Qu’est-ce que Qualiopi ? 1ère partie : contexte et définition

À partir de janvier 2022, tous les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics doivent obtenir Qualiopi. Mais qu'est-ce que Qualiopi ? En quoi consiste, concrètement, cette démarche qualité ? L'équipe ICPF explicite pour les organismes de formation le contexte et les étapes menant à la certification Qualiopi. Cette explicitation tient compte de leurs attentes et de leurs préoccupations. Nous avons choisi de restituer les contenus abordés lors de nos webinaires en deux parties. La première partie est consacrée à la définition de Qualiopi. La seconde abordera plus concrètement la marche à suivre pour obtenir la certification.

Beaucoup ont déjà franchi le pas. Certains sont en train de le faire. D'autres, encore, entreprendront la démarche dans les premiers mois de 2022. Par la suite, les certifiés passeront un audit tous les 18 mois, en alternant audit de surveillance et de renouvellement. Qualiopi est donc parti pour faire partie de l’existence de la grande majorité des organismes de formation.

Qui est concerné par Qualiopi?

Qualiopi s’adresse aux « Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences » (OPAC) . Ces OPAC doivent être détenteurs d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).

Les organismes concernés sont ceux qui réalisent tout ou partie des 4 catégories d’actions suivantes :

• les actions de formation;
• les actions de formation par l’apprentissage (centres de formation d’apprentis, ou CFA);
• les bilans de compétences;
• l’accompagnement des processus de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Les prestations de tous ces organismes sont susceptibles de bénéficier de financements publics (Etat, Régions, Pôle Emploi) ou mutualisés (Opco). Ces financements, à compter du 1^er janvier 2022, seront subordonnés à l’obtention de la certification Qualiopi par le prestataire.

Qui délivre la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC, le Comité Français d’Accréditation. Il en existe 32 à ce jour. ICPF est l’un de ces organismes.

Que se passe-t-il janvier 2022 ?

Les organismes certifiés Qualiopi sont référencés dans une base de données centralisée. Celle-ci sera accessible aux financeurs (Etat, Région, Pôle emploi, Opco) à partir de janvier 2022. Dès que le financeur recevra la convention de formation du client de l’organisme de formation, il ira vérifier sur la base de données que celui-ci est bien référencé dans la base. S’il trouve l’organisme, le dossier de financement pourra être instruit. S’il ne le trouve pas, le dossier sera rejeté, même si les actions de formation concernées ont toujours fait l’objet de financements par le passé.

Quels sont les types de financement concernés ? Il y a principalement 4 financeurs :

• les Opco (environ 7 milliards d’euros, essentiellement pour l’apprentissage, les transitions professionnelles, les salariés des entreprises de moins de 50 salariés) ;
• Les Régions (environ autant, essentiellement pour l’apprentissage et les demandeurs d’emploi) ;
• Pôle emploi (1 à 2 milliards d’euros, essentiellement pour l’insertion des demandeurs d’emploi)
• Le Compte Personnel de Formation (CPF : 1 milliard d’euros environ, pour les salariés et les demandeurs d’emploi).

Les régions et les Opco ont une enveloppe à dépenser. Ils s’organisent pour rassembler autour d’eux un écosystème d’organismes de formation qui leur permettent de dépenser les subventions. Pour un nouvel entrant sur le marché, l’enjeu est de se faire une place dans ces écosystèmes. Pour les organismes existants, il est de s’y maintenir.

La certification Qualiopi donne-t-elle accès aux financements CPF ?

Qualiopi est une condition nécessaire pour bénéficier de financements par le CPF, mais ce n’est pas une condition suffisante. Pour être éligible au CPF, une action doit correspondre à l’une de ces catégories :

• Les actions de formation ou les accompagnements VAE préparant à une certification ou à une partie de certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). Ces répertoires sont tenus par France Compétence. Ils contiennent l’essentiel des certifications « officielles », mais seulement une partie des certifications de qualifications professionnelles (CQP), qui sont les diplômes créés par les branches professionnelles.
• Les bilans de compétences.
• La préparation au permis de conduire.
• L’accompagnement à la reprise ou à la création d’entreprise.

