Qu’est-ce que Qualiopi ? Contexte et définition

À partir de janvier 2022, tous les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics doivent obtenir Qualiopi. Mais qu'est-ce que Qualiopi ? En quoi consiste, concrètement, cette démarche qualité ?

L'équipe ICPF fait comprendre aux les organismes de formation le contexte et les étapes menant à cette certification de qualité. Cette présentation tient compte de leurs attentes et de leurs besoins.

Nous avons choisi de restituer les contenus abordés lors de nos webinaires en deux parties. La première partie est consacrée à la définition de Qualiopi. La seconde abordera plus concrètement la marche à suivre pour obtenir la certification.

Beaucoup ont déjà franchi le pas. Certains sont en train de le faire. D'autres, encore, entreprendront la démarche dans les premiers mois de 2022.

Par la suite, les certifiés passeront un audit tous les 18 mois, en alternant audit de surveillance et de renouvellement. Qualiopi est donc parti pour faire partie de l’existence de la grande majorité des organismes de formation.

Qui est concerné par Qualiopi?

Qualiopi s’adresse aux « Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences » (OPAC) . Ces OPAC doivent être détenteurs d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).

Les organismes concernés sont ceux qui réalisent tout ou partie des 4 catégories d’actions suivantes :

• les actions de formation;
• les actions de formation par l’apprentissage (centres de formation d’apprentis, ou CFA);
• les bilans de compétences;
• l’accompagnement des processus de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Les prestations de la formation professionnelle sont susceptibles de bénéficier de financements publics (Etat, Régions, Pôle Emploi) ou mutualisés (Opco). Ces financements des fonds publics, à compter du 1^er janvier 2022, seront subordonnés à l’obtention de la certification Qualiopi par le prestataire.

Qui délivre la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC, le Comité Français d’Accréditation. Il en existe 32 à ce jour. ICPF est l’un de ces organismes.

Que se passe-t-il janvier 2022 ?

Les organismes certifiés Qualiopi sont référencés dans une base de données centralisée. Celle-ci sera accessible aux fonds publics (Etat, Région, Pôle emploi, Opco) à partir de janvier 2022.

Dès que le financeur choisi reçoit la convention de formation du stagiaire, celui-ci vérifie sur la base de données que celui-ci est bien référencé dans la base. S’il trouve l’organisme, le dossier de financement pourra être instruit. S’il ne le trouve pas, le dossier sera rejeté.

Quels sont les types de financeurs concernés ? Les principaux financeurs publics sont :

• les Opco (environ 7 milliards d’euros, pour l’apprentissage, les transitions professionnelles, les salariés des entreprises de moins de 50 salariés) ;
• Les Régions (environ autant, pour l’apprentissage et les demandeurs d’emploi) ;
• Pôle emploi (1 à 2 milliards d’euros, pour l’insertion des demandeurs d’emploi)
• Le Compte Personnel de Formation (CPF : 1 milliard d’euros environ, pour les salariés et les demandeurs d’emploi).

Les régions et les Opco ont une enveloppe à dépenser. Ils s’organisent pour rassembler autour d’eux un écosystème d’organismes de formation qui leur permettent de dépenser les subventions. Pour un nouvel entrant sur le marché, l’enjeu est de se faire une place dans ces écosystèmes. Pour les organismes existants, il est de s’y maintenir.

La certification Qualiopi donne-t-elle accès aux financements CPF ?‍

Être certifié est une condition nécessaire pour bénéficier de financements par le CPF, mais ce n’est pas une condition suffisante. Pour être éligible au CPF, une action doit correspondre à l’une de ces catégories :

• Les actions de formation ou les accompagnements VAE enregistrées au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS). Ces répertoires sont tenus par France Compétence.
• Les bilans de compétences.
• La préparation au permis de conduire.
• L’accompagnement à la reprise ou à la création d’entreprise.

