Audit de surveillance Qualiopi : 8 gestes succès à adopter
Une fois la certification Qualiopi obtenue, l’organisme certifié peut dès lors l’utiliser dans sa communication et dans les actions de développement de son activité. Toutefois, certains détenteurs de la certification Qualiopi n’ont pas connaissance du fait qu’ils doivent faire vivre la certification, et qu'ils entrent par la même occasion dans une période de surveillance et de renouvellement avec des audits à réaliser pour maintenir la certification. Cette période sera marquée d'un audit de surveillance suivi d’un audit de renouvellement. Mais en quoi consiste l’audit de surveillance ? Quelles sont les actions à mener et les gestes à adopter pour réussir l’audit de surveillance ?
La surveillance démarre dès l’obtention de Qualiopi
Dès que la certification est délivrée, l’organisme certifié doit mettre en application le dispositif qui a été certifié et respecter les exigences du référentiel tout au long du cycle de certification. À partir de là, la surveillance démarre. L’organisme certificateur, en tant que garant de la qualité, s’assure du respect des exigences du référentiel et du bon usage de la marque Qualiopi.
Avant ou après l’audit de surveillance, si des non-conformités sont constatées par ICPF ou lui sont remontées par un tiers, il notifie le ou les écart(s) identifié(s) au certifié en précisant un délai de mise en conformité. Si la conformité n’est pas constatée dans le délai, des mesures de réduction, de suspension, voire de retrait de la portée de la certification sont mises en place. Il est donc important en tant que certifié d’intégrer les exigences Qualiopi dans son organisation quotidienne ce qui permettra de démontrer plus aisément la conformité lors de l’audit de surveillance.
L'audit de surveillance, une étape obligatoire pour maintenir sa certification
L’audit de surveillance est une étape clé pour le certifié et le certificateur. Il permet d’une part pour le certifié de démontrer et valoriser l’intégration ainsi que l’application de la démarche Qualiopi dans son processus d’amélioration continue. D’autre part, pour le certificateur, de vérifier la bonne application du référentiel. Cet audit est réalisé entre le 14ème et le 22ème mois (14ème et 28ème mois pour les organismes certifiés avant 2021) suivant la date d’obtention de la certification. Il a lieu à distance. Dans des cas spécifiques, il peut avoir lieu sur site, par exemple si l’audit initial a été réalisé à distance. Il dure en moyenne une demi-journée. Toutefois, celle-ci évolue en fonction du périmètre de certification.
Lors de cet audit, l’auditeur analyse les actions conduites depuis le précédent audit, porte une attention particulière au bon usage des marques et aux éventuelles non-conformités identifiées lors du précédent audit, ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives mises en place.
À l'issue de cet audit, si la conformité du dispositif est démontrée, il y aura un maintien de la certification. Il est constaté que bon nombre de certifiés ne se préparent pas assez pour cet audit, voire ne planifient pas à temps leur audit. Dans ce dernier cas, ils risquent une suspension de leur certification, le temps de planifier et de réaliser l’audit, ce qui peut avoir un impact conséquent sur leur activité. Des gestes et des actions sont donc à mettre en place pour mettre de son côté toutes les chances de réussir cet audit.
Les 8 gestes pour réussir l’audit de surveillance
1. Planifiez votre audit dans les délais
Le premier geste consiste à effectuer votre demande le plus tôt possible. Dès le 8ème mois, vous avez la possibilité de faire votre demande sur la plateforme Noé et de planifier votre audit entre le 14ème et le 22ème mois.
Pour un organisme certifié chez ICPF
La planification de l'audit de surveillance est disponible à partir du 8ème mois de la date d'émission du certificat. Noé vous envoie une notification pour vous informer des délais de planification. Suivez les étapes suivantes pendant la période de planification :
- Se connecter sur Noé.
- Depuis le Tableau de bord, cliquez sur "Demander la surveillance".
- Cliquer sur "Planifier votre audit".
- Compléter le formulaire et envoye la demande.
Un Chargé de planning traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
Pour un organisme certifié chez un autre certificateur
Effectuez votre demande à la suite de l'obtention de la certification.
- Créer un compte sur Noé.
- Depuis le Tableau de bord, cliquer sur "Faire une demande".
- Cliquer sur "Rejoindre ICPF avec un certificat Qualiopi".
- Compléter le formulaire et envoyer la demande.
Un Assistant à la certification traite votre demande dès 15mn et vous envoie une proposition.
