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Certification Qualiopi et surveillance : en route vers l’audit

22 décembre 2021

À compter du 1er janvier 2022, Qualiopi devient la seule certification permettant aux organismes de formation et assimilés d’être référencés auprès des financeurs publics et mutualisés. Au 30 novembre 2021, ils étaient 21 255 OPAC, prestataires d’actions concourant au développement des compétences, certifiés Qualiopi, dont 12% par ICPF. Si votre organisme en fait partie, la prochaine étape est l’audit de surveillance. Il s’agira de démontrer la persistance de la conformité de votre service. Pour vous aider à réussir, cet article traite des 3 questions essentielles. En quoi consiste la surveillance ? Que se passe-t-il durant l’audit de surveillance ? Comment planifier l’audit sur Noé ?

 

1- En quoi consiste la surveillance lors de ma démarche de certification Qualiopi ?

La surveillance est la période qui démarre à l’audit initial et se renouvelle à chaque audit de renouvellement. Il s’agit donc de la vie de votre organisme tant qu’il détient la certification. Concrètement, votre organisme respecte les exigences Qualiopi et les règles d’usage de la marque. En ce qui concerne ICPF, nous veillons à la conformité de ce respect des exigences et des règles d’usage en maintenant une veille et en traitant les remontées éventuelles du Ministère du Travail, du COFRAC, de nos confrères, des stagiaires, des donneurs d’ordre, et des financeurs. Par exemple, nous avons traité cette semaine une remontée du Ministère du Travail sur l’usage non conforme par l’un de nos certifiés, de la marque Qualiopi. La Certification Qualiopi et la surveillance sont donc indissociables.

 

2- Que se passe-t-il durant l’audit de surveillance de la certification Qualiopi ?

Le point d’orgue de la surveillance est l’audit de surveillance. La durée de cet audit est la même que celle de l’audit initial aménagé, ou la moitié de l’audit initial. Il peut se dérouler à distance si l’audit initial a eu lieu sur site. Vous devez établir, pour l’auditeur, la conformité des actions conduites depuis l’audit initial avec un focus sur :

  • – les non-conformités identifiées lors du précédent audit et les actions associées
  • – les changements de situation
  • – le bon usage des marques Qualiopi, ICPF et COFRAC

Pour aller plus loin, inscrivez-vous au webinaire ICPF dédié à l’audit de surveillance, ou consultez le replay sur notre chaîne YouTube. Consultez la liste de nos prochains webinaires thématiques pour créer de la valeur.

 

3- Comment planifier votre audit de surveillance Qualiopi sur Noé ?

L’audit doit se dérouler entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’émission du certificat, et jusqu’au 28ème mois pour les certificats valables 4 ans : c’est à dire, émis avant le 31 décembre 2020.

Vous pouvez dès maintenant planifier votre audit sur notre plateforme Noé. ICPF met à votre service une solution simple et facile. À date, plus de 60 audits sont déjà planifiés. Nous vous conseillons vivement de le faire au moins 4 mois à l’avance pour éviter le stress. À partir du 8ème mois de surveillance, vous recevrez via votre compte Noé une notification vous demandant de planifier votre audit. Dès réception, rendez-vous dans votre espace Noé.

La planification se déroule en 5 étapes.  

 

Étapes audit de surveillance Qualiopi
5 étapes vers l’audit de surveillance Qualiopi

Dès que l’audit est planifié, vous recevez le plan d’audit.

 

Dans quelques semaines, une nouvelle fonctionnalité va être mise en œuvre. Elle permettra à ICPF de planifier à son initiative l’audit de surveillance et améliorera le processus actuel. En particulier, ICPF pourra recueillir les informations nécessaires, pour être en mesure de vous proposer, à son initiative, l’audit de surveillance. Vous bénéficierez également d’automatismes facilitant la prise en compte des évolutions de chiffre d’affaires, ou de catégories d’action. 

 

En conclusion, votre organisme et ICPF doivent collaborer ensemble pour maintenir le respect des exigences et des règles d’usage de Qualiopi durant la période de surveillance. Point d’orgue de cette période, l’audit de surveillance est l’opportunité pour votre organisme d’établir cette conformité. Grâce à Noé, vous pouvez planifier simplement cet audit. De nouvelles fonctionnalités qui arrivent permettront dans quelques semaines de vous simplifier encore plus la vie.

Pour toutes informations complémentaires, le service client est à votre disposition.

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Un commentaire sur “Certification Qualiopi et surveillance : en route vers l’audit

  1. Bonjour, effectivement, ce qui est intéressant en audit de surveillance, c’est de pouvoir démontrer comment les processus de notre Organisme, initiés en principe depuis les décrets et arrêtés du 06 juin 2019, voire pour certains depuis le décret 2015-790 du 30 juin 2015, ont été respectés.
    Certains indicateurs du RNCQ Qualiopi facilitent la récurrence “naturelle” des processus (notamment ceux directement liés à l’ingénierie et à l’animation pédagogique) alors que d’autres indicateurs réclament des processus plus exigeants dans leur mise en oeuvre.
    De façon pragmatique, et pour faciliter l’échantillonnage par l’Auditeur, le classement des preuves “récurrentes” se fera logiquement dans les dossiers de stage ou de stagiaire, selon le format de la formation, alors que les preuves “d’actions spécifiques avec une occurrence mathématique moindre” seront plutôt organisées par Indicateur (notamment pour les CRITERES 01, 04, 05, 06, 07).
    Etant donné que le respect des processus prime, les preuves doivent être amenées au fur et à mesure pour étayer l’argumentation de l’audité. C’est assez facile en audit initial où on peut “dérouler l’histoire de l’Organisme” au travers des différents indicateurs, et un peu plus perturbant en audit de surveillance où l’Auditeur exprime des demandes plus précises (échantillonnage de dossiers identifiés, de périodes précises, d’impacts spécifiques des éléments de veille, etc.).
    C’est en tenant compte de cette expérience très instructive que je prépare depuis décembre 2020 l’audit de renouvellement qui doit avoir lieu pour moi au plus tard en octobre 2023.
    Pour ma part, Trente-Quatre mois de preuves de respect des Indicateurs Qualiopi, c’est du sport !

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