Si vous ne relevez pas des trois dernières situations, vous avez donc le choix entre deux options pour bénéficier de financements CPF :

• obtenir le référencement de votre propre certification au RNCP ou au RS, un processus long, complexe et coûteux ;
• ou conclure un partenariat avec un organisme de formation qui prépare à la certification visée.

À quoi sert le Référentiel National Qualité?

La formation professionnelle n’a jamais été une profession réglementée. En revanche, lorsqu’un financement public ou mutualisé est mobilisé, l’État impose des obligations à travers le Référentiel National Qualité.

• Jusqu’à la réforme de 2014, la seule contrainte administrative était de détenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et d’être à jour de ses Bilans Pédagogiques et Financiers (BPF).Cette formalité visait uniquement à vérifier que l’organisme avait bien une activité de formation.
• Le Code du Travail contenait pourtant bien une définition de l’action de formation. Celle-ci devait inclure « un programme préétabli », des « objectifs déterminés », des « moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement », une évaluation. Le financeur vérifiait, en principe, ces différents points, mais la loi ne l’y obligeait pas vraiment.
• La réforme de 2014 a créé l’obligation, pour les financeurs, de vérifier que le prestataire avec la « capacité » de « dispenser une formation de qualité ». Le formateur devait pour cela respecter 6 critères, précisés par décret en juin 2015.
• Le financeur avait deux façons de s’y prendre. Demander aux formateurs de justifier d’un label qualité délivré par un organisme figurant sur une liste établie par le CNEFOP (prédécesseur de France Compétence). Ou faire la vérification lui-même.
• C’est dans ce contexte de vérification que les OPCA ont développé la base Datadock. Concrètement, les organismes de formation étaient plutôt incités à se labelliser, ce qui leur permettait d’être référencés d’office sur le Datadock.
• La réforme de 2018 remplace cette obligation des fonds publics par une obligation, pour les organismes de formation, de justifier d’une certification qualité délivrée par un organisme accrédité par le Cofrac. C’est la certification Qualiopi, dont le référentiel est construit autour de 7 critères déclinés en 32 indicateurs.
• Qualiopi est une démarche qualité, inscrite dans la durée, qui certifie le processus par lequel l’organisme délivre ses prestations. Les labels antérieurs ne sont plus valables, même s’ils donnent droit à une procédure accélérée pour l’obtention de ce nouveau certificat.

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Pourquoi obtenir Qualiopi ?

Il y a au moins 7 avantages à obtenir la certification Qualiopi :

• 4 avantages commerciaux
• 1 avantage intrinsèque
• 1 externalité positive
• 1 internalité positive.

1 : La pertinence de l’offre

Le Référentiel National Qualité est construit pour remplacer l'expérience du client. En effet, le référentiel reflète ce qu'ils attendent d'un prestataire de formation. En s’engageant dans la démarche Qualité, les prestataires de formation se positionnent dans une optique de satisfaction client, et construisent leur offre dans ce sens.

2 : Un signal de marché

Les clients sont rassurés sur la capacité de l’organisme à délivrer des prestations de qualité. C’est l’un des objectifs politiques de la certification : contribuer à réguler le marché de la formation. Rapidement, acheter les prestations d’un Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC) non certifié apparaîtra comme un risque.

3 : L’accès aux financements des fonds publics

En faisant appel à un prestataire certifié Qualiopi, le client peut demander des financements à son OPCO ou à un autre financeur public pour prendre en charge les frais de prestation des OPAC. C’est particulièrement utile dans plusieurs circonstances :

1. Si le client est une entreprise de moins de 50 salariés, les prestations de la formation professionnelle qu’il achète peuvent lui être remboursées
2. Si le client est une grande entreprise qui verse une contribution volontaire ou conventionnelle à un OPCO, ce dernier gèrera les paiements aux prestataires de la formation professionnelle, et ceux-ci devront donc être certifiés Qualiopi.
3. Pour les CFA, la certification Qualiopi est vitale, afin d’obtenir la prise en charge par l’OPCO du coût des formations.
4. pour les centres de bilans de compétences, Qualiopi est indispensable pour bénéficier des financements CPF.

