Qu’est-ce que Qualiopi ? 2ème partie : 8 étapes pour l’obtenir

Plus de 35 000 prestataires d’action concourant au développement des compétences, essentiellement des centres de formation, sont actuellement engagés dans la certification QUALIOPI. Un nombre à peu près équivalent se pose la question de se lancer en urgence dans l’aventure. Pour acquérir cette certification, un manager de l’organisme devra réussir un exercice très codifié : l’audit. Dans cette deuxième partie de notre restitution du webinaire du 2 septembre 2021, nous abordons plus en détails les 8 étapes de ce « parcours du combattant » pour obtenir la certification Qualiopi.

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Sans être un examen ou un concours, l’audit partage avec ces situations un certain potentiel anxiogène. Une tierce partie va prendre à votre sujet une décision aux conséquences significatives sur votre activité future, en se fondant sur la démonstration, par vos soins, de la conformité de votre organisation aux exigences du référentiel Qualiopi. La grande différence avec l’examen, c’est que l’organisme de formation a droit à toutes les « antisèches » possibles, et pour l’essentiel, le niveau attendu est déterminé à l’avance !

Nous avons décomposé le parcours menant à Qualiopi en 8 étapes, en partant d’une étape « zéro » :

1. Mener ou vouloir mener l’activité de l'organisme à certifier Qualiopi
2. Formuler le projet de la certification Qualiopi
3. Formaliser la demande de certification Qualiopi
4. Contractualiser avec l'organisme certificateur
5. Préparer l’audit Qualiopi
6. Passer l’audit Qualiopi proprement dit
7. Obtenir la certification Qualiopi
8. Entrer dans le cycle de surveillance et de renouvellement.
   

Étape 0 : mener ou vouloir mener l’activité de l'organisme à certifier Qualiopi

Cette étape peut sembler aller de soi, mais il est important de la mentionner, pour au moins deux raisons :

• Elle correspond au moment où les responsables de l’organisme prennent conscience du fait que l’une ou plusieurs de leurs activités entrent dans le champ de Qualiopi : formation, apprentissage, accompagnement VAE, bilan de compétences.
• Elle revêt une importance particulière pour les nouveaux organismes. Il est possible, en effet, de vous engager dans le processus de certification Qualiopi au moment de la création de votre structure, avant même d’avoir obtenu votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Celui-ci, cependant, sera requis le moment venu pour qu’il soit possible de vous délivrer la certification proprement dite. S’engager dès le début dans la démarche Qualiopi constitue le meilleur moyen d’intégrer dès le départ une démarche qualité efficace.

Il faut également citer les entreprises qui souhaitent développer une activité de formation complémentaire à leur activité et qui découvrent cet écosystème particulier.

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Étape 1 : formuler le projet de la certification Qualiopi

C’est le moment où vous vous interrogez sur l’opportunité d’obtenir Qualiopi, et optez finalement pour cette démarche. Pourquoi vous engager dans ce processus de certification ? Nous avons répondu à cette question dans la première partie de cet article.

Quelques éléments de contexte pour vous aider à préciser votre projet :

• Pour la plupart des organismes, l’audit proprement dit durera 1 jour et devrait vous revenir à 1 200 € HT la première année (hors options et accompagnement, voir ci-dessous).
• Jusqu’au 30 juin 2022, l’audit initial peut se faire à distance. Les audits qui se tiendront après cette date devront à nouveau avoir lieu en présentiel.
• L’audit requiert une préparation. Vous pouvez vous préparer par vos propres moyens, ou en vous faisant accompagner par un consultant. ICPF met à votre disposition une liste de consultants certifiés ICPF.

À quel moment faut-il s’engager dans la démarche Qualiopi ? Le plus tôt sera le mieux, afin d’obtenir rapidement une date d’audit. La procédure peut durer au total jusqu’à 2 mois.