2. Préparez-vous sur l’ensemble des indicateurs concernés par les catégories pour lesquelles votre organisme a été certifié
Vous devez préparer votre audit en vous appuyant sur les éléments de preuve et la démonstration concernant la ou les catégories certifiées. La durée de l'audit de surveillance étant réduite, en moyenne de moitié par rapport à l’audit initial, veillez à avoir à proximité les preuves afin de pouvoir les présenter à l’auditeur. L’option élaboration proposée par ICPF vous permet de structurer et d’intégrer toutes les preuves nécessaires à la démonstration pour chaque indicateur, et de faciliter ainsi les échanges avec l’auditeur. Toutefois, l’auditeur peut être amené à vous demander des preuves complémentaires que vous pouvez intégrer également à votre dossier.
3. Tenez compte de la période d’échantillonnage
La période d’échantillonnage démarre dès l’audit initial. L’auditeur échantillonnera des preuves sur des actions conduites depuis l’obtention de la certification. Préparez donc tous vos éléments de preuve en tenant compte de cette période.
4. Respectez les règles d’usage du logo Qualiopi
Une des principales non-conformités concerne l’utilisation de la marque Qualiopi. Il est souvent constaté que le logo est utilisé sans la mention concernant la ou les catégories d'action, ou qu'il n’est pas utilisé conformément à la charte graphique (logo déformé ou ne respectant pas la taille et le périmètre défini). Il en est de même pour la charte d’usage (logo intégré dans des supports spécifiques à des actions comme des factures ou programmes de formation). Vous devez donc vous assurer de respecter les règles d’usage des marques décrites dans : les chartes d’usage et graphique, le règlement d’usage ou encore le plan de communication du certifié.
Ces documents sont à votre disposition dans votre espace Noé.
5. Soyez à jour concernant votre facture de redevance annuelle
ICPF a mis en place un système de facturation, appelé redevance annuelle, qui vous permet de gérer efficacement le financement de la certification et de vous concentrer, le moment venu, sur la planification et la préparation de l'audit de surveillance. Il prend en charge le coût de l’audit de surveillance et est facturé annuellement, à la date d'anniversaire de la première émission du certificat. Ainsi, au moment de la planification de l’audit, vous n’aurez rien à régler, l’audit étant à distance, si ce n’est d’éventuels frais de déplacement si vous ne souhaitez pas que l'audit se déroule dans les locaux de ICPF.
6. Consultez régulièrement votre espace Noé
Connectez-vous régulièrement à votre espace Noé pour suivre les évolutions concernant votre dossier de certification. A chaque étape, vous avez des notifications ou des messages vous permettant de réaliser les actions dans les délais, ou de vous tenir informé des mises à jour.
7. Mettez à jour votre profil en cas de modifications
L’auditeur réalise lors de l’audit de surveillance une analyse de risque portant sur les changements de situation pouvant impacter le périmètre de certification. Il peut s’agir des changements organisationnels (changement de statut, de sites ou de Numéro de Déclaration D'Activité (NDA), des changements d’activités (ajout de catégories d’actions) ou une évolution du volume d’activités.
Le certificat qui sera délivré comptabilisera ces éventuelles évolutions. Un changement d’adresse peut impacter également l’audit. Pensez donc à mettre à jour votre profil, que ce soit au niveau des coordonnées de contact et de facturation. Il est en effet important de signaler tout changement lors de la planification pour permettre à l’auditeur d’en tenir compte lors de l’audit de surveillance.
8. Échangez avec l’équipe ICPF via le Service Client
Enfin, pour toutes vos questions concernant l’audit de surveillance, sa planification et sa préparation, l’équipe ICPF est à votre disposition pour y répondre. Suite à la planification et avant l’audit, l’auditeur prendra contact avec vous afin de vous présenter le déroulement de l’audit.
En résumé, l’audit de surveillance peut générer un certain stress chez les certifiés qui ne se sentent pas toujours prêts ou informés du déroulement, des attendus et de l’issue de cet audit. Adopter ces 8 gestes vous permettra de gagner en assurance et de préparer au mieux l’audit de surveillance. Il est nécessaire de garder en tête que l’audit de surveillance est l’occasion pour vous de communiquer à l’auditeur et à votre marché l’engagement de votre organisme dans la démarche qualité et la satisfaction client.
Cela fait déjà plus de 8 mois que vous avez obtenu Qualiopi et vous n’avez pas encore planifié l'audit de surveillance ? Faites-le dès maintenant en vous connectant à votre espace Noé.
Pour aller plus loin :
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