4 : L’accès aux appels d’offres

L'obtention du certificat suite à l'audit initial permet également aux prestataires de se positionner sur des appels d’offres afin de décrocher de nouveaux clients. La plupart des appels d’offres exigeront certainement à l’avenir la certification Qualiopi de la part des organismes de formation.

5 : Un avantage intrinsèque : le contrôle qualité

Le respect du Référentiel National Qualité permet de placer les organismes de formation, CFA, VAE et bilans de compétences sous contrôle. Formulé de cette façon, ce constat n’apparaît pas forcément comme un avantage. C’est pourtant un bénéfice considérable.

Après l’audit initial, un nouvel audit, plus court, a lieu entre le 14^ème et 22^ème mois après l’obtention de la certification. C’est l’audit de surveillance. Ensuite, 3 ans après la l'obtention de la certification a lieu l’audit de renouvellement. Le cycle continue ensuite, à raison d’un audit tous les 18 mois.

Ce cycle ne doit pas être perçu comme une perte de temps ou un travail administratif inutile. L'audit de certification est en effet utile à l’organisme. Le processus de certification Qualité permet au prestataire de s’inscrire dans une démarche qualité continue, en tenant à jour la checklist des éléments à suivre pour continuer à produire dans les conditions de la qualité.

L'intervention d'un organisme certificateur est un moyen d’externaliser le contrôle qualité, pour des structures qui ne pourraient pas se payer une direction dédiée. Le respect du Référentiel National Qualité a une valeur ajoutée, et contribue à accroître la valeur ajoutée des prestataires pour leurs clients.

6 : Une externalité positive : le réseau

Avec ICPF, obtenir la certification Qualiopi est un moyen de rejoindre un réseau de plusieurs milliers de professionnels. L'accès à ce réseau est nécessaire pour échanger, faire du business, trouver des partenaires, suivre les évolutions du marché, etc.

7 : Une internalité positive : un challenge pour l’équipe

Réussir à établir et maintenir son système de qualité est un véritable projet d’équipe. Selon une enquête menée auprès de nos clients, la démarche de certification témoigne d'un impact significatif sur la mobilisation collective, l’esprit d’équipe, le partage de valeurs communes.

Quelques chiffres

La France comptait officiellement, au 15 octobre 2021, 105 670 organismes de formation détenteurs d’un Numéro de Déclaration d’Activité, avec 15 000 nouveaux organismes de formation chaque année. Cette situation est exceptionnelle en comparaison avec l'Inde qui en recense 10 000 en Inde, ou encore 6 000 en Allemagne.

En France, la situation s'explique par les subventions de toutes les structures qui font de la formation, même quand il s'agit d'une activité annexe. De fait, sur les 105 671 prestataires recensés, environ 40 000 ne déclarent aucune activité et ne sollicitent aucun financement.

Pour évaluer le vivier des organismes de formation professionnelle qui ont une activité régulière et entrent dans les circuits de financements, nous pouvons nous référer aux 50 000 prestataires enregistrés au Datadock.

Or, au 1er octobre 2021, 27 898 organismes étaient déjà engagés dans le processus de certification Qualiopi, avec 15 551 déjà certifiés, et 12 347 en cours de certification. D'ailleurs, 20 à 30 % de ces demandes de certification provenaient d’organismes de formation récemment créés et non référencés au Datadock. Autant dire que le nombre de demandes potentielles avant le 31 décembre 2021 est colossal.

La fin de l’année 2021 et le début de 2022 étaient des périodes intenses pour délivrer et obtenir la certification dans les temps. L'essentiel de la démarche est de saisir les enjeux en amont, pour demander à passer l'audit de certification.

Dans la 2ème partie, nous aborderons plus en détail la démarche d’obtention de la certification Qualiopi, en 7 étapes, telle que ICPF la propose.
Consultez l'article : Qu'est-ce-que Qualiopi ? 2ème partie : 8 étapes pour l'obtenir.

Pour aller plus loin :

Consultez notre page : Comprendre la certification Qualiopi