Le premier pas vers la concrétisation du projet est d’appeler le certificateur. Dès que vous vous posez la question de rechercher la certification Qualiopi, n’hésitez pas à contacter ICPF pour en savoir davantage.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes étapes, inscrivez-vous à notre prochain webinaire. ICPF organise 2 à 3 webinaires Qualiopi par mois, le jeudi de 14h00 à 15h30 pour vous permettre d'obtenir les réponses à vos questions.

Étape 2 : formaliser la demande de certification Qualiopi

Une fois le projet décidé et le certificateur identifié, vient le moment de formaliser votre demande de proposition auprès de ce dernier. ICPF a ceci de particulier que l’ensemble du processus se déroule en ligne, de façon dématérialisée, via la plateforme Noé.

Pour effectuer votre demande et obtenir une proposition de ICPF, il vous suffit donc de vous connecter sur noe.certif-icpf.org et de vous créer un compte.

Les informations demandées

Un certain nombre d’éléments vous seront demandés. Mentionnons les principaux :

• Le numéro de déclaration d’activité (NDA). Si vous n’en avez pas encore, il vous suffit de cocher la case correspondante et de joindre une attestation sur l’honneur comme quoi vous êtes en cours de demande.
• Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF). Si votre organisme vient d’être créé, vous n’avez pas encore de BPF ; il ne le vous sera pas demandé.
• Votre chiffre d’affaires de l’année précédente et le prévisionnel de l’année en cours. Il y a deux lignes : une pour le chiffre d’affaires total, et une pour le chiffre d’affaires réalisé dans l’activité qui fait l’objet de la certification. Si vous faites de la formation en marge d’une activité de conseil, par exemple, il est important que nous le sachions, afin de mesurer l’ampleur de l’activité de formation pour déterminer la durée de l’audit.
• Le nombre de salariés en CDI et le nombre de sous-traitants, avec un organigramme à partir de 3 salariés.
• Si vous bénéficiez déjà d’une certification reconnue par le Cnefop, il est important de le préciser : vous avez droit à un audit avec des conditions aménagées.
• Le nombre de sites de formation : un site est un lieu où se déroulent des actions de formation et où travaillent des collaborateurs de l’organisme de façon permanente. Si vous louez des salles ou formez chez le client, vous n’avez pas de site de formation. Si vous avez plusieurs implantations, avec des salariés présents de façon permanente et où se tiennent des actions de formation, votre organisme est multisites. Le nombre de sites a un impact sur la durée de l’audit : en cas de multisites, une partie des sites doit être auditée. En l’absence de site de formation, en revanche, l’audit peut se tenir dans un lieu choisi d’un commun accord, par exemple chez le certificateur.
• Les catégories d’action pour lesquelles vous demandez l’audit (formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences). Cocher plusieurs cases prolonge la durée de l’audit : il est important de ne valider que le ou les champs que vous avez vraiment besoin de certifier.
• Les modalités d’audit : sur site ou à distance
• Les options : ICPF propose deux services complémentaires.
• Le pré-audit : il s’agit d’un audit à blanc, à réaliser 10 à 15 jours avant l’audit proprement dit. Il permet de constater les éventuelles non-conformités en amont de l’audit afin de venir mieux préparé à celui-ci. Le pré-audit est effectué par un auditeur.
• L’élaboration : cette option vous permet d’enregistrer votre démonstration et vos pièces au fur et à mesure sur la plateforme Noé. C’est le meilleur moyen de suivre la constitution de votre dossier et de le restituer le moment venu, sans rien oublier.
• La période au cours de laquelle vous souhaitez que l’audit soit organisé.