Si vous ne relevez pas des trois dernières situations, vous avez donc le choix entre deux options pour bénéficier de financements CPF :

• - obtenir le référencement de votre propre certification au RNCP ou au RS, un processus long, complexe et coûteux ;
• - ou conclure un partenariat avec un organisme de formation qui prépare à la certification visée.

À quoi sert Qualiopi ?

La formation n’a jamais été une profession réglementée : il n’y a pas d’agrément à obtenir pour devenir formateur. En revanche, lorsqu’un financement public ou mutualisé est mobilisé, l’État impose des obligations.

• Jusqu’à la réforme de 2014, la seule contrainte administrative était de détenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et d’être à jour de ses bilans pédagogiques et financiers Cette formalité visait uniquement à vérifier que l’organisme avait bien une activité de formation. Le code du Travail contenait pourtant bien une définition de l’action de formation. Celle-ci devait inclure « un programme préétabli », des « objectifs déterminés », des « moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement », une évaluation. Le financeur vérifiait, en principe, ces différents points, mais la loi ne l’y obligeait pas vraiment.
• La réforme de 2014 a créé l’obligation, pour les financeurs, de vérifier que le prestataire avec la « capacité » de « dispenser une formation de qualité ». Le formateur devait pour cela respecter 6 critères, précisés par décret en juin 2015. Le financeur avait deux façons de s’y prendre. Demander aux formateurs de justifier d’un label qualité délivré par un organisme figurant sur une liste établie par le Cnefop (prédécesseur de France Compétence). Ou faire la vérification lui-même. C’est pour effectuer cette vérification que les OPCA ont développé la base Datadock. Concrètement, les organismes de formation étaient plutôt incités à se labelliser, ce qui leur permettait d’être référencés d’office sur le Datadock.
• La réforme de 2018 remplace cette obligation des financeurs par une obligation, pour les organismes de formation, de justifier d’une certification qualité délivrée par un organisme accrédité par le Cofrac. C’est la certification Qualiopi, dont le référentiel est construit autour de 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Il s’agit d’une démarche qualité, inscrite dans la durée, qui certifie le processus par lequel l’organisme délivre ses prestations. Les labels antérieurs ne sont plus valables, même s’ils donnent droit à une procédure accélérée pour l’obtention de Qualiopi.

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Pourquoi obtenir Qualiopi ?

Il y a au moins 7 avantages à obtenir la certification Qualiopi : 4 avantages commerciaux, 1 avantage intrinsèque, 1 externalité positive, 1 internalité positive.

• 1- La pertinence de l’offre

Le référentiel Qualiopi a été construit en se mettant à la place des clients : il reflète les attentes de ceux-ci vis-à-vis des prestataires de formation. En s’engageant dans la démarche Qualiopi, les prestataires de formation se positionnent dans une optique de satisfaction client, et façonnent leur offre dans ce sens.

• 2- Un signal de marché

La certification Qualiopi rassure les clients sur la capacité de l’organisme à délivrer des prestations de qualité. C’est l’un des objectifs politiques de la certification : contribuer à réguler le marché de la formation. Rapidement, acheter les prestations d’un organisme de formation non certifié Qualiopi apparaîtra comme risqué aux entreprises clientes.

• 3- L’accès aux financements

En faisant appel à un prestataire certifié Qualiopi, le client est en mesure de demander des financements à son Opco ou à un financeur public pour prendre en charge les frais de formation. C’est particulièrement utile dans plusieurs circonstances :

1. si le client est une entreprise de moins de 50 salariés, les formations qu’il achète peuvent lui être remboursées à 100 %, si le prestataire est certifié Qualiopi.
2. si le client est une grande entreprise qui verse une contribution volontaire ou conventionnelle (imposée par la convention collective de la branche) à un Opco, ce dernier gèrera les paiements aux prestataires de formation, et ceux-ci devront donc être certifiés Qualiopi.
3. pour les CFA, la certification Qualiopi est vitale, afin d’obtenir la prise en charge par l’Opco du coût des formations.
4. pour les centres de bilans de compétences, Qualiopi est indispensable pour bénéficier des financements CPF.

• 4- L’accès aux appels d’offres

Qualiopi permet également aux prestataires de se positionner sur des appels d’offres afin de décrocher de nouveaux clients. Il est à prévoir que la plupart des appels d’offres exigeront à l’avenir la certification Qualiopi de la part des organismes de formation.

