Certification Qualiopi : en route vers l'audit de surveillance
À compter du 1er janvier 2022, Qualiopi devient la seule certification permettant aux organismes de formation et assimilés d'être référencés auprès des financeurs publics et mutualisés. Au 30 novembre 2021, ils étaient 21 255 OPAC, prestataires d'actions concourant au développement des compétences, certifiés Qualiopi, dont 12% par ICPF. Si votre organisme en fait partie, la prochaine étape est l’audit de surveillance. Il s'agira de démontrer la persistance de la conformité de votre service. Pour vous aider à réussir, cet article traite des 3 questions essentielles.
- En quoi consiste l'étape de la surveillance dans le parcours de certification Qualiopi ?
- Que se passe-t-il durant l'audit de surveillance ?
- Comment planifier l'audit sur Noé ?
1. En quoi consiste l'étape de la surveillance dans le parcours de certification Qualiopi ?
La surveillance est la période qui démarre à l'audit initial et se renouvelle à chaque audit de renouvellement. Il s'agit donc de la vie de votre organisme tant qu'il détient la certification. Concrètement, votre organisme respecte les exigences Qualiopi et les règles d'usage de la marque. En ce qui concerne ICPF, nous veillons à la conformité de ce respect des exigences et des règles d'usage en maintenant une veille et en traitant les remontées éventuelles du Ministère du Travail, du COFRAC, de nos confrères, des stagiaires, des donneurs d'ordre, et des financeurs. Par exemple, nous avons traité cette semaine une remontée du Ministère du Travail sur l'usage non conforme par l'un de nos certifiés, de la marque Qualiopi. La Certification Qualiopi et la surveillance sont donc indissociables.
2. Que se passe-t-il durant l'audit de surveillance Qualiopi ?
Le point d’orgue de la surveillance est l’audit de surveillance. La durée de cet audit est la même que celle de l'audit initial aménagé, ou la moitié de l'audit initial. Il peut se dérouler à distance si l'audit initial a eu lieu sur site. Vous devez établir, pour l’auditeur, la conformité des actions conduites depuis l'audit initial avec un focus sur :
- Les non-conformités identifiées lors du précédent audit et les actions associées.
- Les changements de situation.
- Le bon usage des marques Qualiopi, ICPF et COFRAC.
Pour aller plus loin, inscrivez-vous au webinaire ICPF dédié à l'audit de surveillance, ou consultez le replay sur notre chaîne YouTube. Consultez la liste de nos prochains webinaires thématiques pour créer de la valeur.
3. Comment planifier l'audit de surveillance Qualiopi sur Noé ?
L'audit doit se dérouler entre le 14ème et le 22ème mois suivant l'émission du certificat, et jusqu’au 2mois pour les certificats valables 4 ans : c'est à dire, émis avant le 31 décembre 2020.
Le coût de l'audit de surveillance est pris en charge par le système de redevance.
Effectuez la planification sur notre plateforme Noé en suivant les délais de planification. ICPF met à votre service une solution simple et facile. À date, plus de 60 audits sont déjà planifiés. Nous vous conseillons vivement de le faire au moins 4 mois à l'avance pour éviter le stress. À partir du de surveillance, vous recevrez via votre compte Noé une notification vous demandant de planifier votre audit. Dès réception, rendez-vous dans votre espace Noé.
La planification de l'audit de surveillance en 5 étapes
Pour un organisme certifié chez ICPF
La planification de l'audit de surveillance est disponible à partir du 8ème mois de la date d'émission du certificat. Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planificiation. Suivez les étapes suivantes pendant la période de planification :
- Connectez-vous sur Noé.
- Depuis votre Tableau de bord, cliquez sur "Demande la surveillance".
- Cliquez sur "Planifier votre audit".
- Complétez les étapes du formulaire de demande.
- Cliquez sur "Envoyer la demande".
Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
Pour un organisme certifié chez un autre certificateur
Effectuez votre demande à la suite de l'obtention de la certification.
- Créez un compte ou connectez-vous sur Noé.
- Depuis votre Tableau de bord, cliquez sur "Faire une demande".
- Cliquez sur "Réaliser votre audit de surveillance Qualiopi".
- Complétez le formulaire.
- Cliquez sur "Envoyer la demande".
Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
Dans quelques semaines, une nouvelle fonctionnalité va être mise en œuvre. Elle permettra à ICPF de planifier à son initiative l'audit de surveillance et améliorera le processus actuel. En particulier, ICPF pourra recueillir les informations nécessaires, pour être en mesure de vous proposer, à son initiative, l'audit de surveillance. Vous bénéficierez également d'automatismes facilitant la prise en compte des évolutions de chiffre d'affaires, ou de catégories d'action.
En conclusion, votre organisme et ICPF doivent collaborer pour maintenir le respect des exigences et des règles d'usage de Qualiopi durant la période de surveillance. Point d'orgue de cette période, l'audit de surveillance est l'opportunité pour votre organisme d'établir cette conformité. Grâce à Noé, vous pouvez planifier simplement cet audit. De nouvelles fonctionnalités qui arrivent permettront dans quelques semaines de vous simplifier encore plus la vie.
Pour toutes informations complémentaires, le service client est à votre disposition.
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