Étape 3 : contractualiser avec l'organisme certificateur

En fonction des éléments de la demande, ICPF vous fait ensuite parvenir une proposition. Celle-ci comporte les éléments suivants :

La durée de l’audit: elle peut varier en fonction de plusieurs facteurs :

• le chiffre d’affaires de l’activité à certifier, tel que déclaré dans le bilan pédagogique et financier ;
• le nombre de sites de formation ;
• le nombre de catégories d’action concernées (parmi les 4 possibles) ;
• la détention ou non d’une certification reconnue par le Cnefop valide ;
• le lieu où se déroule l’audit ou les sites audités, en cas d’organisme multisites ;
• les options choisies et leur coût (pré-audit et/ou élaboration) ;
• le service client : il s’agit d’une messagerie en ligne incluse dans notre service, qui vous permet d’interroger ICPF en direct. Vous pouvez notamment obtenir l’explicitation des différents critères Qualiopi ;
• la redevance annuelle : c’est le montant fixe annuel qui permet de financer la surveillance et le renouvellement et donc le maintien de la certification.
• la date prévue de l’audit.

L’acceptation de cette proposition se concrétise par la signature du contrat entre ICPF et vous.

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Étape 4 : préparer l'audit Qualiopi

La préparation commence par ce que nous nommons l’embarquement. Nous appelons au téléphone chacun des organismes qui ont contractualisé pour leur présenter les « 10 gestes succès pour réussir l’audit ».

L’objectif de la préparation est triple :

• Acquérir la maîtrise des fondamentaux de Qualiopi : nature de la démarche, contenu des critères et des indicateurs.
• Comprendre ce qui est attendu de vous, à savoir la démonstration de la conformité de votre organisme au référentiel Qualiopi en fournissant des preuves constatables.
• Adopter la bonne attitude. Beaucoup de formateurs ont du mal à se défaire de leur posture de pédagogue dans le cadre de l’audit. Ils cherchent, inconsciemment, à « former » l’auditeur à ce qu’est leur organisme. Il est important de conserver une posture d’audité. Il faut être à l’écoute des questions de l’auditeur et y répondre de façon rigoureuse. C’est ce qui fait la valeur du processus qualité.

Les options

Pour vous accompagner dans la préparation de l’audit, vous avez deux possibilités, potentiellement complémentaires, que nous avons déjà évoquées :

• Le pré-audit, si vous avez choisi l’option. Le pré-audit peut se faire à distance jusqu’à 4h. Au-delà, il peut s’effectuer en présentiel. Il consiste en un échange avec un auditeur, qui peut durer de 2h jusqu’à deux ou trois jours pour les dossiers les plus complexes. Le pré-audit est le meilleur moyen de comprendre à l’avance ce à quoi ressemble un audit, de dédramatiser l’exercice, de faire baisser le stress et d’ajuster le tir en fonction des retours de l’auditeur. Attention cependant : ce dernier n’est pas un consultant et ne peut pas vous donner de conseils sur ce qu’il faut faire. Il se contente de mettre en évidence les non-conformités.
• L’accompagnement par un consultant. Ce n’est pas du tout une obligation : 80 % de nos clients déclarent ne pas y avoir recours. Lors d’un premier audit, cependant, l’aide d’un consultant peut contribuer à réduire l’appréhension face à un exercice nouveau et intimidant. Le consultant sera également à même de vous conseiller sur la meilleure façon d’apporter les preuves demandées. En général, une journée de consulting suffit pour parcourir les 32 indicateurs. En fonction de l’ancienneté et du standing du consultant, une journée vous reviendra entre 800 et 1 500 € environ.

Étape 5 : passer l’audit Qualiopi proprement dit

L’objectif de l’audit est de constater la conformité de votre organisme au référentiel Qualiopi. Ce qui est certifié, c’est bien l’organisation que vous avez mise à la disposition de vos clients pour délivrer un service conforme aux critères qualité de Qualiopi.

Pour chaque indicateur, l’auditeur va consulter les preuves que vous avancez. Une preuve est une pièce qui permet, par elle-même ou en conjonction avec d’autres preuves, d’apporter à l’auditeur la certitude que votre organisation prend bien en compte les exigences de l’indicateur.

