Kit Qualiopi : une réponse aux exigences ou un danger pour sa démarche qualité ?
Pour répondre aux exigences Qualiopi, les Organismes Prestataires d'Actions concourant au développement des Compétences (OPAC) peuvent avoir recours à un kit Qualiopi. Cela comporte des avantages et des inconvénients que nous exposerons dans cet article.
Kit Qualiopi : de quoi s’agit-il et quels en sont les avantages ?
Les futurs audités souhaitant obtenir ou maintenir la certification Qualiopi peuvent très facilement trouver sur internet un "kit Qualiopi", même gratuit. Ces kits documentaires Qualiopi sont proposés par différents acteurs, ils regroupent l’ensemble des documents sur lesquels l’organisme peut s’appuyer dans leur démarche de certification. Cependant la mise en place d’un système de management qualité est propre à chacun. Généralement, dans ces kits, on retrouve notamment le référentiel, les 7 critères et les 32 indicateurs de certification, le test de positionnement, l’audit des besoins préalables, les actions de formation, le suivi des apprenants, les indicateurs de performance et autres fiches de procédure types.
Le kit Qualiopi en tant qu’outil de cadrage permet à l’organisme de s’organiser, de se structurer à travers les fiches techniques, et de se préparer sur la mise en place du système qualité.
En bref, c’est une forme de guide et de « check-list » qui vont permettre à l’organisme de couvrir toutes les dimensions et problématiques qui doivent être traitées et verrouillées en amont de la certification. En effet, il est important de souligner qu’un organisme certificateur tel que ICPF ne pourra ni vous fournir ce type d’outil ni vous fournir des conseils.
Comment choisir un kit Qualiopi ?
Toutefois, tous les kits Qualiopi sont différents selon Bilel Ben Milad, accompagnateur Qualiopi :
“Face à la multitude de kits documentaires Qualiopi, les organismes sont souvent perdus et ne savent pas forcément comment choisir le support le plus complet, le plus pertinent, mais aussi celui qui sera le plus adapté à leur niveau de maturité, leur maîtrise du sujet et leurs besoins.”
En effet, très souvent, les kits Qualiopi disponibles en ligne sont rarement adaptés aux situations et aux contextes spécifiques. Selon un retour d’expérience, les principales raisons qui guident le choix vers l’utilisation d’un kit Qualiopi sont : la rapidité et la facilité. Mais, cela ne vérifie pas si le kit utilisé est vraiment adapté à l’activité de l’organisme. Les documents types proposés suggèrent des éléments de preuve à mettre en place dans le système qualité de l’organisme.
En revanche, Bilel Ben Milad invite à adapter et s’approprier les suggestions des ressources documentaires.
Comment créer un système documentaire pertinent ?
Si les kits documentaires Qualiopi permettent d’avoir une trame pour structurer la démarche de certification, un travail d’adaptation des documents est nécessaire, voire indispensable.
Dans ce cadre, les organismes se retrouvent face à eux-mêmes. ICPF met à disposition sur sa plateforme Noé l’ensemble des ressources documentaires réglementaires en vigueur (Référentiel National Qualité, charte d'usage, charte d’utilisation de la marque, etc.). Sans oublier que pour maximiser les chances de réussite, ICPF a mis en place 2 options pour préparer l'audit. L’option élaboration permet de télécharger vos éléments de preuve et de structurer votre démonstration, indicateur par indicateur, ce qui revient à construire votre système documentaire sur Noé. L'option pré-audit permet d'avoir une première expérience de l'audit Qualiopi et d'identifier d'éventuelles non-conformités.
Toutefois, ICPF ne peut ni vous accompagner dans la mise en place du dispositif à certifier, ni vous donner de conseils. C’est pourquoi certains audités sollicitent un consultant à la certification indépendant afin de préparer l'audit Qualiopi, et éviter de faire face à un “échec” (en savoir plus sur cette situation avec ICPF).
En effet, d’une part, l’accompagnement d’un consultant Qualiopi permettra à l’entreprise de s’engager dans un processus éprouvé et de capitaliser sur l’expérience de ce dernier. Les principales étapes de cette démarche s’articulent autour d’une évaluation des besoins pour positionner l’entreprise au regard des exigences du référentiel Qualiopi. Grâce à différents entretiens, le consultant va être en mesure de délimiter les points forts de l’organisme et les points à améliorer. De plus, le consultant présentera ses recommandations et un plan d’action accompagné d’un planning. Pour finir, il cadre les prochaines étapes et fixe des objectifs en cohérence avec la situation et les besoins.
