Qualiopi au service de la FOAD : ingénierie et animation pédagogiques (2/3)

5/8/2022

Dans un premier article, nous avons abordé l’évolution de la réglementation en Formation Ouverte et/ou A Distance (FOAD) et ses interactions avec Qualiopi, notamment au travers des indicateurs 1-5-6-8-10-11-17.

Transformer une formation présentielle pour la réaliser en distanciel dans le respect de l’Article D6313-3-1 du Code du Travail, ou créer une FOAD de A à Z, nécessite d’anticiper très précisément la manière dont les choses vont se dérouler concrètement, tant pour le bénéficiaire que pour l’Organisme de Formation.

En effet, autant il est facile pour le Formateur en présentiel de modifier la structure d’une séquence, de gérer un groupe d’apprenants, de les faire interagir entre eux, de leur demander de signer le document d’émargement, de compléter un bilan de satisfaction et de le récupérer, autant ces mêmes actions devront être finement analysées avant d’être programmées en format FOAD. Et ce tant en périodes synchrones (en même temps) qu’en périodes asynchrones (en différé).

1- L’assistance technique et pédagogique en FOAD

Ses principales modalités pourront être précisées dans une annexe à la Convention et/ou dans le programme de formation, et détaillées dans les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) du système de formation distancielle choisi par l’Organisme : qui sera en responsabilité d’aider les stagiaires, tant au plan technique que pédagogique, sous quelle forme et dans quel délai ?

Concrètement, le bénéficiaire aura identifié, avant même le démarrage de la formation, la ou les personnes à joindre, sous quelles modalités (téléphone, mail), et le délai de réponse maximal à son problème. Soixante-Douze heures au maximum, hors dimanches et fériés, constitue un délai acceptable en asynchrone, selon la nature du blocage, alors qu’en synchrone, toute difficulté devra être immédiatement réglée.

Ainsi, au plan technique, la communication d’un nouveau mot de passe suite à la perte de l’ancien s’avèrera rapide à exécuter, alors qu’une incompatibilité logicielle ou divers blocages de sécurité nécessiteront peut-être le recours aux compétences du prestataire FOAD de l’Organisme.

Anticiper ce type de difficulté nécessite d’informer le bénéficiaire des contraintes techniques. Le programme indiquera le matériel, la qualité de connexion et les logiciels requis.

Inversement, en synchrone, le formateur devra immédiatement gérer la situation d’un stagiaire qui ne parviendrait pas à rejoindre une session en visioconférence, en l’invitant par exemple à utiliser la solution de l’audioconférence.

Au plan pédagogique, les difficultés pour le bénéficiaire peuvent être très variées : incompréhension des consignes ou de certaines parties d’un exercice ou d’une évaluation à distance, travail bâclé, envoyé au Formateur avec retard ou non rendu, documents et autres ressources pédagogiques non visionnés ou téléchargés, apprentissage réalisé depuis le domicile dans des conditions dégradées, etc.

Et n’oublions pas qu’un stagiaire habitant La Réunion, Mayotte, ou Saint-Barthélemy se situe dans un fuseau horaire différent de celui de la France métropolitaine, et dépend parfois d’une connexion Internet capricieuse.

Or, dans l’absolu, les statistiques de fréquentation et de types d’action sur la plateforme prouvent partiellement l’effectivité de la partie asynchrone de la formation.

Cela signifie que l’Organisme devra fréquemment consulter et télécharger les rapports de connexion des apprenants sur la plateforme FOAD en asynchrone, et dans l’administration du système de visioconférence pour les sessions en synchrone. Cette précaution élémentaire participera au processus de l’Indicateur 10 de Qualiopi, mais constituera également un élément de preuve en cas de contrôle par un Financeur ou par les services de la DREETS.

Néanmoins, ces statistiques sont très insuffisantes pour refléter la réalité de l’action pédagogique. La solution consiste à concevoir un tableau d’émargement détaillé -ce qui relève de l’Indicateur 06 de Qualiopi- dans lequel le Formateur précisera la synthèse de ce qui aura été effectivement réalisé par les apprenants en sessions synchrones, mais également durant les périodes asynchrones (échanges de mails datés entre intervenant et stagiaires, réalisation d’exercices et d’évaluations diagnostiques et formatives, retours de corrigés, etc.), ce qui répond en partie à l’Indicateur 10 de Qualiopi.