Quelques remarques :

• En matière de preuves, seule la pertinence compte : multiplier les documents ne sert à rien en soi. Si un seul document suffit à établir, rationnellement, que votre organisation se conforme à un indicateur, il est inutile d’en rajouter.
• Si vous avez apporté une amélioration à votre organisation sans qu’elle ait encore été mise en œuvre dans une action de formation effective, n’oubliez pas de mentionner la date à laquelle l’amélioration a été apportée. Rappelons que la certification porte uniquement sur l’année précédant l’audit.
• L’audit doit atteindre la durée prévue. S’il est de 7 heures (cas général), il faut « remplir » les 7 heures. Un audit abrégé n’est pas valable.
• Ne prenez pas l’audit personnellement. Comprendre Qualiopi est important car elle ne certifie pas votre conformité ni votre qualité en tant que professionnel. C’est la conformité de votre organisation qui est en jeu. Quand l’auditeur pointe une non-conformité, il ne fait que vous dire « je n’ai pas la preuve formelle que votre organisme répond à cet indicateur particulier. Je ne peux pas déclarer la conformité sur ce point. » Il ne vous juge pas, ni vous, ni votre travail.
• Prenez votre temps. Ne visez pas nécessairement l’absence de non-conformités dès le premier audit. Mettez en place un dispositif robuste pour répondre méthodiquement aux différents indicateurs.

Étape 6 : obtenir la certification Qualiopi

À l’issue de l’audit, vous recevrez le rapport de l’auditeur. Celui-ci peut comporter une ou plusieurs non-conformités. Cela signifie que sur les indicateurs concernés, la démonstration de la conformité de votre organisation est apparue insuffisante.

Vous aurez ensuite :

• 3 mois pour traiter les non-conformités majeures ;
• 1 mois pour envoyer à l’auditeur un plan d’action en vue de traiter les non-conformités mineures, et 6 mois pour les traiter effectivement.

La réponse aux non-conformités se fait par écrit, de manière argumentée, par l’intermédiaire de la plateforme Noé dans le cas de ICPF.

Le processus Qualiopi présente une différence avec d’autres processus qualité comme la norme Iso 9001 : l’auditeur ne peut pas souligner les points forts de l’organisation. Il ne note que les non-conformités.

Il peut arriver que vous ne compreniez pas où est le problème, et que vous considériez avoir bien répondu à la question posée par un indicateur sur lequel l’auditeur a déclaré une non-conformité. Dans tous les cas, repartez de zéro pour démontrer comment votre organisation se conforme à l’indicateur concerné. Contester directement l’auditeur ne sert à rien et risque de retarder la certification : nous serons, de toute façon, obligés de vous demander de répondre via Noé. Il faut aller au bout du processus et traiter la non-conformité. Si votre réponse ne convient toujours pas, il sera encore temps de faire appel, si vous estimez que l’auditeur est en tort. Mais cela est très rare : la plupart du temps, le motif de la non-conformité et la façon d’y répondre vous apparaîtront rapidement.

Lorsque toutes les non-conformités ont été traitées, ou s’il n’y en a aucune, vous recevrez rapidement votre certification.

Étape 7 : entrer dans le cycle de la surveillance et du renouvellement

Après la certification commence le cycle d’amélioration continue :

• un audit de surveillance a lieu entre 14 et 22 mois après la certification ;
• un audit de renouvellement se tient 3 ans après la certification.

Puis le cycle de 3 ans surveillance / renouvellement reprend.

Entre la formulation du projet et l’obtention de la certification, le processus peut paraître long aux organismes de formation. Cependant, la démarche de certification Qualiopi ne doit pas être perçue comme une nouvelle contrainte bureaucratique, mais bien comme une occasion de développer sa démarche qualité, d’accroître son réseau et d’étendre son marché. Qualiopi est, en dernière analyse, un levier de business pour les certifiés : ne l’oubliez pas !

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Lire la Partie 1 :

Qu’est-ce que Qualiopi ? 1ère partie : contexte et définition