Qualiopi : focus sur les audits de certification et leurs modalités

Le pluriel dans le titre ne vous a pas échappé…

Vous avez décidé de certifier votre organisme, peut-être vous a-t-on déjà renseigné sur la démarche de certification, plusieurs étapes au préalable sont exigées, et une fois celles-ci atteintes, que va-t-il advenir ? Il faudra réaliser un audit. Certes, mais de quel type d’audit parle-t-on ?

Il est évident que l’audit de certification Qualiopi est l’audit initial mais n’est pas le seul et unique audit. A quoi fait-on référence lorsque l’on évoque l’audit Qualiopi ? A travers cet article, je vais vous présenter les différents types d'audit qualité qui existent et les modalités de réalisation associées.

Qualiopi : les différents types d’audit

L’audit de certification Qualiopi est le résultat entre l’éloignement du client et le contrôle par échantillonnage de vos actions de formation. En effet, le client qui achète vos actions de formation n’est pas présent lors de l’audit. Le rôle de l’auditeur Qualiopi est de le remplacer afin d’établir la conformité et la qualité de votre organisation sur la base d’un référentiel.

Le référentiel en vigueur sur lequel s’appuie l’auditeur est le Référentiel National Qualité. Pour déterminer la conformité de votre organisation, l’auditeur procède à un contrôle par échantillonnage. Celui-ci lui permet de déterminer la conformité de l’ensemble de l’organisation par le contrôle d’une partie réduite.

On dénombre plusieurs types d’audit encadrés par la réglementation à savoir les arrêtés du 6 juin 2019, détaillons les ci-après.

L’audit de certification dit initial

C’est souvent à celui-là que nous pensons de manière instinctive, oui, car il reste le premier à être réalisé, du moins dans la démarche de certification.

Il consiste en l’étude de 32 indicateurs répartis en 7 critères, selon le guide Référentiel National Qualité en fonction de la ou des catégories(s) d’actions visée(s). Un audit peut viser la certification pour une ou plusieurs catégories d’actions. Rappelons qu’il existe 4 catégories d’actions : Actions de formation, bilan de compétences, VAE, actions par apprentissage.

L’audit de surveillance

L'audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suite à la certification initiale, et va permettre de vérifier que le dispositif que vous avez créé est toujours en place. La surveillance est une démarche de vérification de la mise en œuvre des indicateurs qualité. L’ensemble des indicateurs sera audité, un ou plusieurs échantillons pourront être choisis par l’auditeur pour illustrer cette mise en œuvre. A l’issue de cet audit, l’auditeur donnera un avis favorable au maintien de la certification.

L’audit d’extension

Vous avez été certifié pour les actions de formation, mais vous avez le projet de réaliser des bilans de compétences ? Ou vous avez décidé de réaliser une partie des formations en apprentissage ? Et vous avez besoin de la certification pour cette nouvelle catégorie ? Il sera nécessaire d’envisager un audit d’extension pour cette nouvelle catégorie qui n’a pas été ciblée lors de l’audit initial. La demande d'extension s'effectue depuis la plateforme Noé, de la même manière que pour un audit initial et il est possible de la planifier à tout moment du cycle de certification.

L’audit de renouvellement

Il intervient au bout des 3 ou 4 ans suite à la certification initiale, à savoir 3 ans si l’audit s’est déroulé avant le 31/12/2020 ou 4 ans si l’audit s’est déroulé avant le 31/12/2021. Cet audit va se dérouler de la même manière que l’audit de certification initial.

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Qualiopi : les modalités de réalisation de l’audit

Il est important de comprendre comment va se dérouler l’audit : quelle sera sa durée ? Où va-t-il se dérouler ? Et surtout, combien ça coûte ? Que se passe-t-il en cas de constat d’une non-conformité ?

Le lieu de l’audit

L’audit initial se déroulera en présentiel : sur votre site si vous en avez un (ou même chez vous si vous êtes formateur indépendant), dans les locaux de ICPF, ou un lieu choisi en commun avec ICPF. Un site est caractérisé par la présence de personnel permanent et le lieu de déroulement d’activités en lien avec l’organisme.