Idéalement, la signature de ce tableau d’émargement avec rapport synthétique sera exécutée grâce au système intégré à la plateforme, ou au moyen d’un logiciel de signature électronique, qui horodate toutes les actions, évite d’imprimer, de scanner, et envoie si nécessaire des rappels programmés.

Ces différents aspects techniques et humains relèvent de l’Indicateur 17 de Qualiopi.

2- L’information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne

Très certainement, granulariser un parcours de formation constitue l’aspect le plus intéressant mais aussi le plus délicat et chronophage dans la conception d’une FOAD. Il s’agit de découper le contenu d’une matière en grains pédagogiques afin de pouvoir les combiner dans des parcours différents en fonction des besoins et des attentes de chaque bénéficiaire. La granularisation permet de générer des parcours de formation individualisés, y compris dans une formation de groupe, et c’est très précisément l’esprit de l’Indicateur 10 de Qualiopi, lequel prévaudra dans la conception du scénario et de la mallette pédagogique en Indicateur 06.

Les Financeurs ont besoin de connaître la durée prévue de la FOAD, tant en synchrone qu’en asynchrone, afin de déterminer le montant de la participation financière accordée. Cette durée prévue sera néanmoins comparée à la durée réalisée réellement (d’où l’intérêt du tableau d’émargement avec mini-rapport) et c’est le nombre d’heures le moins élevé des deux qui générera le montant final du règlement. En effet, l’Article L6354-1 du Code du Travail précise « En cas d'inexécution totale ou partielle d'une prestation de formation, l'organisme prestataire rembourse au cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait ». Autrement dit, il vaut mieux prévoir moins de temps pédagogique et en réaliser un peu plus, que l’inverse.

Nous retrouvons ici le principe du Protocole Individuel de Formation (PIF) cher aux OPCO, exposé en Article 1/3 du même auteur « Qualiopi au service de la FOAD : la règlementation ».

Fort heureusement, le niveau de granularisation n’est pas imposé dans la réglementation.

Les sessions distancielles synchrones peuvent se calculer plus ou moins comme s’il s’agissait d’une formation en présentiel. En revanche, les temps asynchrones s’avèrent plus délicats à estimer.

Les durées des évaluations et des exercices réalisés en autonomie par le stagiaire doivent être indiqués précisément à l’apprenant. En règle générale, le concepteur pensera à doubler, pour le stagiaire, le temps qu’il met lui-même pour réaliser un exercice.

Ces temps d’exercices et d’évaluation peuvent être intégrés dans des durées plus larges de modules/séquences pédagogiques, ou au contraire venir s’y ajouter. De façon générale, il est plus judicieux de ne pas trop saucissonner un scénario de formation, car la réalité pédagogique diffère souvent de ce qui a été planifié.

Par ailleurs, il est fréquent, dans les plateformes LMS, que le concepteur de la formation oblige l’apprenant à réaliser les modules dans l’ordre, en bloquant l’accès à la section suivante tant que tel ou tel exercice n’aura pas été terminé. Cette pratique, loin de favoriser l’apprentissage, ne permet pas la vision globale d’un contenu de formation et l’appropriation individualisée (Indicateur 19 de Qualiopi) par le bénéficiaire.

Un mix des deux possibilités permet de répondre aux obligations de l’Organisme et au mode d’apprentissage de chaque apprenant : certaines parties de la formation devront être réalisées dans un ordre précis, et d’autres pourront l’être de manière plus souple, au gré du bénéficiaire, l’essentiel étant d’être finalement passé par chaque grain pédagogique, statistiques individuelles à l’appui, bien sûr.

Dans un troisième et dernier article, le point 3 de l’Article D6313-3-1- du Code du Travail, qui concerne les évaluations, sera abordé, en lien avec les Indicateurs 05, 08 et 11 de Qualiopi. L’aspect « post-formation » sera également évoqué.