Préparer l'audit Qualiopi avec le tableau des critères et des indicateurs

Le tableau des critères et indicateurs Qualiopi est essentiel pour préparer l'audit initial, de surveillance, de renouvellement et d'extension. Il met en lumière les indicateurs vu par l'auditeur Qualiopi lors de l'audit selon la/les catégories d'actions de votre organisme. Etudier ce tableau permet d'éviter les non-conformités mineures et majeures. Sans traitement de ces dernières, elles peuvent impliquer la suspension, voire le retrait de la certification Qualiopi. Pour l'audit initial d'un nouvel entrant et l'audit de surveillance hors nouvel entrant, certains indicateurs sont partiellement audités et d'autres non audités. Ces spécificités sont mentionnées dans les indicateurs.

Tableau des critères et indicateurs Qualiopi

AF = Action de Formation

CBC = Centre de Bilan de Compétences

VAE = Validation des Acquis de l’Expérience

CFA = Centre de Formation Apprentis

SST = Sous-traitance

RNCP = Répertoire National des Certifications Professionnelles

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Les Deux Types de Non-Conformités dans la Certification Qualiopi

Non-Conformités Mineures

Qu'est-ce que c'est ?

Les non-conformités mineures sont relevées en cas de respect partiel de l’attendu d'un indicateur. Elles doivent être corrigées via un plan d’action pour assurer la conformité complète.

Exemples de non-conformités mineures :

• Informations incomplètes sur les modalités de formation : si une information est partiellement accessible ou à une l’absence ponctuelle et non répétitive de certains items dans la communication. (Critère 1, Indicateur 1)
• Lacunes dans les dispositifs de recueil des appréciations des apprenants : si l'organisme a une absence de sollicitation des appréciations d’une partie prenante. (Critère 7, Indicateur 30)

L'impact d'une non-conformité mineure sur Qualiopi

Elles n'entraînent pas de sanctions immédiates, mais un cumul de 5 non-conformités mineures peut entraîner une non-conformité majeure. L’audit suivant, l'organisme doit démontrer qu'il a mis en œuvre des actions correctives pour traiter ces écarts. La non-conformité mineure ne bloque pas l’émission du certificat.

Comment traiter une non-conformité mineure ?

Les non-conformités mineures doivent être corrigées avant le prochain audit. Le traitement se fait à la suite de l’audit par l’envoi d’un plan d’action sur Noé dans un délai de 1 mois, avec une mise en œuvre dans les 6 mois qui suivent. Lors de l’audit suivant, l’indicateur sera audité. Si une non-conformité mineure est de nouveau constaté sur ce même indicateur, celle-ci sera identifiée comme une non-conformité majeure.

Non-Conformités Majeures

Qu'est-ce que c'est ?

Selon le Référentiel National Qualité, les non-conformités majeures peuvent affecter la qualité des prestations de formation.

Exemples de non-conformités majeures :

• Absence de dispositifs de suivi et d'accompagnement des apprenants : si un organisme n'a pas mis en place de procédures pour assurer le positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. (Critère3, Indicateur 8)
• Absence de qualifications requises pour les formateurs: si l’organisme ne définit pas les compétences requises et adaptées aux prestations pour réaliser les prestations. De même, si la maîtrise de ces compétences par les intervenants n’est pas vérifiée par le prestataire. (Critère 5, Indicateur21)

L'impact d'une non-conformité majeure sur Qualiopi

Les non-conformités majeures nécessitent des actions correctives immédiates. L'organisme doit démontrer qu'il a mis en place des actions correctives pour rentrer en conformité par rapport au référentiel Qualiopi. La non-conformité majeure bloque l’émission du certificat.

Comment traiter une non-conformité majeure ?

Le traitement se fait par l’envoi de preuves sur la plateforme Noé sous 3 mois.

Conclusion

La gestion des non-conformités, qu'elles soient majeures ou mineures, est cruciale pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi. Les non-conformités mineures nécessitent une mise en œuvre d’action pour les audits suivants tandis que les non-conformités majeures exigent des actions correctives immédiates.

En assurant une conformité continue aux exigences du RNQ, les organismes de formation peuvent garantir des prestations de qualité et répondre aux attentes des bénéficiaires et des parties prenantes.

Dans le cadre de la certification Qualiopi, certains indicateurs ne s'appliquent qu'à des conditions spécifiques, en fonction de la nature des prestations offertes, du public cible, ou de la structure de l'organisme de formation. Ces indicateurs permettent une certaine flexibilité et adaptabilité du Référentiel National Qualité pour répondre aux diverses situations des prestataires.