Pendant la crise du Covid, un aménagement avait été autorisé et un audit initial pouvait se réaliser à distance. Dans ce cas, l’audit de surveillance devra se dérouler en présentiel. A date, cette modalité de réalisation de l’audit de certification à distance n’est plus autorisée, il devra impérativement se dérouler en présentiel. Puisque l’audit initial se déroule en présentiel, l’audit de surveillance pourra se dérouler à distance. Cela reste une possibilité, vous avez le choix des modalités de déroulement, dans ce cas, vous pouvez opter pour un audit en présentiel pour la surveillance.

La durée de l’audit

La durée de l'audit va varier en fonction de plusieurs paramètres : le Chiffre d’Affaires réalisé en formation, le nombre et le type de catégories d’action choisies, le nombre de sites identifiés. Lorsque vous aurez réalisé votre demande de certification sur votre espace Noé, l'un de nos Assistants à la certification va étudier avec vous votre demande et vous faire une proposition prenant en compte les paramètres évoqués ci-dessus, la durée de l’audit et donc le coût de la certification va donc varier et ne sera peut-être pas identique à celle d’un de vos confrères.

Il est à noter que la durée moyenne d’un audit de certification est de 7 heures, un audit de surveillance d’une durée de 3.5 heures. Rappelons que ces durées sont réglementées, on peut les retrouver sur votre espace Noé ou en suivant ce lien.

Le coût de l’audit

L’audit n’est pas gratuit, là aussi une grille tarifaire est à votre disposition sur votre espace Noé ou accessible sur notre site. Le montant de l’audit varie en fonction de la durée d’audit.

Chez ICPF, une fois la certification obtenue, le choix a été fait de mettre en place historiquement, en réponse aux besoins de nos clients, un système de redevance annuelle vous permettant de lisser le coût des 2 types d’audit : surveillance et renouvellement. Seuls les frais supplémentaires éventuels à savoir les frais de déplacement de l’auditeur et les frais de modifications sur le certificat ne sont pas pris en compte dans la redevance.

Les non-conformités : mineures et majeures

Une non-conformité peut être constatée lors d’un audit, c’est un écart entre la preuve présentée par l’auditeur et le niveau attendu pour chaque indicateur indiqué dans le guide de lecture du référentiel national qualité Qualiopi. Il existe deux types de non-conformité : des mineures et des majeures. Gardez à l'esprit que les non-conformités ne sont pas synonymes d'échec de l'audit, et qu'il est possible de les lever par la suite.

En cas de constat d’une non-conformité mineure, vous disposez d’un mois pour présenter un plan d’actions de mesures correctives qui sera mis en place dans les 6 mois, ce plan d’actions sera contrôlé lors de l’audit suivant.  

En cas de constat d’une non-conformité majeure, vous disposez d’un délai de 3 mois pour présenter des preuves permettant de traiter et de lever la non-conformité. L’exception reste pour un usage non conforme des marques où le délai se réduit à 1 mois.

Une non-conformité ? Ce n’est pas grave !

Vous disposez d’un délai comme évoqué ci-dessus pour traiter et lever celle-ci.

Une non-conformité participe à un processus d’amélioration continue. La preuve que vous avez présentée n’est pas conforme car elle ne correspond pas au niveau attendu de l’indicateur concerné. Il sera nécessaire d’apporter une amélioration, une modification de la preuve présentée ou de créer une preuve pour répondre au niveau attendu. Cette démarche correspond au processus d’amélioration continue qualité, la constatation d’une non-conformité n’est pas une mauvaise note et encore moins une punition.

Conclusion

Espérant avoir répondu à vos interrogations sur les différents types d’audit et leurs modalités, il reste évident qu’un élément fondamental doit être pris en compte : la préparation de l'audit. Être préparé, c’est s’assurer de répondre au niveau attendu de chaque indicateur. Pour maximiser vos chances de réussite ICPF vous rappelle deux options qui ne sont pas obligatoires mais qui restent indispensables : le pré-audit et l’option élaboration. Le pré-audit c’est une sorte de répétition générale avant l’audit de certification et l’option élaboration permet de structurer votre démonstration et les éléments de preuve que vous présenterez le jour de l’audit en fonction des indicateurs digitalisés et de les sauvegarder (sur votre espace Noé).