Qualiopi : la certification est-elle si complexe ?

Vous êtes “Datadocké” ou pas, vous comptez vous lancer dans l’obtention de la certification Qualiopi et des questions restent sans réponse ? Vous avez entendu parler de la démarche, pas toujours en bien, voire avez vécu une première approche avec Datadock ou CNEFOP. Vous avez pris connaissance du référentiel et cela vous semble lourd et administratif. Dans cet article, ICPF répond à cette question générique très souvent rencontrée, la certification Qualiopi est-elle réellement si complexe ?

Faire le "deuil" de Datadock avec la certification Qualiopi ?

Le monde de la formation professionnelle avant Qualiopi

Avant 2015, pour accéder aux financements de ses actions de formation, la seule condition était de détenir un numéro de déclaration d’activité. Avec le Décret du 30 juin 2015, une première marche vers la régulation du marché par la qualité s’est amorcée avec la mise en place de Datadock. Ce dernier est un système de référencement basé sur une action déclarative permettant d’attester de la qualité du processus de formation et des compétences en la matière.

Datadock se composait de 21 indicateurs répartis sur 6 critères et passait en revue l’action de formation. Elle émanait d’un groupement d’entreprises composé de la quasi-totalité des financeurs de la formation professionnelle. Un financeur, identifié aléatoirement, s’occupait du dossier et validait la déclaration.

L’accès au financement était ouvert. En octobre 2021, environ 60 000 organismes avaient rejoint la plateforme Datadock (source : Data-dock.fr). Par la suite, détenir une certification qualité reconnue par le CNEFOP permettait d’accéder automatiquement au référencement Datadock. En 2016, l’Etat, à travers la Loi Avenir Professionnel, a souhaité mettre en place un référentiel commun avec une seule démarche : Qualiopi, avec pour objectif de simplifier l'évaluation de la qualité des prestations de formation. 

Qualiopi, ou l’après Datadock et CNEFOP

Qualiopi est le “successeur” de Datadock, mais également de la certification CNEFOP, qui a pour même objectif : garantir la qualité des prestations délivrées par les Organismes Prestaires d'Action concourant au développement des Compétences (OPAC). Ces différentes certifications qualité (ou ce référencement) définissent des critères, des indicateurs et des périmètres de certification.

Alors pourquoi Qualiopi ?

Parce que d’une part, la certification Qualiopi, contrairement à Datadock, va demander à l’OPAC de démontrer le respect des exigences du Référentiel National Qualité. Pour ce faire, Qualiopi a élargi le champ du contrôle en indexant un critère supplémentaire, 11 indicateurs et la prise en compte de nouvelles catégories d'action au périmètre de certification : Bilan de Compétences (BC), Validation des Acquis de l'Expérience (VAE), et Centre de Formation par Apprentissage (CFA). Ainsi, les OPAC ayant déjà opté pour le référencement Datadock ou la certification CNEFOP ont dû répondre à des indicateurs supplémentaires tout en ayant déjà constitué un socle solide pour passer l'étape de Qualiopi.

D’autre part, l’objectif était d’avoir une certification unique, basée sur un référentiel construit par les parties prenantes du secteur, qui permettait une meilleure lisibilité et visibilité de la qualité de l’offre de formation.

Par ailleurs, l’évaluation diffère car elle est réalisée par un organisme certificateur accrédité par le Comité Français d’accréditation (COFRAC) pour plus de transparence, en détachant du processus, les commanditaires de la formation que sont les OPCO et organismes mutualistes.

La situation était-elle « mieux avant » ?

Dataock gratuit, Qualiopi payant ! Oui car l’État a confié l’évaluation du système qualité à des organismes tiers, dont c’est le métier. Ces derniers doivent se rémunérer pour exister, perdurer et satisfaire les exigences des OPAC.

Si nous acceptons que ces étapes aient été nécessaires pour favoriser la qualité de la prestation délivrée et aider l’apprenant à choisir, nous comprenons la mise en œuvre d’un tel dispositif, outre bien évidemment, d’accéder aux financements.

Qualiopi, une certification « trop administrative »

La mise en œuvre de Qualiopi : une « démarche lourde » ?

"Qualiopi c’est dur !" : une phrase récurrente pour justifier les freins à initier la démarche. Il est évident que la mise en œuvre de Qualiopi nécessite du travail, surtout si l’on n’a pas déjà formalisé sa démarche ou déjà réalisé un audit de certification. L’OPAC devra passer par différentes étapes, identifier et comprendre chaque indicateur à l'aide du Référentiel National Qualité, répondre aux attendus, collecter et stocker les preuves. Cela nécessite un travail de réflexion sur son fonctionnement, sa pédagogie, sur les preuves à apporter le jour de l’audit Qualiopi. Pour ce faire, il faudra consacrer du temps et qui ne serait pas du domaine de la croyance.

