apprentissage (CFA) : le prestataire met en œuvre les dispositions de la loi relative aux obligations des CFA pour l’accompagnement des apprentis (article L.6231-2)
  • La VAE : le prestataire met en œuvre les phases individuelles et/ou collectives et adapte la durée et les modalités d’accompagnement en fonction du bénéficiaire.  

L’auditeur Qualiopi va constater que la prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires tant dans son contenu que sur son accompagnement et son suivi.

Indicateur 11

Indicateur commun d’appréciation 11 : « L’évaluation de l’atteinte par les bénéficiaires des objectifs de la prestation ».

Il s’agit pour l’organisme de démontrer :

  • Qu’un processus d’évaluation existe, qu’il est formalisé et mis en œuvre
  • Qu’il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs

L’indicateur 11 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte des obligations spécifiques propres pour :

  • La VAE : dossier de suivi du candidat permettant d’apprécier la progression du bénéficiaire tout au long de la prestation au regard des objectifs.
  • Les nouveaux entrants : un processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

L’auditeur Qualiopi va constater que le processus d’évaluation existe et formalisé. Il vérifiera également que le processus d’évaluation permet d’apprécier l’atteinte des objectifs du bénéficiaire.

Indicateur 12

Indicateur commun d’appréciation 12 : « Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours ».

‍Il s’agit pour l’organisme de démontrer :

  • Que des mesures formalisées existent 
  • Et qu’elles sont mises en œuvre

Outre les éléments de preuve relatifs aux procédures de gestion des abandons, les relances systématiques, outils et méthodes favorisant l’implication des stagiaires que vous retrouverez parmi d’autres dans le guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi, des éléments de preuve pour les prestataires délivrant des formations en alternance sont cités tels que les contacts et visites avec l’entreprise par exemple.

L’indicateur 11 du critère 3 comporte des obligations spécifiques propres pour CFA. Le prestataire apporte en lien avec le Service Public de l’Emploi - article L.6231-2 du Code du travail - un accompagnement, notamment afin de :

  • Prévenir ou résoudre les difficultés d’ordre social et matériel susceptibles de mettre en péril le déroulement du contrat d’apprentissage
  • Orienter les apprentis ayant interrompu leur formation ou n’ayant pas obtenu leur certification vers des organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation
  • Aider activement les apprentis dans la recherche d’une autre entreprise si besoin.

L’auditeur va constater que des mesures favorisant l’engagement des bénéficiaires existent et qu’elles sont mises en œuvre.  

Indicateur 13

Indicateur spécifique d’appréciation 13 : « Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. »

Qu'est-ce que l'alternance ? Le glossaire précise : modalité de formation qui se caractérise par l’acquisition organisée et progressive de compétences dans le cadre d’activités formatives et professionnelles. Celles-ci se déroulent en alternance en centre de formation (ou à distance), et en entreprise (ou dans une structure d’insertion par l’activité économique). Les contrats « en alternance » sont des contrats de travail constitués de périodes de formation pratique en entreprise et de périodes de formation théorique en établissement de formation.

Il s’agit pour l’organisme de démontrer qu’un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise est mis en œuvre. L’indicateur 13 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre pour les nouveaux entrants : un processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation :

  • En centre de formation
  • En entreprise

La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

L’auditeur Qualiopi va constater que le processus d’articulation existe et qu’il est mis en œuvre à l’appui de preuves d’échange et de tout outil de liaison permettant d’assurer la coordination des apprentissages et leur progression.

Indicateur 14

Indicateur spécifique d’appréciation 14 pour les CFA : « Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté. » Il s’agit pour l’organisme de démontrer que l’accompagnement de l’apprenant est formalisé et mis en œuvre par la mise en place de projets spécifiques.

L’indicateur 13 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre pour les nouveaux entrants : l’accompagnement est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

Quelle est la définition de l'accompagnement ? Le glossaire précise la définition de l’accompagnement socio-professionnel et éducatif : ce qui favorise l’apprentissage et l’accès à l’emploi des personnes. Par exemple :

  • La réalisation d’un bilan (formation, compétences, expérience professionnelle)
  • L’identification et le suivi des problématiques sociales individuelles
  • L’orientation vers les organismes compétents (santé, logement, demande d’allocations diverses, problèmes de garde d’enfants…)
  • L’aide aux démarches administratives
  • L’élaboration d’un projet professionnel et d’un parcours d’insertion professionnelle
  • Les actions de soutien psychologique et matériel en dehors du temps de travail
  • Les actions relatives à la mobilité professionnelle (obtention du permis de conduire…)
  • Les interventions favorisant le développement personnel (accès à la culture et aux loisirs)
  • L’apprentissage de la citoyenneté.

L’auditeur Qualiopi va constater la formalisation, la description de cet accompagnement et sa mise en œuvre à l’appui des éléments de preuve inhérents à celui-ci.

Indicateur 15

Indicateur spécifique d’appréciation 15 pour les CFA : « Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. » Il s’agit pour l’organisme de démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

Mais quels sont les éléments de preuve permettant d’apprécier que l’apprenant ait été informé de ses droits et devoirs en qualité de salarié et d’apprenti ? Et qu'en est-il concernant les règles de santé et de sécurité au travail ?

L’auditeur va constater que l’information a été diffusée aux apprenants concernant : droits et devoirs, règles applicables de santé et de sécurité en milieu professionnel.

Indicateur 16

Indicateur spécifique d’appréciation 16 : « Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. » Il s’agit pour l’organisme de démontrer qu’il respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose : quels sont les moyens attestant du respect des exigences ? Quels éléments de preuve permettent d’attester cette conformité ?

L’indicateur 16 du critère 3 du référentiel Qualiopi comporte une obligation spécifique propre pour la VAE : le prestataire démontre qu’il a demandé au certificateur les conditions de présentation aux certifications et les calendriers de jury.

L’auditeur Qualiopi va constater que les conditions de présentation des bénéficiaires respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. 

Les indicateurs 9 à 16 du critère 3 en bref

Le critère 3 du référentiel National Qualité permet de vérifier que l’organisme va adapter au public la prestation dispensée. L’attendu est de démontrer que l’organisme a les ressources nécessaires pour assurer des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation adéquates. Le critère 3 du référentiel Qualiopi permet à l’organisme de prouver sa capacité à s’adapter aux bénéficiaires.

En savoir plus :

Les 7 critères Qualiopi : ce qu'il faut comprendre

Le critère 1 du Référentiel National Qualité

Préparer l'audit Qualiopi chez ICPF

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Auteur
Muriel De Azevedo

Muriel De Azevedo

Auditrice
ICPF
Résumé
"Lors de l’audit Qualiopi, il s’agit de démontrer que les prestations et les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre sont adaptées aux publics bénéficiaires."
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