Les documents obligatoires pour s’engager dans la démarche Qualiopi ?

‍Avant de s’engager dans la certification Qualiopi, il convient de dresser la liste des documents obligatoires. Posons le cadre. Qualiopi est la mise en place d’une démarche qualité au sein de votre organisme de prestations concourant au développement des compétences.

Quels sont les documents obligatoires pour s’engager dans la démarche Qualiopi ?

Il y existe 4 catégories d’actions (raison pour laquelle je choisis de ne pas utiliser les termes organisme de formation) :

1. Actions de formation
2. Bilan de compétences
3. VAE
4. Apprentissage

Cette démarche qualité est basée sur un cycle de certification de 3 ans avec :

• ‍Audit initial‍
• Audit de surveillance (ou audit de suivi)‍
• Audit de renouvellement

Pour planifier l’audit Qualiopi, vous avez besoin de votre extrait Kbis et de votre récépissé de déclaration d’activité. Si vous n’avez pas encore obtenu votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), l’audit peut avoir lieu. En revanche, vous ne pourrez obtenir la certification Qualiopi qu’une fois que vous aurez été immatriculé en qualité d’organisme de formation et que vous pourrez donc produire votre récépissé de déclaration d‘activité.

Si votre activité existe depuis plusieurs années, vous devrez produire votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Il permettra à l’auditeur Qualiopi de vérifier si vous avez recours à des sous-traitants, si vous êtes vous-même sous-traitant pour d’autres prestataires, si vos formations sont certifiantes et si vos prestations ont bénéficié de fonds publics ou mutualisés.

Pour résumer, les documents demandés dans la majorité des cas sont :

• L’extrait Kbis
• Le récépissé de déclaration d’activité
• Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Pour rappel, l'audit de certification Qualiopi est un audit de process et non un audit réglementaire, comme cela était le cas avec les certifications Cnefop ou le référencement Datadock. Toutefois, il existe bien des documents obligatoires pour préparer l’audit Qualiopi.

Quels sont les documents obligatoires pour préparer l’audit Qualiopi ?

Les documents obligatoires Qualiopi sont les documents administratifs de formation qui découlent des obligations de tous prestataires d’action concourant au développement des compétences :

• Effectuer une déclaration d'activité
• Soumettre annuellement un Bilan Pédagogique et Financier
• Respecter des modalités spécifiques de contractualisation
• Respecter des règles comptables spécifiques
• Informer les stagiaires

Avant la réalisation de la prestation

La convention ou le contrat de formation

Article 6353-1 du Code du travail, la convention de formation est un contrat conclu entre un dispensateur de formation et un financeur qui définit leurs obligations réciproques. Si votre client est une personne morale (structure disposant d'un numéro SIREN), vous conclurez une convention de formation. Si votre client est une personne physique (particulier) finançant l'action de formation sur ses propres deniers, vous conclurez avec lui un contrat de formation.

Le programme ou le parcours détaillé

Le programme ou parcours de formation énonce les moyens pédagogiques et techniques prévus par rapport à l'action de formation, ainsi que les modalités pratiques d'évaluation et d'appréciation des résultats. Dans les textes, le programme n’est plus obligatoire, mais il me semble indispensable. Il vise à informer le stagiaire des conditions de déroulement de la prestation et de son contenu.

Le règlement intérieur de formation

Le règlement intérieur de l’organisme de formation est obligatoire même lorsque la formation a lieu "en intra", c’est-à-dire chez le commanditaire. Car la formation est « une bulle à part » et si la réglementation relative à l’hygiène et à la sécurité appliquée est celle de l’entreprise commanditaire, la réglementation relative aux stagiaires et à la discipline appliquée est celle de l’organisme de formation.

Le règlement définit les règles d'hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l'échelle des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires qui y contreviennent et les garanties procédurales applicables lorsqu'une sanction est envisagée.

Pendant la prestation : les documents de réalisation

Toute pièce justifiant de la réalité de l’action

En effet, vous devez être en mesure de démontrer que la prestation a réellement eu lieu, par exemple grâce à l'émargement, le suivi de connexion, les travaux réalisés, les évaluations de l’atteinte des objectifs de la prestation. Ces derniers sont souvent exigés par les financeurs afin de contrôler la réalité de l’action avant le règlement de la prestation.

Le contrat de sous-traitance

Si vous avez recours à des prestataires d’actions concourant au développement des compétences externes, vous devez signer un contrat avec eux et vous assurer qu’ils respectent le Référentiel National Qualité au même titre que vous.

Après la prestation

L’attestation de formation et/ou le certificat de réalisation

Cette attestation est remise obligatoirement à la fin de la formation ou du stage par le prestataire.
Ce document doit être signé par l'organisme en charge de l'apprenant et doit contenir les éléments suivants :

1. Les objectifs
2. La durée

Ce sont les documents qui visent à prouver que le bénéficiaire a bien suivi la formation et à préciser s’il a atteint les objectifs opérationnels fixés dans le programme. Le certificat de réalisation est surtout utilisé dans le cas de formation ouverte à distance, il a été créé par le gouvernement pendant le premier confinement en 2020.

Les documents supplémentaires à avoir pour préparer Qualiopi

Veillez à conserver toutes les attestations de formation que vous avez suivies, les certificats que vous avez obtenus, de même pour vos salariés, vous pourrez ainsi démontrer que vous avez un plan de développement des compétences.

En ce qui concerne la veille, pensez à conserver les traces de vos abonnements et participation à des webinaires, séminaires, salons, etc.

Dans le cadre de l’amélioration continue, veillez à conserver les documents suivants :‍

• Les questionnaires (ou comptes rendus) de recueil de la satisfaction des parties prenantes auxquelles vous avez affaire. Par exemple : les bénéficiaires, les entreprises, les financeurs, l'équipe pédagogique
• Les réclamations écrites provenant de ces mêmes parties prenantes

Rien de très nouveau, si ce n’est une rigueur nécessaire pour conserver et classer les documents que vous utilisiez déjà. Pensez à les organiser afin d’y avoir accès facilement lors de la préparation de l'audit Qualiopi et de son déroulement pour conserver une certaine maîtrise du temps. Cela vous évitera un stress inutile.