Nous convenons également que ce travail impacte d’autant plus les OPAC unipersonnels où le dirigeant créateur assume déjà de plusieurs fonctions : administratif, commercial, formateur. A partir de ce constat, nous pouvons lire çà et là que Datadock comme Qualiopi auraient comme objectif politique de « de tuer les petits OPAC » pour réduire leur nombre et se caler sur le modèle de notre voisin allemand.

En réponse, 2 éléments constatés :

1. D'une part, le nombre croissant de création d’OPAC qui, à fin janvier 2021, était de 93 193, et à fin janvier 2023, de plus 114 000 organismes. (source : data.gouv.fr). Par ailleurs, à ICPF, plus de la moitié de nos certifiés Qualiopi sont des consultants formateurs entrepreneurs ou managers d’organismes unipersonnels, ce qui démontre bien la faisabilité de cette démarche jusqu'à l'obtention du certificat Qualiopi.
2. D’autre part, comme témoignent plusieurs certifiés, ce travail de structuration, de formalisation et de démonstration, jugé à tort comme uniquement administratif, est l’occasion de gagner en efficacité, de revoir sa stratégie et de se (re)positionner. Mais cet avantage n’est possible que le projet est ancré comme une démarche d’amélioration continue et de différenciation.

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Simplifier sa démarche dans le cadre de l’amélioration continue

Vous avez initié votre démarche d’amélioration continue en entrant dans la phase diagnostic, puis actions à mener, qui vous ont conduit à obtenir la certification. L’audit initial est finalisé, vous obtenez la certification Qualiopi. Félicitations ! Toutefois, la démarche se poursuit. Vous allez faire vivre votre système qualité en le maintenant au niveau de la certification. Lors de l'audit de surveillance et de l'audit de renouvellement, vous démontrerez à l’auditeur Qualiopi que votre système est toujours conforme au référentiel. Vous démontrez également que vous le valoriserez, y compris auprès des clients et du marché. Il faudra continuer de manière récurrente à l’alimenter, à le faire évoluer par rapport à votre activité, aux éventuelles évolutions réglementaires et juridiques. Il sera plus simple et plus aisé d’en assurer la gestion. 

La démarche Qualiopi nécessite-t-elle un accompagnement ?

Faut-il se faire accompagner ?

La question peut être justifiée selon le travail à mettre en œuvre et la compréhension que vous avez de la démarche. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution. Chaque cas est différent et va dépendre de votre activité, de vos connaissances, de votre appétence, de votre réseau, etc.

Il faut savoir que la démarche Qualiopi peut se mener sans accompagnement : 83 % de nos clients déclarent avoir mené la démarche seuls. De plus, des options existent et vous permettent de vous simplifier la vie, telles que le pré-audit pour obtenir un premier retour d’un auditeur, mais aussi pour vivre l’audit en conditions réelles et identifier d’éventuelles non-conformités. L'option élaboration, sert davantage pour structurer son dossier, s'organiser et préparer l'audit. Toutefois, si vous souhaitez être accompagné, il est important de réserver la date d’audit au plus tôt et ne pas attendre de contacter l’organisme accompagnateur ou finaliser l’accompagnement au risque d’impacter votre planning et la réussite de votre démarche.

Qui peut vous accompagner ?

Nous constatons souvent dans les échanges avec nos clients, que ICPF prenne la place de conseiller. Quelle déchirure de vous dire "non", mais nous ne pouvons pas vous accompagner dans votre démarche de certification. En effet le conseil étant strictement interdit dans le cadre de notre activité d'organisme certificateur accrédité.

Alors que faire ? ICPF peut vous aider en vous proposant une liste d’organismes pouvant vous accompagner, disponible après votre inscription sur notre plateforme Noé.

Qualiopi est incontournable pour prétendre aux financements. Si vous considérez que Qualiopi permet aussi dans un premier temps de faire une photo de votre entreprise et de mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue, cette certification sera un moteur pour votre développement, dans un contexte concurrentiel de plus en plus aigu. Vous constaterez d'ailleurs aisément que les témoignages qui relatent de la "complexité" de la démarche ont très souvent pour objectif de décourager les organismes qui souhaitent se lancer à leur tour.