D’autre part, pour les organismes qui font appel à des sous-traitants, ils ont la responsabilité du respect du référentiel national qualité. En effet, les sessions effectuées par l’un de leurs sous-traitants peuvent être échantillonnées lors de l’audit pour valider la conformité de l’indicateur.
En conséquence, les organismes fournissent un “kit personnalisé” et/ou une charte d’engagement qualité à leurs sous-traitants afin de les informer sur leurs exigences ainsi que les documents à communiquer. De ce fait, ils prennent une posture "d’accompagnateur Qualiopi" auprès de leurs sous-traitants en leur fournissant leurs outils internes.
Quels sont les dangers de choisir un kit Qualiopi préfabriqué ?
Bilel Ben Milad sensibilise sur le fait que l’organisme certificateur n’a pas le droit de fournir de tels kits dans un souci d’impartialité. Celui-ci réalise uniquement le pré-audit, l’audit initial, l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement et si demandé l’audit d’extension. Si vous souhaitez créer votre propre kit Qualiopi, seul un accompagnateur pourra vous répondre.
“C’est en forgeant, que l'’on devient forgeron” illustre parfaitement le danger principal d’un kit Qualiopi préfabriqué. En effet, le kit Qualiopi ne permet pas forcément de s’approprier les processus afin de pouvoir les appliquer tout au long du cycle de certification Qualiopi. C’est ainsi que certains certifiés expriment leur difficulté de maintenir les processus théoriques mis en place et leurs craintes lors de l’audit suivant.
En utilisant un kit préfabriqué, vous vous exposez à plusieurs risques. Tout d’abord, le fait que le contenu ne soit pas adapté à votre activité et vos spécificités. De plus, avoir recours à un kit Qualiopi préfabriqué ne permet pas de garantir la conformité avec les exigences de la certification Qualiopi. Et à cela s’ajoute un risque de perte de temps et financier en investissant dans des outils qui ne conviennent pas. Dans le cadre d’un audit, les conséquences peuvent même entraîner la perte de la certification.
« Seule une solution adaptée, sur-mesure, co-construite, si besoin avec un expert, permet d’éviter l’ensemble de ces écueils. Pour mieux cerner les enjeux et les besoins des organismes, nous leur proposons un call de cadrage et de consulting gratuit », explique Bilal Ben Miled.
De plus, les formateurs indépendants et les équipes pédagogiques recherchent à donner du sens à la certification Qualiopi. Effectivement, la mise en place d’un kit préfabriqué peut défavoriser l’engagement de l’organisme.
Par ailleurs, l’utilisation de la certification Qualiopi dans la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue se transforment en arguments commerciaux percutants.
Le kit documentaire Qualiopi peut également aider à accompagner les sous-traitants. Toutefois, en sa qualité de responsable de la certification Qualiopi, l'organisme de formation reste le seul responsable de la qualité de l'ensemble des prestations qu'il propose, y compris celles fournies par ses sous-traitants.
Un travail d’adaptation et de contextualisation avec l’accompagnement d’un expert peut s'avérer nécessaire à ce niveau pour garantir la conformité et la pertinence de la démarche. Et bien évidemment, une collaboration étroite et une communication optimale entre l’ensemble des parties prenantes restent la clé du succès d’une telle démarche.
Etablir son propre système Qualité
L’intervention d’un consultant permet également à l’organisme de se concentrer sur son cœur de métier et ses apprenants. Ce travail permet également de déposer les bases et les fondations en amont de l’audit de surveillance qui intervient 14 mois après l’obtention de la certification. C’est, en effet, la possibilité pour l’entreprise de s’engager dès le départ dans une démarche d’amélioration continue qui lui permet de prendre en compte toutes les étapes annexes et postérieures à l'obtention du certificat.
Si disposer d’un système documentaire Qualiopi est important pour obtenir, puis maintenir la certification Qualiopi, avoir des documents et des ressources adaptés reste décisif. Et pour ce faire, les organismes peuvent, en plus, se faire accompagner par des consultants et des professionnels qui ont une parfaite maîtrise des processus relatifs à la certification Qualiopi.
S’engager dans la démarche peut faire peur, ainsi par manque de temps ou pour mettre toutes ses chances de son côté, les managers ou référents qualité d’OPAC peuvent s’appuyer sur des kits Qualiopi. Mais, sans adaptation et intégration dans son organisation, cela peut représenter un réel danger pour le maintien de la certification. De plus, vous passez à côté de la véritable valeur ajoutée de Qualiopi qui est d’améliorer son organisation et d’en faire un véritable outil de développement de son activité. Il est donc important de s’appuyer sur la création de son propre système documentaire ou d’adapter celui proposé par son accompagnateur et d’opter pour des options proposées par son certificateur tel que le pré-audit ou l’élaboration.
Pour en savoir plus
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