Gérer sa démarche de certification avec un logiciel Qualiopi

L’utilisation d’un logiciel Qualiopi est conseillée pour sécuriser sa certification. Cette dernière est indispensable pour faire reconnaître la qualité de son service de formation et pour faire bénéficier ses clients de financements.

Les diverses démarches Qualiopi prennent du temps. 16 heures par semaine, c’est le temps moyen consacré par plus de 200 organismes de formation rencontrés par TooSmart pour leurs tâches administratives. Entre l’enregistrement des financements, l’enregistrement des stagiaires, l’envoi de la convention, la validation des compétences (en amont et en aval), la satisfaction client et le reste, il y a de quoi s’y perdre. Pour aider les organismes de formation Qualiopi, TooSmart a créé QooPi, un logiciel de gestion Qualiopi permettant d’automatiser vos process administratifs et de centraliser vos données pour sécuriser la certification de votre organisme de formation.

QooPi : un logiciel Qualiopi développé par TooSmart vous permettant d’automatiser vos process !

QooPi est un outil qui permet d’automatiser de nombreux process. Ce logiciel de formation Qualiopi permet également de générer divers documents en automatique comme les conventions ou encore les programmes.

Vous pouvez gérer vos différentes bases de données ou créer vos nouveaux clients dans QooPi. Lorsque vous créez vos actions de formation, elles sont rattachées à un compte client, à un contact référent et vous y associez un produit de votre catalogue de formation. Les informations complémentaires au produit sont par la suite complétées de manière automatique.

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QooPi vous crée et remplit automatiquement tous les documents obligatoires qui seront envoyés directement aux stagiaires enregistrés. Exemple : programme, attestation de fin formation, etc. Tous les documents sont téléchargeables en PDF.

Il en est de même pour les envois de feuilles de présence, les relances et les questionnaires que vous pouvez personnaliser. Exemple : questionnaire de positionnement, questionnaire à chaud, questionnaire à froid, questionnaire de satisfaction. Ce système d’automatisation est rapide, simple et efficace !

Ce logiciel de gestion Qualiopi vous facilite votre quotidien et vous permet de créer et d’accéder à différents contenus comme :

• La connexion avec les agendas de vos formateurs.‍
• La création de vos événements (formation d’un jour, deux jours, en distance ou présentiel ou e-learning).
• La gestion de vos coûts et frais annexes avec des coûts réels, etc.

Vous êtes intéressés par QooPi ? Prenez rendez-vous dès maintenant !

Les avantages d’un logiciel de gestion Qualiopi pour les organismes de formation

QooPi vous permet de conserver votre certification Qualiopi et de centraliser et sécuriser vos données !

L’automatisation vous permet d’éviter les erreurs de saisie (notamment dans les tableaux Excel),de suivre en temps réel l’avancement de chaque étape et d'optimiser le temps que vous consacrez aux tâches administratives.

Par exemple, suivez la présence de vos stagiaires aux différentes formations auxquelles ils sont inscrits. Vérifiez qu’ils aient bien signé la fiche de présence en ligne pour que leur présence soit comptabilisée.

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Grâce à un code couleur et des émoticônes, vérifiez si tout fonctionne comme prévu ! Suivez en temps réel l’envoi des conventions à vos stagiaires et gérez leur retour grâce à ce système ! QooPi vous permet aussi de respecter les délais Qualiopi.

Quand un auditeur Qualiopi viendra dans votre organisme pour vérifier si vous respectez bien les délais (envois de convocation ou de questionnaires), dans le cadre de l'audit de certification Qualiopi initial, ou l'audit de surveillance, montrez-lui ce tableau ! Il vous permet de voir si vous êtes ou non en conformité avec le référentiel Qualiopi. Ce tableau évolue en fonction de vos avancements. Des icônes de suivi permettent également de suivre instantanément les différentes étapes.

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Conclusion

TooSmart vous permet d’automatiser vos process administratifs et de centraliser vos données pour sécuriser votre certification Qualiopi. Gagnez en temps, en sérénité, mais également en qualité et en satisfaction client, tout en favorisant l’indépendance de vos collaborateurs. Profitez d’un accompagnement avec une documentation sur QooPi qui facilite pas à pas votre prise en main de l’application !

Vous souhaitez en savoir plus sur les services proposés par TooSmart ?

Rendez-vous sur le site internet de TooSmart : https://www.toosmart-formation.fr/