Le cas particulier du certifié CNEFOP lors de l’audit de surveillance
J’ai eu un audit initial aménagé grâce à ma certification CNEFOP, qu’est ce qui change pour mon organisme lors du passage mon audit de surveillance ? La réponse à cette question se trouve dans mon article. Après l’avoir lu, vous saurez comment vous préparer pour l’audit de surveillance.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance Qualiopi peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le Référentiel National Qualité. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit, ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
En tant que certifié CNEFOP, quelle est la durée de l’audit de surveillance après l’audit initial en conditions aménagées ?
Le calcul de la durée d’un audit de surveillance Qualiopi a été effectué initialement lors la contractualisation de votre audit initial et est mentionné dans votre contrat initial. Pour l’audit de surveillance Qualiopi, la certification CNEFOP n’impacte pas la durée et les conditions de l’audit.
Si vous avez réalisé un audit d’extension Qualiopi depuis l’audit initial, la durée préalablement identifiée peu changer en fonction de la catégorie d’action de l’extension et du Chiffre d’Affaires de l’organisme.
En général, un audit initial Qualiopi avec une certification CNEFOP, une catégorie d’action et un Chiffre d’Affaires de moins de 150 000€ a une durée de 3h30 et un audit de surveillance de 3h30 également.
La planification de l’audit de surveillance
Pour un organisme certifié chez ICPF
La planification de l'audit de surveillance est disponible à partir du 8ème mois de la date d'émission du certificat. Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planification. Suivez les étapes suivantes pendant la période de planification :
- Connectez-vous sur Noé.
- Depuis votre Tableau de bord, cliquez sur "Demande la surveillance".
- Cliquez sur "Planifier votre audit".
- Complétez les étapes du formulaire de demande.
- Cliquez sur "Envoyer la demande".
Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
Pour un organisme certifié chez un autre certificateur
Effectuez votre demande à la suite de l'obtention de la certification.
- Créez un compte ou connectez-vous sur Noé.
- Depuis votre Tableau de bord, cliquez sur "Faire une demande".
- Cliquez sur "Réaliser votre audit de surveillance Qualiopi".
- Complétez le formulaire.
- Cliquez sur "Envoyer la demande".
Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
L’organisation de l’audit de surveillance et la préparation pour le certifié CNEFOP
L’auditeur prend contact avec vous par téléphone ou depuis le Service Client (messagerie en ligne sur Noé) pour :
- Se présenter et vous faire comprendre sa fonction
- Valider le plan d’audit de surveillance Qualiopi et préciser à l’audité que l’ensemble des indicateurs vont être vérifiés
- Valider les informations de l’analyse de risque
- Valider la logistique, si l’audit se déroule en présentiel
- Valider le choix de la technologie utilisée, par défaut Teams, ou le moyen choisi par le client ou l’auditeur sous-traitant dans le cas d’un audit à distance.
La préparation de l’audit pour le jour J peut passer par plusieurs étapes pour les organismes ayant eu un audit initial aménagé :
- Reprendre le rapport initial et les éventuelles non-conformités
- Reprendre le Référentiel National Qualité car tous les indicateurs non audités à l’initial apparaissent (indicateurs : 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 – 13 – 16 – 17 – 18 – 19 – 21 – 23 – 27 – 28 – 30 – 31).
- Avoir à disposition l’ensemble des enregistrements pouvant vous aider lors de la démonstration du maintien de la conformité.
- L’option élaboration, pour la démonstration et les preuves. Il est fortement conseillé il garantit un audit efficient et fluide.
Le déroulement de l’audit de surveillance pour le certifié CNEFOP
Durant l’audit, vous n’aurez pas le temps de dire « ouf » qu’il sera déjà fini. La durée de l’audit de surveillance Qualiopi vous semblera courte. L’audit dure généralement 3h30, et il faut soustraire :
- 10 à 15 minutes pour la réunion d’ouverture, la vérification de l’utilisation des logos Qualiopi, COFRAC, ICPF
- Quelques minutes, pour faire un focus sur les non-conformités éventuelles soulignées en audit initial. Notamment la mise en place du plan d’action dans les délais pour les non-conformités mineures
- 15 minutes pour la réunion de clôture.
L’ensemble des indicateurs est vérifié dans la durée d’audit imparti. L’auditeur Qualiopi s’appuie sur l’organisation énoncée dans le rapport définitif de l’audit initial pour vérifier le maintien de la certification Qualiopi.
En conclusion, l’objectif de l’audit de surveillance Qualiopi n’est pas de refaire l’audit initial. L’ensemble des indicateurs Qualiopi sera à nouveau audité lors de l’audit de renouvellement. L’audit de surveillance d’un organisme ayant eu des conditions aménagées à l’audit initial n’est pas différent d’un organisme qui n’en a pas bénéficié.
Les 2 axes sont à retenir sont :
Préparation (des indicateurs Qualiopi non audités apparaissent)
Vérification du maintien du système en place
En savoir plus :
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