• 5- Un avantage intrinsèque : le contrôle qualité

Qualiopi permet de placer l’organisme de formation sous contrôle. Formulé de cette façon, ce constat n’apparaît pas forcément comme un avantage. C’est pourtant un bénéfice considérable. Qualiopi n’est pas un diplôme, un examen que l’on passe une fois pour toute. C’est un processus de certification de la qualité, qui s’inscrit dans la durée.

Après l’audit initial, un nouvel audit, plus court, a lieu au bout de 18 mois (entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification) : c’est l’audit de surveillance. 3 ans après la certification (donc environ 18 mois après l’audit de surveillance) a lieu l’audit de renouvellement. Le cycle continue ensuite, à raison d’un audit tous les 18 mois.

Ce cycle d’audits ne doit pas être perçu comme une perte de temps, un travail administratif inutile. Il faut exiger que l’audit soit utile à l’organisme. Le processus de certification Qualiopi permet au prestataire de s’inscrire dans une démarche qualité continue, en tenant à jour la checklist des éléments à suivre pour continuer à produire dans les conditions de la qualité. La certification Qualiopi est en quelque sorte un moyen d’externaliser le contrôle qualité, pour des structures qui ne pourraient pas se payer une direction dédiée.

La démarche Qualiopi a une valeur ajoutée intrinsèque, et contribue à accroître la valeur ajoutée des prestataires pour leurs clients.

• 6- Une externalité positive : le réseau

Dernier avantage d’engager la démarche de certification Qualiopi auprès de ICPF : c’est un moyen de rejoindre un réseau de plusieurs milliers de professionnels. L'accès à ce réseau est nécessaire pour échanger, faire du business, trouver des partenariats, se tenir au courant des évolutions du marché, etc.

• 7- Une internalité positive : un challenge pour l’équipe

Obtenir la certification Qualiopi est un véritable projet d’équipe. Selon nos clients, la conduite de ce projet a eu un impact significatif sur la mobilisation collective, l’esprit d’équipe, le partage de valeurs communes.

Quelques chiffres

La France comptait officiellement, au 15 octobre 2021, 105 670 organismes de formation détenteurs d’un numéro de déclaration d’activité. Il s’en ajoute entre 12 000 et 15 000 chaque année. Par comparaison, on en recense 10 000 en Inde et 6 000 en Allemagne.

La différence s’explique par le fait qu’en France, le choix a été fait d’identifier et, potentiellement, de subventionner toutes les structures qui font de la formation, que celle-ci soit leur vocation principale ou une activité annexe. Et de fait, sur les 105 671 prestataires recensés, environ 40 000 ne déclarent aucune activité et ne sollicitent aucun financement.

Pour évaluer le vivier des organismes de formation qui ont une activité régulière et entrent dans les circuits de financements, nous pouvons nous référer au nombre de prestataires enregistrés au Datadock : il y en a de l’ordre de 50 000. Or, au 1er octobre 2021, il y avait eu 27 898 engagements d’organismes, avec contractualisation, dans le processus de certification Qualiopi, dont 15 551 avaient déjà abouti, et 12 347 étaient toujours en cours. 20 à 30 % de ces demandes émanaient d’organismes de formation fraîchement créés, non référencés au Datadock. Autant dire que le nombre de demandes potentielles avant le 31 décembre 2021 est colossal. Or, le processus de certification prend du temps : dans l’idéal, il faudrait compter environ 3 mois entre la formulation de la demande et l’obtention de la certification Qualiopi. Mais beaucoup seront tentés d’accélérer la procédure, avec les risques que cela comporte.

La fin de l’année 2021 et le début de 2022 seront donc des périodes intenses pour les certificateurs Qualiopi et pour les prestataires de formation retardataires. Il est donc essentiel de bien saisir les enjeux et de comprendre le mieux possible, dès l’amont, dans quel type de démarche s’engage un organisme de formation lorsqu’il demande la certification Qualiopi.

Dans la 2èm partie, nous aborderons plus en détail la démarche d’obtention de la certification Qualiopi, en 7 étapes, telle que ICPF la propose.
Consultez l'article : Qu'est-ce-que Qualiopi ? 2ème partie : 8 étapes pour l'obtenir.